Nawigacja

Zdobyłeś fajne zlecenie. Praca z klientem przebiega świetnie. Do czasu.

W pewnym momencie klient przestaje współpracować. Nie dokonuje koniecznych akceptacji, nie dostarcza wymaganych materiałów, nie trzyma się terminów, nie odpisuje na maile. Stoisz w polu z robotą. Najchętniej rzuciłbyś projekt w diabły, ale nie dostałeś za niego jeszcze ani grosza.

Znasz ten ból?

Takich sytuacji możesz uniknąć. Zdyscyplinuj klienta już na samym początku. Zadbaj o odpowiednie postanowienia w umowie. Najlepszym rozwiązaniem jest zadatek. Trochę gorszym zaliczka. Czy wiesz, czym różnią się te dwa pojęcia?

Zaliczka i zadatek to dwie różne rzeczy

Zaliczka i zadatek mają wspólny cel – zabezpieczyć cię jako wykonawcę umowy, czyli:

  • dodać pewności, że klient nie wycofa się w trakcie współpracy,
  • zapewnić jakieś pieniądze już na starcie.

Zaliczka i zadatek polegają na tym samym – dostajesz określoną część wynagrodzenia jeszcze przed przystąpieniem do pracy. Dzięki temu czujesz się pewniej. Nic nie działa lepiej niż realna kasa na koncie.

Skoro zaliczka i zadatek są do siebie tak podobne, to czym tu się przejmować? Jak zawsze, diabeł tkwi w szczegółach.

Znajomość tych szczegółów pozwoli ci jeszcze lepiej zabezpieczyć swoje interesy w umowie. Gdy zrozumiesz różnicę między zaliczką i zadatkiem, już nigdy nie będziesz chciał słyszeć o zaliczce. Będzie interesował cię tylko zadatek.

Jaka jest różnica?

Różnicą między zaliczką i zadatkiem ujawnia się wtedy, gdy umowa nie zostanie wykonana.

Zaliczka, w przypadku niewykonania umowy, podlega zwrotowi. Dlaczego? Bo zaliczka płacona jest na poczet przyszłego wynagrodzenia. Wynagrodzenie należy ci się po wykonaniu umowy. Jeśli zatem do wykonania umowy nie dojdzie, zaliczkę musisz zwrócić.

Zadatek, w przypadku niewykonania umowy, nie podlega zwrotowi. To odróżnia go od zaliczki. Jeśli klient nie wykonuje umowy ze swojej strony, możesz od umowy odstąpić i zachować zadatek, który ci wcześniej zapłacił.

Jaki z tego wniosek? Zadatek jest dla ciebie korzystniejszy niż zaliczka. Daje ci do ręki oręż, który możesz wykorzystać, gdy klient w toku współpracy da ciała.

Chwila wręczenia zadatku

Poznałeś podstawową różnicę między zaliczką i zadatkiem. Wiesz już, że zadatek to fajna sprawa i warto go wykorzystać, sporządzając umowę.

To jednak jeszcze nie koniec. Za chwilę uzbroję cię w dodatkową wiedzę. Chcę, byś miał kompletne spojrzenie na instytucję zadatku. Zacznijmy od lektury przepisu kodeksu cywilnego, który reguluje zadatek.

Art. 394 [Zadatek]

§ 1. W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

§ 2. W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.

§ 3. W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Paragraf pierwszy przytoczonego przepisu stanowi, że zadatek ma być dany przy zawarciu umowy. Co to oznacza? Że jeśli jakąś kwotę dostaniesz nie bezpośrednio przy zawarciu umowy, ale np. za kilka dni, to powstaje wątpliwość, czy aby na pewno to jeszcze zadatek.

To wcale nie błahy problem, bo gdyby przyjąć, że w takim przypadku nie doszło do wręczenia zadatku, odpada ci możliwość zachowania otrzymanej kwoty w przypadku niewywiązania się z umowy przez klienta. Bez sensu, bo tracisz podstawową korzyść z zadatku.

Literalna interpretacja zwrotu “przy zawarciu umowy” uniemożliwia uznania za zadatek kwoty przelanej na twoje konto kilka dni po zawarciu umowy. Bardziej liberalna wykładnia tego zwrotu dopuszcza jednak możliwość odwleczenia w czasie zapłaty zadatku.

Jak to zwykle w prawie bywa, oba podejścia mają swoich zwolenników. Jednak zamiast bawić się w interpretacyjne spory, lepiej skorzystać z prostego sposobu wyeliminowania wątpliwości. Wystarczy w umowie wyraźnie wskazać, jakie skutki strony wiążą z zapłatą wykonawcy określonej sumy przed wykonaniem umowy.

Art. 394 kodeksu cywilnego to jedynie reguła interpretacyjna, która znajduje zastosowanie w braku postanowienia umownego. By uniknąć wątpliwości w jej stosowaniu, warto w umowie wprost zapisać, jakie skutki strony chcą osiągnąć poprzez zastosowanie konstrukcji zadatku.

Przykład klauzuli wykorzystującej konstrukcję zadatku:

Zamawiający dostarczy Wykonawcy, w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy, wszystkie dokumenty, informacje, pliki źródłowe oraz inne niezbędne materiały do wykonania Dzieła. W przypadku uchybienia powyższemu obowiązkowi, Wykonawca może powstrzymać się z wykonywaniem Umowy oraz jest uprawniony do odstąpienia od Umowy, zachowując zadatek otrzymany od Zamawiającego, o którym mowa w § 3 ust. 2 Umowy.

Niebezpieczeństwo związane z zadatkiem

Zadatek to świetna sprawa, ale może również obrócić się przeciwko tobie. Kiedy? Wtedy, gdy to ty zawalisz sprawę.

Jeśli dostaniesz zadatek, a nie wywiążesz się z umowy, klient ma prawo żądać od ciebie podwójnej wysokości zadatku.

Wynika to wprost z treści art. 394 § 1 kodeksu cywilnego. Jeśli nie przeczytałeś go uważnie, wróć do przepisu przywołanego powyżej. Wiem, że przepisy ciężko się czyta, ale czasem warto.

Pamiętaj, że każdy kij ma dwa końce. Zadatek może odbić ci się czkawką, gdy nie podejdziesz do swojej pracy odpowiednio profesjonalnie.

Kiedy zadatek podlega zwrotowi?

Idea zadatku jest taka, by zabezpieczyć interesy tej strony umowy, która jest pokrzywdzona w wyniku nieprofesjonalnego zachowania drugiej strony. Czasem może zdarzyć się jednak tak, że niewykonanie umowy nie wynika z zachowania drugiej strony, bądź to obie strony równocześnie nie grają fair.

Art. 394 w swoim paragrafie trzecim przewiduje właśnie taką sytuację. Jeśli do niewykonania umowy dojdzie w wyniku okoliczności, za które strony umowy nie ponoszą odpowiedzialności albo za które odpowiedzialność ponoszą obie strony, to zadatek podlega zwrotowi, a obowiązek zapłaty podwójnego zadatku odpada.

Przykładowo, jeśli klient nie dopełnił swoich obowiązków ze względu na powódź i utratę dostępu do sieci, to nie będziesz mógł zachować zadatku. Tak samo, gdy nie tylko on nie dotrzymał warunków umowy, ale i ty zawaliłeś po drodze kilka rzeczy, czyli kolokwialnie mówiąc – oboje byliście siebie warci.

Przepis ten przewiduje jeszcze jeden wyjątkowy przypadek, gdy zadatek nie wywołuje swoich podstawowych skutków. Chodzi o sytuację, gdy umowa zostaje rozwiązana na mocy porozumienia stron.

Jeśli zawrzesz ze swoim klientem porozumienie rozwiązujące umowę, zadatek będziesz musiał zwrócić. Choć oczywiście w takim porozumieniu możecie umówić się na inną rekompensatę za rozwiązanie umowy w trakcie jej realizacji.

Najpierw odstąpienie, potem zadatek

Zadatek zastrzegany jest w umowie celem zdyscyplinowania drugiej strony. Nie zawsze jednak odnosi swój skutek. Co robić w sytuacji, gdy twój klient mimo zastrzeżonego zadatku nie wywiązuje się z umowy? Najpierw warto spróbować przywołać go do porządku, wskazując na możliwe konsekwencje.

Jeśli jednak na klienta nic nie działa, nie pozostaje ci nic innego jak przejść do realizacji mechanizmu zadatku. I tutaj bardzo ważna uwaga – by móc zachować zadatek zapłacony przez klienta, w pierwszej kolejności musisz odstąpić od umowy.

Na taką kolejność działań wskazuje wprost art. 394 § 1 kodeksu cywilnego (jeśli jeszcze go uważnie nie przeczytałeś, zrób to teraz). By móc zachować zadatek, musisz najpierw odstąpić od umowy.

Jak to zrobić?

Złożyć klientowi oświadczenie woli o odstąpieniu od umowy. Najlepiej w formie pisemnej.

Dopiero po odstąpieniu od umowy, aktualizuje się twoje prawo do zachowania zadatku. Dopóki od umowy nie odstąpisz, dopóty zadatku formalnie zachować nie możesz.

Jak wysoki zadatek?

Na koniec pozostawiłem kwestię, która prawdopodobnie interesuje cię najbardziej. Czyli, ile tego zadatku możesz wziąć od klienta.

Ile?

Nie ma żadnej regulacji w tym zakresie, ale przyjmuje się, że zadatek ma być tylko jakąś częścią całkowitego wynagrodzenia. Najlepiej częścią mniejszą.

Zatem najbardziej prawidłowy wydaje się zadatek w granicach 10 – 30% całkowitego wynagrodzenia. Pojawiają się wśród prawników wypowiedzi, że może być większy, do 50%, a nawet 100% całości wynagrodzenia, ale ja byłbym ostrożny. Najbezpieczniej będzie przyjąć 10 – 30%.

Potrzebujesz przygotować lub skonsultować umowę?

Napisz do mnie na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

Podsumowanie = 1 min czytania

Uff… to był długi wpis. Zmęczony? Mam nadzieję, że mimo wszystko udało mi się przekazać ci trochę wiedzy w przystępny sposób. Na koniec, krótkie podsumowanie:

  • zaliczka i zadatek to dwie różne rzeczy,
  • zadatek jest korzystniejszy dla ciebie,
  • zadatek możesz zachować, gdy klient nie wykonuje umowy ze swojej strony,
  • w określonych sytuacjach nie będziesz mógł zachować zadatku,,
  • by zachować zadatek, musisz najpierw odstąpić od umowy,
  • optymalna wysokość zadatku to 10 – 30% całości wynagrodzenia.

Podobał ci się ten tekst? Udostępnij go innym. Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to dosłownie chwilę.

Jesteś freelancerem? Sprawdź poniższe artykuły:

Chcesz otrzymywać więcej porad dla freelancera? Zapisz się na newsletter. Zero spamu, zero reklam, tylko soczysty konkret średnio raz na dwa tygodnie.

Powyższych zgód udzielasz mi, czyli Wojciechowi Wawrzak, prowadzącemu działalność gospodarczą pod firmą “Usługi prawne i księgowe Wojciech Wawrzak” z siedzibą w Łodzi (93-279), ul. Tatrzańska 91/51.

  • Świetny tekst – bardzo pomocny. Dziękuję.

  • Król Kacper

    Rozwiałeś moje wątpliwości 🙂 Dzięki!

  • Całkiem przydatna wiedza. A większość ludzi nie wie i bierze – zaliczki 😉

  • I znów artykuł napisany w punkt – idealnie na czas mojej pierwszej umowy, w której chciałam wspomnieć o zaliczce… znaczy wróć: zadatku 🙂

    • Cieszę się, że ponownie mój blog okazał się przydatny! 🙂

      • A czy jeśli w umowie określę, że zadatek klient ma mi wpłacić w ciągu załóżmy 3 dni od daty zawarcia umowy, to nadal zadatek pozostanie zadatkiem? Pracując zdalnie nie zawsze da się podpisać umowę i otrzymać przelew w jeden dzień.

        • Tak jak pisałem w artykule – są dwa stanowiska. Żeby być w 100% pewnym, warto po prostu przewidzieć w umowie określone skutki wpłaty takiej kwoty przed wykonaniem umowy, nie ograniczając się wyłącznie do stwierdzenia, że to zadatek.

  • Fajnie i przejrzyście napisane. Napisz jeszcze tylko kiedy możemy przystąpić do odstąpienia od umowy tzn ile możemy dać czasu klientowi na to, że “robi nas w konia” ? Czy to w jakiś sposób deklaruje się w umowie, czy są na to przepisy ?

    • Cześć Damian! Dzięki za ciepłe słowa. Nie ma na to przepisów, można zadeklarować to w umowie, ale nie trzeba. Przyjmuje się, że ma być to termin odpowiedni. Najczęściej będą to 3 dni, może 7 dni. Dużo zależy od tego, co klient ma dla nas zrobić. Jeśli jest to coś prostego, krótki termin nie będzie budził wątpliwości, jeśli coś bardziej skomplikowanego, tygodniowy termin wydaje się być ok.

  • Sandra

    Witam, ja z taki zapytaniem . jestem kilentem i zawarlam umowe z fotorgrafem dokladnie dwa dni temu. i juz na drugi dzien napisalam mu ze z powodow osobistych rezygnuje z jego uslug. Czyli teoretycznie zrezygnowalam z jego uslug juz na nastepny dzien. CZy mam takie prawo, zę fotograf powinien zwrocic zadatek ktory mu wplacilam? czy jestem na przegranej stronie. pozdarawiam Sandra

    • Jeśli umowa nie przewidywała możliwości wycofania się z umowy, to zadatek przepada.

  • Kamil

    Witam, mam jedno pytanie dotyczące zaliczki. Art 644 KC, mówi o zapłacie wynagrodzenia umniejszonego o to, co było zaoszczędzone (w moim przypadku głowie czas) – obecnie posługuje się zapisem, który mówi, iż jest to wyłączny sposób na odstąpienie od umowy. Czy w takiej sytuacji, jesli jestem w stanie przekazać klientowi np projekt graficzny, to jego wartość (podana w kosztorysie) może być uznana za należną część wynagrodzenia i pokryta kwotą zaliczki? Co jeśli ten element byłby w chwili odstąpienia nieukończony? Jak identyczna sytuacja wyglądałaby gdyby zastosowano zadatek?

    • Dzień dobry! Takie sytuacje należy zawsze rozstrzygać indywidualnie, oceniając, co zostało w danej sytuacji zaoszczędzone. Jeśli projekt został wykonany, to można uznać jego wartość za należną część wynagrodzenia i pokryty kwotą zaliczki. Jeśli element byłby nieukończony, należałoby proporcjonalnie jakoś obliczyć wartość.

      • Kamil

        Dziękuje za odpowiedź.
        Czyli generalnie jest do dobra forma zabezpieczenia wykonanej pracy? W zadatku martwi mnie sprawa podwójnego zwrotu, generalnie pilnuje terminów, ale przyznam czasem zdążają mi się poślizgi, dlatego uznałem, ze najlepszą opcją będzie rozliczanie tego co zrobione (mogę się mylić).
        Do umowy dołączam dość szczegółowy kosztorys, więc z określeniem wartości obecnego etapu prac w większości przypadków nie powinno być problemu, gorzej w sytuacji, gdy wartość wykonanej pracy, w chwili odstąpienia, przekracza kwotę zaliczki. Jak wtedy wyegzekwować pieniądze za coś, czego klient jednak nie chce? Podejrzewam, że w takiej sytuacji i przy zaliczce i przy zadatku problem jest identyczny, tak?
        Jeszcze jedno. Czy dobrze rozumiem, że zadatku nie muszę oddawać nawet w sytuacji, gdy klient się rozmyśli, przed rozpoczęciem prac?

        • Generalnie, najlepszą opcją jest płatność z góry, ale nie zawsze jest to możliwe. Zadatek ma tę przewagę, że jeśli klient się rozmyśli przed rozpoczęciem prac, a wykonawca odstąpi od umowy, to może zadatek zachować. Jeśli chodzi o egzekwowanie pieniędzy, które klient ma zapłacić, a nie zapłacił, to sprawa zawsze wygląda tak samo – pozostaje wezwanie do zapłaty, a potem sąd.

  • Darek Cichociński

    A jak to jest z zapłatą za umowę dzieło z góry? Jak to najlepiej rozwiązać? 100% zadatku?

    Głównie mi chodzi o moment gdy kwota wynagrodzenia jest mała.

    • Nie ma przeciwwskazań, by przewidzieć, że wynagrodzenie płatne będzie z góry, przed rozpoczęciem prac. Nie będzie to wtedy zadatek, ale właśnie płatność wynagrodzenia.

  • Beata Faron

    Cześć 🙂 jeszcze pytanie do zadatku, zaliczki – wykonuję umowę o dzieło dla obcokrajowca (z przeniesieniem autorskich praw majątkowych) cena całości została ustalona na samym początku, klient sukcesywnie przelewa mi pieniądze ( po 25%) – w miarę jak projekt zmierza ku końcowi. W tym miesiącu dostałam w sumie 50% ustalonej kwoty – nie jest co całość, nie wiem kiedy mam wpłacić zaliczkę do urzędu skarbowego – przy zakończeniu umowy, czy co miesiąc do 20tego?