Umowa o dzieło to podstawowy oręż freelancera. Grafika, tekst, wideo, strona internetowa, identyfikacja wizualna, logo – to tylko niektóre przykłady zamówień realizowanych na podstawie umowy o dzieło.
Jeśli potrzebujesz umowy o dzieło, masz kilka opcji:
- ściągnąć bezpłatny wzór z Internetu i bezrefleksyjnie go wykorzystać,
- zamówić indywidualną umowę u prawnika,
- kupić sprawdzony wzór z zaufanego źródła,
- przygotować umowę samodzielnie.
Jak słusznie się domyślasz, ja przygotowuję indywidualne umowy oraz sprzedaję sprawdzone wzory. Nie o tym jednak ma być ten artykuł.
Dzisiaj pokażę ci jak umowę o dzieło przygotować samodzielnie krok po kroku. Omówię wszystkie najważniejsze postanowienia, które w umowie powinny się znaleźć.
Gotowy?
Spis treści
- Umowa dla grafika – jak uniknąć problemów z klientem?
- Umowa wydawnicza – praktyczny poradnik
- Umowa z wirtualną asystentką – na co zwrócić uwagę?
- Umowy dla fotografa
#1: Nazwa umowy
Każda umowa zaczyna się od wskazania jej nazwy.
Tutaj nie ma większej filozofii. Przygotowujesz umowę o dzieło, więc w taki sposób ją nazywasz.
#2: Data zawarcia umowy
Data zawarcia umowy to też niby prosta sprawa. Komplikuje się jednak, gdy zawierasz umowę korespondencyjnie (wymieniając podpisane egzemplarze umowy pocztą). Ty podpisujesz umowę w innym dniu i druga strona podpisuje ją w innym dniu.
Co zrobić w takiej sytuacji? Zamiast sformułowaniem „umowa zawarta w dniu ……….”, możesz posłużyć się określeniem „umowa sporządzona w dniu ……….”. W ten sposób będziesz precyzyjny. To jeszcze jednak nie koniec.
Jeśli chcesz mieć pewność, w jakiej dacie umowa została zawarta, to podpisując umowę, obok swojego podpisu nanieś również datę złożenia podpisu. Wymagaj tego samego od drugiej strony. Wtedy masz pewność, kiedy rzeczywiście druga strona umowę podpisała. To również jednak jeszcze nie koniec.
Do zawarcia umowy potrzebne jest złożenie zgodnych oświadczeń woli przez obie strony umowy. Tutaj pojawia nam się art. 61 kodeksu cywilnego.
Art. 61 kodeksu cywilnego
§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.
§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Z przytoczonego przepisu wynika, że jeśli wysyłasz umowę do klienta w celu jej podpisu i odesłania, to chwilą zawarcia jest chwila doręczenia ci przesyłki z podpisaną przez klienta umową.
Dlatego, jeśli chcesz mieć pewność co do chwili zawarcia umowy, korespondencję z klientem prowadź przy wykorzystaniu listów poleconych wysyłanych za potwierdzeniem odbioru.
Powiesz pewnie, że przesadzam i teoretyzuje. Masz trochę racji. Najczęściej bowiem strony wskazują w umowie jakąś datę zawarcia umowy i jej się trzymają, mimo, że przepisy prawa wskazują na inną datę zgodnie z tym, co opisałem powyżej.
Decyzja postępowania odnośnie daty zawsze należy do ciebie. W większości przypadków, „fikcyjna” data wskazana w umowie jako data zawarcia nie narobi ci problemów, ale mogą zdarzyć się sytuacje, gdy druga strona postanowi wykorzystać argumenty związane z rzeczywistą datą zawarcia umowy. Np. wtedy, gdy czas na podjęcie jakiś działań będzie liczony od chwili zawarcia umowy.
#3: Miejsce zawarcia umowy
Miejsce zawarcia umowy podajesz tylko wtedy, gdy umowa zawierana jest przy jednoczesnej obecności stron w jednym miejscu. Czyli jeśli spotykasz się z klientem na żywo w celu podpisania umowy.
Jeśli umowę podpisujesz korespondencyjnie, to po prostu pomiń miejsce zawarcia umowy. Chyba, że zawierasz umowę korespondencyjnie z osobą z tego samego miasta.
#4: Strony umowy
Określenie stron umowy wydaje się proste, ale wcale takie nie jest.
Uważaj, by nie popełnić najpopularniejszego błędu. Nie wskazuj jako strony umowy indywidualnej działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną.
Działalność gospodarcza osoby fizycznej nie ma osobowości prawnej. Nie jest to spółka, która może występować na rynku samodzielnie.
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zawsze występuje jako osoba fizyczna, z imienia i nazwiska.
Przykład błędnego określenia strony umowy
Agencja kreatywna XYZ z siedzibą w Krakowie (91-256), ul. Michałowa 24/5, NIP: 914-563-25-78.
Przykład prawidłowego określenia strony umowy
Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Agencja kreatywna XYZ Jak Kowalski” z siedzibą w Krakowie (91-256), ul. Michałowa 24/5, NIP: 914-563-25-78.
Indywidualny przedsiębiorca nie może być również wskazywany jako reprezentujący sam siebie. Błędne jest następujące wskazanie strony umowy: Agencja kreatywna XYZ reprezentowana przez Jana Kowalskiego – właściciela.
Dodatkowo, jeśli stroną umowy jest osoba fizyczna, to oprócz danych dotyczących działalności, zadbaj również, by posiadać jej adres zamieszkania i numer PESEL.
Dane te przydadzą się w razie konieczności dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.
Przykład pełnego określenia strony umowy
Jan Kowalski, zamieszkały w Krakowie (95-160), ul. Bracka 126 m. 4, PESEL: 79120615675, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Agencja kreatywna XYZ Jak Kowalski” z siedzibą w Krakowie (91-256), ul. Michałowa 24/5, NIP: 914-563-25-78.
Jeśli stroną umowy jest spółka, a nie osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zadbaj o to, by umowę podpisała osoba uprawniona do reprezentacji spółki.
Osoby uprawnione do reprezentacji spółki możesz znaleźć w KRS, wyszukując daną spółkę i przeglądając jej wpis.
Jeśli osoba wskazana w umowie jako reprezentująca spółkę nie znajduje się w KRS, to wymagaj, by osoba podpisująca umowę okazała pełnomocnictwo do zawarcia umowy. Najlepiej, żeby to pełnomocnictwo zostało dołączone do umowy jako załącznik.
Przykład pełnego określenia spółki
XYZ Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi (93-564), ul. Jałowa 45/7, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000064323, której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi XIII Wydział Gospodarczy KRS, NIP: 982-056-98-56, kapitał zakładowy: 50 000,00 zł,
reprezentowana przez:
Krzysztofa Mączyńskiego – Prezesa Zarządu, uprawnionego do samodzielnej reprezentacji spółki zgodnie z odpisem KRS z dnia ………. (odpis KRS stanowi załącznik nr ………. do umowy.
Jeśli wkładasz już wysiłek w należyte opisanie stron umowy, określ również, jak strony będą określane w dalszej części umowy. W przypadku umowy o dzieło, najłatwiej posługiwać się określeniami Zamawiający i Wykonawca.
#5: Przedmiot umowy
Mamy już za sobą nazwę, datę i miejsce zawarcia oraz strony umowy, czyli aspekty formalne. Przechodzimy teraz do konkretów. Na pierwszy ogień idzie przedmiot umowy, czyli kluczowe postanowienie określające, o co w tej umowie chodzi.
W umowach przygotowywanych dla klientów, zawsze staram się być jak najbliżej ustawy. Kodeks cywilny zawiera definicje wielu umów i warto ich się trzymać. Definicja umowy o dzieło znajduje się w art. 627.
Art. 627 kodeksu cywilnego
Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.
Definicja umowy o dzieło jest prosta i klarowna. Wykorzystaj ją, przy opisywaniu przedmiotu umowy.
Przykład opisania przedmiotu umowy
Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dzieła w postaci ………., a Zamawiający do zapłaty wynagrodzenia zgodnie z postanowieniami § …. umowy.
Nie musisz bardzo szczegółowo opisywać dzieła, która ma zostać wykonane. Możesz wskazać, że jest nim np. identyfikacja wizualna firmy, a następnie dodać postanowienie, że dokładna specyfikacja dzieła stanowi załącznik do umowy.
Posługiwanie się załącznikami to dobry sposób, by nie przeładowywać umowy technicznymi szczegółami. Zawsze przydatne są dwa załączniki:
- specyfikacja dzieła,
- harmonogram pracy nad dziełem.
Dzięki wykorzystaniu tych dwóch załączników, twoja umowa będzie jasna, prosta i czytelna, a jednocześnie nie zabraknie w niej istotnych szczegółów współpracy, które znajdą się w załącznikach.
#6: Obowiązki stron
Podstawowe zobowiązania stron wynikają z przedmiotu umowy:
- wykonawca ma wykonać dzieło,
- zamawiający ma zapłacić wynagrodzenie.
W umowie o dzieło pojawiają się jednak jeszcze dodatkowe obowiązki.
Po stronie wykonawcy będzie to najczęściej zobowiązanie do wykonania dzieła w sposób rzetelny, profesjonalny, zgodny ze specyfikacją oraz przy użyciu własnych narzędzi i własnego oprogramowania.
Po stronie zamawiającego pojawi się natomiast zobowiązanie do dostarczenia wykonawcy określonych materiałów potrzebnych do wykonania dzieła, np. tekstów na stronę internetową oraz do bieżącej współpracy z wykonawcą w toku realizacji umowy.
Przykład postanowienia umownego
Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą w zakresie niezbędnym do należytego wykonania umowy, a w szczególności do bieżącego przesyłania dodatkowych materiałów – przede wszystkim zdjęć, tekstów i plików źródłowych – oraz innych informacji niezbędnych do wykonania dzieła.
Często niedopełnienie obowiązków obwarowane jest określonymi konsekwencjami. Np. jeśli zamawiający nie współpracuje przy wykonywaniu dzieła, to wykonawca może go wezwać do współdziałania, a jeśli nie przyniesie to rezultatu, od umowy odstąpić.
Generalnie, jeśli formułujesz jakieś obowiązki w umowie, to zawsze staraj się wprowadzić jakąś sankcję za niewywiązanie się z tych obowiązków.
Wybiegaj w przyszłość, zastanawiaj się, co może pójść nie tak i wprowadzaj do umowy postanowienia na ten wypadek. Same obowiązki, bez konsekwencji ich naruszenia, to tylko puste słowa.
#7: Akceptacje w toku wykonywania dzieła
Jeśli dzieło masz wykonać częściami, ureguluj w umowie kwestię dokonywania akceptacji poszczególnych etapów pracy przez zamawiającego.
W umowie powinno zostać przewidziane:
- kto będzie dokonywał akceptacji,
- w jaki sposób będzie dokonywał akceptacji,
- w jakim terminie,
- jakie będą konsekwencje braku akceptacji w określonym terminie.
Przykłady postanowień umownych
Wszelkie akceptacje w toku realizacji umowy będą dokonywane przez Zamawiającego za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej z adresu …..@….. na adres …..@……
Zamawiający upoważnia panią Janinę Kowalską, koordynatorkę projektu XYZ, do dokonywania akceptacji w imieniu Zamawiającego.
Zamawiający ma 3 dni robocze od chwili przedstawienia mu przez Wykonawcę określonej części dzieła na zgłoszenie ewentualnych poprawek do przedstawionej mu części dzieła. Jeśli Zamawiający nie zgłosi żadnych poprawek we wskazanym powyżej terminie, uważa się, że dokonał akceptacji przedstawionej mu części dzieła.
#8: Przekazanie dzieła
Bardzo ważnym elementem umowy o dzieło jest wskazanie terminu i sposobu przekazania dzieła.
Najlepiej, gdy termin przekazania dzieła określisz konkretną datą. Dzięki temu unikniesz ewentualnych wątpliwości, w jaki sposób taki termin liczyć.
W twoim interesie jest, by przewidzieć okoliczności, jakie pozwolą ci na niedotrzymanie terminu, np. brak należytej współpracy ze strony zamawiającego, nieprzesyłanie dodatkowych materiałów w terminie.
Dzięki temu, zabezpieczysz się na wypadek klientów, którzy tygodniami zwlekają z dostarczeniem ci materiałów, a potem żądają natychmiastowej realizacji.
Jeśli jesteś w stanie wynegocjować takie warunki z klientem, możesz przekazanie dzieła uzależnić od zapłaty całości wynagrodzenia. Np. gdy wykonujesz stronę internetową, możesz ją pokazać poglądowo na swoim serwerze, a dopiero po otrzymaniu całości zapłaty wdrożyć ją na serwerze Zamawiającego.
Pamiętaj, by precyzyjnie opisać, w jaki sposób dzieło zostanie przekazane. Czy to będzie wysyłka mailem, wgranie na serwer, dostarczenie drukowanych materiałów, czy jeszcze jakiś inny sposób.
Przykład postanowienia umownego
Po zapłacie przez Zamawiającego całości wynagrodzenia za wykonanie dzieła, Wykonawca przekaże Zamawiającemu dzieło w postaci pliku elektronicznego, wysyłając plik na adres e-mail …..@……
Generalnie, im bardziej jesteś dokładny w formułowaniu postanowień umowy, tym lepiej dla ciebie. Nie ma nic gorszego niż ogólne umowy, które generują spór co do każdego szczegółu współpracy.
#9: Prawa autorskie
Umowa o dzieło to najczęściej umowa z przekazaniem praw autorskich. Tutaj też polecam ci zwrócić uwagę na kilka szczegółów.
Po pierwsze, uważaj na oświadczenie dotyczące przysługiwania ci do dzieła pełni autorskich praw majątkowych. Uważaj szczególnie wtedy, gdy w dziele masz zamiar używać materiałów ze stocków.
W stosunku do takich materiałów nie posiadasz praw autorskich. Takie materiały licencjonowane są zgodnie z treścią nabytych licencji. Pamiętaj o tym w umowie i opisz zasady wykorzystania takich materiałów, wyłączając w stosunku do nich twoje oświadczenie o pełni praw autorskich.
Po drugie, bądź dokładny, gdy chodzi o pola eksploatacji. Nie musisz przenosić praw na wszystkich możliwych polach eksploatacji. Ogranicz je do tych, które rzeczywiście będą Zamawiającemu potrzebne. Jeśli będzie chciał więcej, negocjuj dodatkowe wynagrodzenie.
Po trzecie, pamiętaj o prawach zależnych. Ma to znaczenie z punktu widzenia możliwości dalszego modyfikowania dzieła przez Zamawiającego. Jeśli nie chcesz mu na to pozwolić, nie przenoś na niego praw zależnych, ani nie upoważniaj go do wykonywania ich w twoim imieniu.
Po czwarte, zadbaj o autorskie prawa osobiste, a w szczególności o oznaczanie ciebie jako twórcy. Zastanów się, czy godzisz się na to, by utwór był dalej wykorzystywany bez oznaczania twojego autorstwa. Jeśli nie, nie wyrażaj na to zgody, jak również nie upoważniaj Zamawiającego do wykonywania autorskich praw osobistych w twoim imieniu.
Przykład zgody na brak oznaczenia twórcy
Wykonawca udziela Zamawiającemu zezwolenia na wykorzystywanie i rozpowszechnianie dzieła z pominięciem oznaczenia Wykonawcy jako twórcy dzieła i zobowiązuje się z tego tytułu nie podnosić przeciwko Zamawiającemu jakichkolwiek roszczeń.
Przykład wymogu oznaczenia twórcy
Zamawiający oznaczy Wykonawcę jako twórcę dzieła, podając jego imię i nazwisko oraz link do strony internetowej Wykonawcy, tj. http://………..
Po piąte, nie lekceważ kwestii twojego portfolio. Zastrzeż wyraźnie w umowie, że będziesz miał prawo do wykorzystywania dzieła w swoim portfolio. To pozwoli uniknąć ewentualnego sporu w przyszłości.
Do negocjacji jest moment przejścia autorskich praw majątkowych. Ja zawsze polecam swoim klientom przenoszenie praw z chwilą otrzymania całości wynagrodzenia.
To dobry sposób na nieuczciwych klientów, którzy zaczynają posługiwać się twoją pracą przed zapłatą wynagrodzenia. Dobre postanowienie umowne sprawi, że będziesz miał w pogotowiu roszczenia z tytułu naruszenia praw autorskich.
#10: Wynagrodzenie
Wynagrodzenie ważna rzecz, prawda? Skoro tak, to tutaj też skup się i chwilę zastanów, zanim przejdziesz do kolejnych postanowień umowy.
Pamiętaj, by dokładnie określić:
- wysokość wynagrodzenia,
- walutę wynagrodzenia,
- termin płatności wynagrodzenia,
- sposób płatności.
Przy kwocie wynagrodzenia, wskaż, czy chodzi o kwotę brutto, czy netto. Jeśli ty masz na myśl netto, a Zamawiający brutto i nie sprecyzujesz tego w umowie, potem będzie konflikt.
Jeśli masz wątpliwości co do kwoty netto i brutto, sprawdź inny mój artykuł: Wynagrodzenie netto i brutto – czym to się różni?
Zachęcam cię do pracy w modelu płatności z góry. Negocjuj do upadłego. A jeśli się nie uda, to wprowadź do umowy zadatek, który zapewni ci jakieś konkretne pieniążki na start i będzie również zabezpieczeniem na wypadek trudności we współpracy z zamawiającym.
Przykład postanowień dot. wynagrodzenia
Za wykonanie dzieła i przeniesienie do niego autorskich praw majątkowych Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie ………. (słownie: ……….) złotych brutto.
W ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, Zamawiający przekaże, na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……… zadatek w wysokości ……… (słownie: ………) procent wynagrodzenia, o którym mowa powyżej. Z przekazaniem zadatku strony łączą skutki, o których mowa w art. 394 Kodeksu cywilnego.
Wynagrodzenie płatne będzie w ciągu ……… dni od dnia doręczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę rachunku, na rachunek bankowy Wykonawcy nr ………
#11: Poufność
Wykonując dzieło dla Zamawiającego, często masz dostęp do informacji, które są dla niego ważne. Dlatego w umowach o dzieło pojawiają się klauzule zachowania poufności.
Jeśli chcesz lub musisz wprowadzać klauzulę poufności, to pilnuj, by informacje poufne były precyzyjnie opisane. Chodzi o to, by ograniczyć ryzyko sporu, co informacją poufną jest, a co nie.
Zwróć uwagę, czy obowiązek zachowania poufności obwarowany jest karą umowną. Dobra klauzula poufności taką karą się posługuje, ale z twojego punktu widzenia lepiej jest, gdy takiej kary umownej nie ma.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, sprawdź tutaj: umowa o zachowaniu poufności.
#12: Pozostałe postanowienia
Ostatni paragraf w umowie o dzieło to miejsce na wszystko to, co nie zmieściło się wcześniej.
Pozostałe postanowienia to najczęściej:
- poddanie umowy prawu polskiemu,
- uregulowanie właściwości sądu,
- potwierdzenie integralności załączników z umową,
- wskazanie na ilość egzemplarzy umowy.
#13: Podpisy
Gdy przygotujesz już najlepszą na świecie umowę o dzieło, nie zapomnij jej podpisać.
W miejscu przeznaczonym na podpisy zadbaj o czytelne podpisy pełnym imieniem i nazwiskiem. Obok podpisu pamiętaj o dacie jego złożenia.
Nie zapomnij również o pozostałych stronach oraz załącznikach. Tutaj wystarczą już same parafki, ale jeśli pojawi się pełny, czytelny podpis, to też nie będzie źle.
Podsumowanie
Umowa o dzieło to podstawowa umowa w pracy freelancera. Dlatego to był długi artykuł.
Chciałem przejść z tobą przez wszystkie najważniejsze postanowienia umowy. Wszystko po to, byś mógł taką umowę przygotować samodzielnie lub był w stanie ocenić umowę, jaką prześle ci klient.
Jeśli jednak nie będziesz chciał działać samodzielnie, zawsze możesz:
- zamówić indywidualną umowę u mnie,
- skonsultować ze mną otrzymaną umowę,
- kupić ode mnie sprawdzony wzór umowy.
W przypadku dwóch pierwszych opcji, napisz na wojciech.wawrzak@prakreacja.pl. Jeśli chcesz kupić sprawdzony wzór umowy, przejdź niżej.
Wzór umowy o dzieło
Wzór umowy opracowałem na podstawie wielu indywidualnych umów przygotowanych dla moich klientów.
Dzięki temu otrzymujesz sprawdzony wzór, który zawiera postanowienia potrzebne do sprawnej i bezpiecznej współpracy z klientem.
BONUS: mini-kurs o umowach prawnoautorskich
Dodatkiem do tego artykułu jest mini-kurs o umowach prawnoautorskich.
Dodatek dostępny jest dla subskrybentów newslettera.
