Umowa dla grafika - jak uniknąć problemów z klientem?

Klient zgłasza poprawki w nieskończoność? Odmawia zapłaty, bo projekt mu się nie podoba, a mimo wszystko z niego korzysta?

Domaga się plików otwartych? Straszy karami umownymi? Wymaga absurdalnej poufności i zakazu konkurencji?

W tym materiale znajdziesz praktyczne wskazówki, jak uniknąć takich problemów. Dowiesz się, jak skonstruować umowę i ułożyć współpracę z klientem by spać spokojnie.

To pierwszy odcinek programu szkoleniowego Prawo dla grafika. Kolejne trzy poświęcone są następującym tematom:

prawo autorskie w pracy grafika,
rozliczenia i podatki,
RODO.

Spis treści

Dla twojej wygody przygotowałem spis treści, który ułatwi ci poruszanie się po tej stronie.

Pakiet dla grafika

Dodatkiem do programu szkoleniowego jest Pakiet dla grafika, czyli komplet przydatnych dokumentów prawnych, które możesz wykorzystać w swojej pracy.

Bonus dla uważnych

Pierwszy odcinek programu szkoleniowego poświęcony jest umowom i współpracy z klientem.

Najczęściej występujący problem, na którzy skarżą się graficy w tym zakresie, to absurdalne poprawki zgłaszane przez klienta i kwestionowanie prawidłowości wykonania utworu.

Oprócz odpłatnego pakietu dla grafika, przygotowałem również nieodpłatny materiał bonusowy uzupełniający program szkoleniowy. Materiał bonusowy obejmuje:

postanowienia umowne ograniczające prawo do poprawek,
wzór wezwania do zapłaty, gdy klient nie chce płacić,
postanowienia umowne przenoszące autorskie prawa majątkowe,
informacje dotyczące 50% KUP,
dokument RODO do przekazywania klientom przy zawieraniu umowy.

Materiał bonusowy dostępny jest wyłącznie dla subskrybentów newslettera.

Jeżeli jesteś już na liście, materiał wysłałem do ciebie wraz z informacją o tym odcinku.

Jeżeli jeszcze się nie zapisywałeś do newslettera, zrób to teraz, a jako prezent powitalny otrzymasz omówiony powyżej materiał bonusowy.

Wideo do oglądania

Program szkoleniowy Prawo dla grafika został nagrany w formie wideo. Jest to zapis rozmowy z projektantem graficznym, Michałem Łuczakiem, który zadaje konkretne, praktyczne pytania poświęcone kluczowym kwestiom prawnym w pracy grafika.

W dalej części dostępny jest również podcast do odsłuchu oraz tekst do czytania, w zależności, co wolisz.

Podcast do słuchania

Jeżeli słuchasz podcastów i taka forma jest dla ciebie lepsza niż tekst, zapraszam cię do odsłuchu 40. odcinka podcastu „Prawo dla kreatywnych”, który poświęcony jest właśnie umowie dla grafika i współpracy z klientem.

Niestety, ale wybrałeś/aś brak obsługi Soundcloud w menu cookies. Zmień to ustawienie, żeby zobaczyć w tym miejscu odtwarzacz.

Wszystkie pozostałe odcinki podcastu „Prawo dla kreatywnych” znajdziesz na podstronie poświęconej podcastowi.

Nagranie webinaru

Uzupełnieniem tego materiału jest webinar, który odbył się na żywo w ramach Facebook Live. Nagranie znajdziesz poniżej.

Uzupełnieniem programu szkoleniowego są spotkania live na Facebooku. Zapis pierwszego live poświęconego m.in. trzem największym problemom grafików przy współpracy z klientami znajdziesz poniżej.

Tekst do czytania

Dla twojej wygody udostępniam ci również zapis tekstowy rozmowy. Jeżeli wolisz słowo pisane, możesz w wygodny dla siebie sposób przyswoić interesującą cię wiedzę.

Prawo dla grafika - wersja tekstowa — Zdjęcie autorstwa picjumbo.com z Pexels.

Umowa dla grafika – co musi się w niej znaleźć?

Michał: Co musi się znaleźć w umowie łączącej grafika i klienta?

Wojciech: Punktem wyjścia dla przygotowania każdej umowy musi być wyraźne określenie, co jest przedmiotem umowy, tak aby nie było wątpliwości, co dokładnie masz przygotować i czego oczekuje klient.

Przedmiot umowy z grafikiem i czas realizacji

Bardzo często problemy wynikają z tego, że strony mają różne oczekiwania względem ostatecznego efektu.

Wyobraźmy sobie, że przedmiot umowy opisany jest bardzo lakonicznie, z ograniczeniem się do wskazania, że grafik ma stworzyć ulotki.

Taka sytuacja prowadzi do powstania problemów z uwagi na niedookreślenie przedmiotu zamówienia.

Staraj się określać w umowie możliwie najdokładniej, co masz wykonać. Tak by można było ustalić bardziej szczegółowo, czego oczekuje klient. Przydatny jest tutaj załącznik do umowy, w którym możesz nawet własnymi słowami spisać detale zamawianego projektu.

Jeżeli ustalisz już, co masz wykonać, to warto jeszcze przewidzieć, kiedy masz to zrobić.

Myślę, że to są dwie najbardziej podstawowe kwestie tj.:

przedmiot umowy,
czas realizacji.

Przebieg współpracy z klientem

Oprócz podstawowych zagadnień takich jak przedmiot umowy i czas realizacji, warto również opisać przebieg współpracy z klientem tzn. co dzieje się na poszczególnych etapach.

Tutaj należy określić, kiedy klient ma ci coś dostarczyć, czy klient ma w ogóle dostarczyć jakieś dodatkowe materiały, czy konieczne jest jakieś współdziałanie klienta w toku realizacji umowy.

Często w praktyce problemem jest sytuacja, w której umowa zobowiązuje cię do dochowania terminu, a to okazuje się niemożliwe z uwagi na brak współpracy po stronie klienta.

Jakby tego było mało, klient pomimo niewywiązywania się ze swoich obowiązków, wymaga od ciebie terminowości.

Jeżeli umowa nie precyzowała tych kwestii, masz problem. Jeżeli jednak umowa uwzględniła taki scenariusz, sytuacja jest znacznie prostsza. Możesz choćby przyjąć, że „X dni bez odpowiedzi poczytywane jest za akceptację dzieła bez zgłaszania zastrzeżeń”

Uregulowanie tych zagadnień pozwoli uniknąć wielu problemów.

Szablony umów wchodzące w skład Pakietu dla grafika uwzględniają te kwestie.

Wynagrodzenie w umowie dla grafika

Na pewno nie można zapomnieć w umowie o wynagrodzeniu. W końcu pracujemy po to żeby zarabiać.

Do wynagrodzenia w umowie można podejść na wiele sposobów:

płatne z góry,
płatne z dołu,
częściowo z góry, częściowo z dołu,
ratami.

Wszystko zależy od twojej decyzji.

Pamiętaj jednak, aby postanowienia w tym zakresie odzwierciedlały rzeczywistość tj. żeby opisywały tak jak to rzeczywiście jest.

Często ludzie ściągają z sieci wzór umowy i bez wprowadzania jakichkolwiek zmian, podpisują to. Później się okazuje, że umowa opisuje zupełnie coś innego niż to, na co rzeczywiście umówiły się strony.

Takiej sytuacji oczywiście unikaj. Staraj się skonstruować umowę tak, aby odpowiadała możliwie najlepiej rzeczywistości.

Pakiet dla grafika — Szablony sprawdzonych umów znajdziesz w pakiecie dla grafika. Kliknij w grafikę by poznać ofertę.

Zadatek czy zaliczka – co lepiej stosować?

Michał: Wspomniałeś o wynagrodzeniu. Chciałbym się tutaj dopytać o różnicę między zaliczką i zadatkiem.

Jeżeli chcę się umówić z klientem, że połowa jest płatna przed wykonaniem umowy, a druga połowa po, jak to najlepiej opisać, aby zabezpieczyć swoje interesy?

Czy zaliczka lub zadatek w ogóle będą tutaj odpowiednie?

Wojciech: Pytania o rozróżnienie zadatku od zaliczki bardzo często się pojawiają.

Zaliczka to coś, co jest co do zasady zwrotne w sytuacji, w której umowa nie dojdzie do skutku.

Przykładowo, jeżeli klient się rozmyśli, a dostałeś wcześniej zaliczkę, to musisz tę kwotę zwrócić, ponieważ praca nie została wykonana.

Zadatek różni się tym, że nie jest zwrotny, jeżeli dojdzie do odstąpienia od umowy z związku z okolicznościami leżącymi po stronie klienta.

Zadatek jest takim „buforem bezpieczeństwa” dla grafika, ponieważ zapewnia, że już coś otrzymasz. Swoim klientom zawsze rekomenduję zastrzeganie płatności chociaż części wynagrodzenia z góry i określanie tego mianem zadatku.

Warto powiedzieć, że w ogóle nie musimy oznaczać, czy należny jest zadatek, czy zaliczka. Możemy się ograniczyć do wskazania, że jakaś cześć wynagrodzenia ma być płatna z góry.

Tutaj pojawia się jednak taki problem, że „wynagrodzenie” przysługuje za wykonaną pracę. Jeżeli zatem umowa nie zostanie wykonana, to otrzymane wynagrodzenie powinniśmy zwrócić.

Wobec tego uważam, że interesy grafika znacznie lepiej zabezpiecza zadatek.

Dodatkowe informacje

Więcej o zadatku i zaliczce przeczytasz tutaj: Zaliczka czy zadatek – jak najlepiej zabezpieczyć swoje interesy?

Kiedy można zachować część wynagrodzenia?

Michał: Wspomniałeś, że wynagrodzenie przysługuje za wykonaną pracę. Co jednak z pracą, którą wykonałem przez rozwiązaniem umowy? Czy mogę tytułem wykonanej pracy zachować część zapłaconego wynagrodzenia dla siebie?

Wojciech: Tak, oczywiście, możesz zachować część wynagrodzenia.

Co więcej, w przypadku bardziej rozbudowanych umów przewiduje się wykonanie umowy częściami, wprowadza procedury odbioru fragmentów projektu.

Jeżeli w takim wypadku zdarzy się, że klient nie jest zainteresowany dalszymi efektami pracy, ponieważ np. zmienił mu się model biznesowy, to wtedy jesteś w stanie łatwo obliczyć proporcjonalne wynagrodzenie ci przysługujące.

W przypadku zastrzeżenia podziału pracy na części warto z góry przewidzieć wynagrodzenie należne za każdy, poszczególny fragment, tak aby uniknąć sporu, co do tego ile jest warta każda część.

Kiedy grafikowi przysługuje wynagrodzenie?

Michał: Czy jeżeli wykonam dla klienta projekt i mu go dostarczę, to czy mogę z tego tytułu domagać się wynagrodzenia? Czy są jakieś dodatkowe warunki?

Wojciech: Jeżeli dostarczysz klientowi dzieło i jest ono wykonane prawidłowo, to przysługuje ci z tego tytułu wynagrodzenie.

Tutaj wracamy do kwestii, o której już wspominałem tj. konieczności precyzyjnego określenia przedmiotu umowy. Klient niezadowolony z efektu będzie argumentował, że dzieło nie spełnia wymagań opisanych w umowie.

Możesz się przed tym zabezpieczyć poprzez dokładne opisanie przedmiotu umowy. Możesz to osiągnąć również np. poprzez dołączenie do umowy w formie załącznika „specyfikacji projektu” lub twoich wcześniejszych prac, które obrazują twój styl. Dodanie takich załączników ułatwia określenie czy umowa została wykonana właściwie.

Jeżeli jednak nie zatroszczysz się o to, aby dzieło było dokładnie opisane, to możesz mieć problemy z odpieraniem zarzutów, że dzieło jest wadliwe.

Pociąga to za sobą poważne konsekwencje, ponieważ za dzieło z usterkami wynagrodzenie może się nie należeć. Dlatego właśnie w twoim interesie jest zadbanie o to, aby dokładnie opisać co i w jaki sposób masz wykonać.

Czy przeniesienie praw autorskich wymaga umowy?

Michał: Załóżmy, że wykonałem dla klienta zlecenie bez wcześniejszego zawierania umowy i teraz klient domaga się przeniesienia praw autorskich do stworzonego dzieła. Czy potrzebujemy w tym celu coś podpisywać?

Wojciech: Zacznijmy od tego, że należy wyodrębnić dwie fazy współpracy z klientem:

wykonanie dzieła,
przeniesienie praw autorskich / licencjonowanie.

Często zdarza się tak, że strony na tym pierwszym etapie działają nieformalnie, ponieważ mają do siebie zaufanie.

W takim wypadku współpraca opiera się przykładowo na ustaleniach mailowych i wyciąg z tej korespondencji zastępują spisaną umowę.

Inaczej sytuacja wygląda, jeżeli spojrzymy na przeniesienie praw autorskich. Tutaj prawo autorskie zastrzega wymóg formy pisemnej. Niedochowanie tej formy skutkuje tym, że autorskie prawa majątkowe nie przechodzą na drugą stronę.

Przeniesienie praw autorskich? Skuteczne tylko na piśmie.

W praktyce oczywiście to klientowi powinno bardziej zależeć na zawarciu umowy o przeniesienie praw autorskich w formie pisemnej, ponieważ to on będzie korzystał z dzieła i to on ewentualnie naraża się na zarzut naruszenia prawa autorskiego.

Osobiście rekomenduję samemu również dbać o dochowanie formy pisemnej.

Po pierwsze, jest to po prostu fair względem klienta, który nie jest świadomy takich wymogów prawnych.

Po drugie, przeniesienie praw autorskich otwiera pole do dalszej negocjacji wynagrodzenia. Możesz różnicować wysokość wynagrodzenia ze względu na pola eksploatacji, czyli dopuszczalny zakres używania wykonanego dzieła.

Jak uregulować w umowie długą i stałą współpracę?

Michał: Czy możliwe jest stworzenie takiej umowy, która będzie regulowała współpracę w ten sposób, że przesłanie wiadomości e-mail będzie traktowane jako nowe zamówienie, za które będą wystawiane faktury?

Wojciech: Tak, jest to możliwe. Mówimy wtedy o ramowej umowie o współpracy lub umowie o świadczenie usług. Obie umowy wchodzą w skład Pakietu dla grafika.

Częściej mamy do czynienia z tą pierwszą umową. Ramowa umowa to taka, która reguluje współpracę między stronami. Najczęściej określa się w niej sposób składania zamówień, wynagrodzenie oraz wszystkie szczegóły związane z realizacją projektów.

Ponadto, po to, aby nie zawierać za każdym razem umowy na piśmie, umieszcza się również postanowienia, która przenoszą autorskie prawa majątkowe. Wówczas prawa autorskie do kolejnych dzieł będą przenoszone na warunkach opisanych w tej umowie ramowej.

Zawarcie takiej umowy pozwala uregulować współpracę i uniknąć sytuacji, w której dla 10 kolejnych zleceń, zawieramy 10 pojedynczych umów. Formalizm w realiach biznesowych jest mało efektywny, bo zajmuje czas i tworzy niepotrzebny trud logistyczny.

Michał: Dokładnie, zwłaszcza, gdy umowy dotyczą zleceń na małe kwoty pieniężne.

Jak grafik może uzyskać zapłatę?

Michał: Wyobrażam sobie taką sytuację, że dzwoni klient ze zleceniem „na wczoraj”. Twierdzi, że nie ma czasu na umowę i tylko chce szybko wykonać dany projekt.

Grafik się zgadza na to, wykonuje w błyskawicznym tempie dzieło i je przesyła, a następnie kontakt się urywa. Co w takim przypadku? Jak grafik może odzyskać należne wynagrodzenie?

Wojciech: Myślę, że mogę tutaj odpowiedzieć tak samo, jak Ty byś odpowiedział tzn. jak sobie grafiku nabroiłeś i nie wziąłeś choć części pieniędzy z góry, to masz teraz potężne zmartwienie, bo jednak rządzi zasada „kto ma pieniądze, ten ma władzę”.

Najlepsze, co możesz zrobić, to zadbać o płatność z góry. Choćby częściową.

Oczywiście istnieją możliwości prawne, aby sobie z tym poradzić. Jeżeli wykonałeś pracę, choćby na podstawie ustnych lub telefonicznych ustaleń, to należy ci się wynagrodzenie.

Pamiętajmy, że umowa to nie tylko umowa spisana na papierze. To również ustalenia mailowe, telefoniczne. Jak idziesz do sklepu to również zawierasz umowę, mimo że jej nie spisujesz.

Wobec tego, jeżeli wykonałeś umowę, to należy ci się wynagrodzenie.

Pytanie jednak brzmi jak tego wynagrodzenia dochodzić? W pierwszej chwili trzeba tego klienta formalnie wezwać do zapłaty, czyli wystosować do niego pismo, w którym wskazujesz, że wykonałeś dane dzieło i oczekujesz określone wynagrodzenia we wskazanym terminie.

Oczywiście mówimy tutaj bardzo kolokwialnie i upraszczamy to, ponieważ jeżeli pismo przygotowuje kancelaria, będzie to znacznie bardziej rozbudowane. Jeżeli jeszcze jest na poważnym papierze firmowy, to od razu rośnie szans na odzyskanie tych pieniędzy.

Należy zwrócić uwagę na to jak odpowie klient. Można się spotkać z takimi „grubymi rybami”, które regularnie naciągają i one nie przejmą się takim wezwaniem do zapłaty.

W takiej sytuacji musisz pójść krok dalej, czyli złożyć pozew o zapłatę do sądu oraz wykazać, że łączyła cię umowa i klient nie wykonał swojego zobowiązania do zapłaty wynagrodzenia.

Wówczas czeka cię postępowanie sądowe, które jak wiele osób się domyśla, nie jest najefektywniejszą i najprzyjemniejszą częścią pracy. Dlatego właśnie sugerowałbym, choćby częściowo, wprowadzać te postanowienia o płatności wynagrodzenia z góry. Zapewnia to większy komfort pracy.

Jak chronić swoje prawa?

Michał: Co możemy zrobić, jeżeli widzimy, że ktoś wykorzystuje nasze prace lub nasze projekty, pomimo tego, że nie zapłacił nam z tego tytułu wynagrodzenia? Czy można coś jeszcze zrobić oprócz tego co mówiłeś wcześniej?

Wojciech: Owszem, przysługują ci dodatkowe środki, ale w ramach tej samej procedury, o której mówiłem wcześniej.

Czyli wzywasz nie tylko do zapłaty, ale również do zaprzestania naruszeń praw autorskich. Wezwanie do zapłaty i wezwanie do zaniechania naruszeń praw autorskich wchodzą w skład Pakietu dla grafika.

Żądasz nie tylko wynagrodzenia z tytułu wykonania umowy, ale również z tytułu bezprawnego korzystanie z twojej twórczości.

Dochodzi zatem do kumulacji roszczeń, chociaż droga pozostaje taka sama.

Niestety nie ma złotego środka, który by zapewniał łatwą, szybką i przyjemną ochronę twoich praw. Drogą sądowa niestety jest bardzo formalna. Nawet jeżeli masz dowody na zawarcie umowy i na naruszenie twoich praw, to i tak musisz przejść całą drogę sądową tj. pozwy, wezwania, spotkania w sądzie, wyroki, egzekucję.

Czy klient ma prawo do plików otwartych?

Michał: Załóżmy, że pół roku po zrealizowaniu umowy odzywa się do mnie klient, który prosi, abym mu wysłał pliki otwarte, ponieważ jego zdaniem wynika to z umowy. Czy rzeczywiście tak jest? Czy klient może tego żądać?

Wojciech: Tutaj muszę podać ulubioną odpowiedź prawników, czyli „to zależy”. To zależy oczywiście od treści tej umowy.

Gdyby umowa wskazywała wprost, że grafik jest zobowiązany wraz z przekazaniem projektu, przekazać również pliki otwarte, to wszystko jest jasne.

W praktyce jednak bardzo rzadko takie postanowienia są w umowie, a klientom jedynie się wydaje, że mają prawo do tego.

W takiej sytuacji prawo jest po stronie grafika tzn. musi wprost wynikać z umowy zobowiązanie do przekazania plików otwartych, aby klient mógł się tego domagać.

Często można się spotkać z argumentacją klientów, że wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych oraz praw zależnych grafik przeniósł również prawo do plików otwartych. Taki tok rozumowania jest błędny.

Tak długo, jak umowa tego nie nakazuje, nie musisz przekazywać plików otwartych. Jeżeli klient się nie zgadza z taką odpowiedzią, to oczywiście może samemu dochodzić drogą sądową tego.

Tutaj jednak wracamy do wad postępowania sądowego, o których już wspominałem. W świetle tej sytuacji widać również jak ważne jest branie, choćby części, wynagrodzenia z góry.

Jeżeli mamy już pieniądze, to nie musimy nadmiernie się stresować zaistniałą sytuacją. Jeżeli jednak nadal nie mamy wynagrodzenia, a klient żąda plików otwartych, których nie chcemy mu dać, to pojawia się problem, bo klient bez tych plików prawdopodobnie odmówi nam zapłaty.

Jak grafik może chronić się przed odmową zapłaty wynagrodzenia przez klienta?

Michał: Co jeżeli klient w połowie projektu zrezygnuje z dalszej współpracy lub po przesłaniu mu finalnej wersji, stwierdzi, że jednak nie jest zainteresowany korzystaniem z naszej pracy? Czy może w takiej sytuacji odmówić nam zapłaty wynagrodzenia?

Wojciech: Nie, klient nie ma do tego prawa.

Jeżeli została zawarta umowa o wykonanie konkretnego projektu, to mamy do czynienia z umową o dzieło.

Charakterystyczne dla tego typu umów jest to, że nie można ich wypowiedzieć.

Niedopuszczalne jest zastrzeżenie w umowie możliwości wypowiedzenia umowy przykładowo z dwutygodniowym wyprzedzeniem. To by się kłóciło z ideą umowy o dzieło, która została przewidziana dla zamówień polegających na stworzeniu konkretnego projektu, w konkretnym czasie.

Jedyna możliwość dla rozwiązania umowy o dzieło, to odstąpienie od niej. Kodeks cywilny przewiduje szereg sytuacji, w których można odstąpić na określonych zasadach.

Przykładowo, jeżeli klient chciałby zrezygnować z projektu, to kodeks cywilny daje mu taką możliwość. Zamawiający może odstąpić od umowy, dopóki dzieło nie zostanie wykonane, ale ma zapłacić wykonawcy całość wynagrodzenia lub wynagrodzenie pomniejszone o to, co wykonawca zaoszczędził w związku z tym, że pracy nie dokończył.

Odstąpienie od umowy o dzieło wiąże się zatem w tej sytuacji z konsekwencjami natury finansowej.

Inaczej wygląda kwestia odstąpienia w sytuacji, w której wykonawca opóźnia się tak dalece z realizacją dzieła, że wiadome jest, iż nie zdąży go wykonać w terminie. Wówczas zamawiający mógłby odstąpić od umowy i nie płacić wynagrodzenia. Podstawa dla odmowy zapłaty wynagrodzenia wynika tutaj jednak z winy wykonawcy, który nie dotrzymał terminów.

Uprawnienie do odstąpienia od umowy pojawia się również, jeżeli dzieło ma wady. Może zaistnieć taka sytuacja, że przesłane dzieło ma usterki i wykonawca odmawia ich naprawienia, pomimo wezwania. Wówczas zamawiający może odstąpić od umowy o dzieło bez płacenia wynagrodzenia.

W tym miejscu warto przypomnieć ponownie jak ważne jest dokładnie określanie przedmiotu zamówienia. Jeżeli dokładnie opiszesz, co ma być efektem końcowym, to znacznie łatwiej będzie ci odeprzeć argument, że dzieło ma wady i tym samym łatwiej będzie zanegować podstawy dla odstąpienia od umowy.

Wracamy zatem do punktu wyjścia. Jeżeli uda ci się przygotować dokładną, precyzyjną, dopracowaną umowę, potem cię to chroni i pozwala zaoszczędzić wiele nerwów.

Michał: To prawda, chociaż zazwyczaj „mądry grafik po szkodzie”.

Wojciech: Nie tylko grafik!

Wadliwe materiały dostarczone przez klienta

Michał: Często zdarza się tak, że klient przynosi nam swoje materiały, które mają stanowić wzór dla naszej pracy. Co w sytuacji naruszenia praw autorskich twórcy dostarczonych materiałów? Kto będzie miał problemy?

Wojciech: O prawach autorskich porozmawiamy szczegółowo w drugim bloku tego programu szkoleniowego, zatem nie będę tego na razie rozwijał i skupię się jedynie na odpowiedzialności.

Na gruncie prawa autorskiego, odpowiedzialność zawsze ponosi ten, który korzysta, czyli klient. Rozpowszechniając utwór, tworząc ulotki czy w jakikolwiek inny sposób używając cudzego utworu bez zgody, klient naraża się na odpowiedzialność.

Natomiast klienci często podejmują próby przerzucenia tej odpowiedzialności na grafika poprzez dodanie postanowień, przez które grafik zobowiązuje się w sytuacji skierowania roszczeń wobec zamawiającego pomóc mu i pokryć koszta.

Warto zwracać uwagę na te postanowienia, w szczególności na to, żeby te postanowienia nie obejmowały materiałów dostarczonych przez klienta.

Zalecam, aby z umowy wyraźnie wynikało, że nie odpowiadasz za materiały klienta oraz treści pobrane ze stocków i innych serwisów. Wtedy klient nie będzie mógł na ciebie przerzucać odpowiedzialności i sam będzie musiał się z tym zmierzyć.

Michał: Czyli w umowie zobowiązujemy się ponosić odpowiedzialność jedynie za materiały, które my stworzymy?

Wojciech: Tak, tylko za naszą pracę twórczą. Odnoszę wrażenie, że to zagadnienie co raz częściej pojawia się w umowach grafików, ponieważ korzystają z bardzo wielu ikon, wektorów, zdjęć, które nie są ich. Wobec tego warto zadbać w umowie o to, żeby nie ponosili odpowiedzialności za nieswoje treści.

Jak ograniczyć klientowi prawo do poprawek?

Michał: Rzeczą naturalną jest, że klient może chcieć zgłaszać poprawki. Co jednak w sytuacji, gdy po jednej, drugiej, trzeciej, dziesiątej turze poprawek klientowi nadal coś nie pasuje? Jak można temu przeciwdziałać? Jak można to uregulować?

Wojciech: Nie będę oryginalny i powtórzę to, co już mówiłem. Fajna i dopracowana umowa może cię zabezpieczyć przed taką sytuacją.

W umowie powinieneś opisać ile tur poprawek przysługuje klientowi, w jaki sposób może je zgłaszać, czego mogą dotyczyć i kto może je zgłaszać.

Prawo dla grafika – materiał bonusowy

W ramach nieodpłatnego materiału bonusowego do programu szkoleniowego znajdują się postanowienia ograniczające klientowi prawo do poprawek.

Freebie

Jeżeli jesteś subskrybentem newslettera, powinna już być u ciebie wiadomość z dodatkiem. Jeżeli jeszcze nie jesteś na mojej liście, zapisz się teraz, a otrzymasz dodatkowy dokument prosto na swoją skrzynkę e-mail.

Odnoszę wrażenie, że graficy przyzwyczaili się, żeby poprawki regulować w umowach, ale nadal ograniczają się do lakonicznych opisów.

Przykładowo postanowienie „Zamawiającemu przysługują trzy tury poprawek” nie są wystarczające, ponieważ można się zastanawiać co oznaczają „trzy tury”. Czy jak klient prześle poprawki, ale w 15 mailach, czy to jest jedna tura poprawek?

Żeby uniknąć takich problemów musisz określić w umowie, że przykładowo „strony przez jedną turę poprawek rozumieją przesłanie jednej zbiorczej wiadomości e-mail w ciągu 3 dni od przesłania projektu przez Wykonawcę”.

Warto również opisać, kto może zgłaszać poprawki. Często jest tak, że w imieniu szefa ktoś składa zamówienie, określa wymagania, a następnie w toku poprawek przełożony lub jeszcze inna osoba zupełnie zmienia założenia projektu.

Zalecam zatem wskazywać kto dokładnie poprawki może zgłaszać. Unikajmy sytuacji, w której nad jednym projektem pracuje pięć osób z różnymi wizjami.

Powtarzam się, ale podkreślę raz jeszcze: umowa, umowa, umowa… Nie poprzestawaj na krótkich postanowieniach, staraj się dopracować w umowie te elementy, które wpływają realnie na twoją pracę.

Umowy wchodzące w skład Pakietu dla grafika obejmuję regulację poprawek.

Poufność w umowie z grafikiem

Michał: Zdarza się, że niektórzy pracują nad rzeczami, które są tajemnicą, które nadal czekają na swoją premierę i wtedy poufność jest uzasadniona.

Stosunkowo często jest jednak tak, że klienci chcą wprowadzać zobowiązanie do zachowania poufności tam, gdzie to nie jest potrzebne.

Czy to rzeczywiście ma sens, żeby wymagać od grafika poufności w przypadku projektów, których efekty mają być publikowane na stronach lub mediach społecznościowych? Czy warto to robić? I co z umieszczaniem takich dzieł w portfolio?

Wojciech: Klienci często chcą zawrzeć zobowiązanie do zachowania poufności, ale mają przy tym na myśli jedynie grafika.

Wobec tego bardzo łatwo skontrować takie życzenie klienta poprzez odpowiedź, w której informujemy, że się zgadzamy, ale jednocześnie zastrzegamy, iż do poufności zobowiązuje się również klient.

Najczęściej okazuje się wtedy, że poufność jednak nie jest potrzebna i zostaje wykreślona. Wynika to z tego, że zobowiązanie do poufności pojawia się, ponieważ tak było w jakimś szablonie przygotowanym kiedyś przez prawnika.

Ciekawym zagadnieniem jest to, że czasami samo przesłanie umowy prawnikowi do skonsultowania stanowi już naruszenie, ponieważ umowa stanowi, że tajemnicą objęte są również same jej warunki.

Zdecydowanie warto uważnie się zapoznać z postanowieniami dotyczącymi poufności i następnie je dokładnie wypunktować klientowi. Z doświadczenia wiem, że rygorystyczne warunki dotyczące poufności często nie wynikają ze złośliwości lub złej woli klienta, a jedynie z roztargnienia, braku refleksji.

Inaczej wygląda sytuacji w przypadku wielkich projektów, które premierę będą miały np. za 2-3 lata, bądź też gdy klient rzeczywiście przedstawia nam swoje know-how po to aby nas wdrożyć i dokładnie przedstawić swoje oczekiwania. Wówczas klauzula poufności jest w pełni uzasadniona.

Odniosę się jeszcze do portfolio, o które pytałeś. To jest częsty problem, że klienci chcą blokować dopuszczalność wykorzystania projektu w portfolio, zasłaniając się właśnie poufnością.

Uważam, że łatwo rozwiązać ten problem. Przypominam, że informacje poufne to takie informacje, co do których podjęto kroki, aby zachować je w tajemnicy. Jeżeli klient publicznie korzysta z projektu w sieci i każdy ma do niego dostęp, to nie możemy mówić o informacji poufnej.

Nie widzę zatem przeszkód dla wykorzystywania projektu w portfolio w świetle zagadnienia poufności. Można dostrzec pewne problemy na gruncie praw autorskich, ale o tym porozmawiamy w kolejnej części tego programu.

Natomiast jeżeli jeszcze chodzi o poufność, to każdorazowo musimy się nad nią pochylić i zastanowić, czy naprawdę jest nam potrzebna. Jeżeli uważamy, że te postanowienia są zbędne, zwróćmy na to uwagę klientowi.

Nie zapominajmy również o tym, żeby spojrzeć na kary umowne, ponieważ naruszenie poufności bardzo często jest połączone z karą. Można spotkać przykłady, w których za samo przesłanie umowy do wglądu prawnikowi druga strona przewiduje karę liczoną w milionach złotych.

Uważam, że takie postanowienie wiele mówią o kulturze pracy i o tym, kim jest nasz klient. Nie stanowi problemu bezrefleksyjne wysłanie szablonu umowy, który zawiera takie postanowienia, o ile oczywiście klient po zwróceniu mu uwagi, rozsądnie podchodzi do tego.

Natomiast jeżeli klient na nasze uwagi odpowiada wzburzony i domaga się ich zachowania, to powinna się nam zapalić lampka ostrzegawcza. Czy rzeczywiście chcemy współpracować z kimś takim?

Czytanie umowy to nie tylko wyraz ostrożności, ale również sposób na poznanie drugiej strony.

Know-how w umowie z grafikiem

Michał: Co jeżeli klient rzeczywiście przekazuje nam swoje know-how? Jak możemy to opisać w umowie?

Wojciech: Przede wszystkim bardzo precyzyjnie. Nie posługujmy się ogólnymi zwrotami typu „wszelkie informacje technologiczne przekazane przez klienta stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa”.

To bowiem rodzi pytania czym są „wszelkie informacje technologiczne” i co ma pozostać w tajemnicy.

Jeżeli klient chce coś chronić, to powinien dokładnie wiedzieć, co dokładnie. Wówczas możemy wypunktować w umowie, że poufnością objęte są następujące elementy.

W takich sformułowaniach przejawia się sens ochrony poufności, ponieważ grafik wie czego się trzymać i nie ma obawy, że klient zarzuci mu naruszenie poufności przykładowo poprzez przedstawienie umowy do wglądu osobie trzeciej.

Michał: Jak rozumiem kluczowe jest zatem, aby doprecyzować zakres obowiązku poufności.

Wojciech: Dokładnie, musimy starannie opisać zakres tego obowiązku.

Zakaz konkurencji w umowie z grafikiem

Michał: Co jeżeli klient chce iść jeszcze dalej i wprowadza zakaz konkurencji? Czyli pragnie ograniczyć naszą swobodę współpracy z innymi podmiotami. Jak można sobie z tym poradzić? Czy można to jakoś obejść?

Wojciech: Obejść będzie bardzo ciężko. Jeżeli nie zadbamy o to, aby zostało to odpowiednio opisane w umowie, później będziemy musieli się do tego zastosować. Wszystko odbywa się na etapie negocjacji warunków umowy.

Zgłaszają się do mnie bardzo często osoby po szkodzie, które zawarły umowę z szerokim zakazem konkurencji. W takim przypadku niewiele mogę pomóc, ponieważ nie ma możliwości ucieczki od tego, chyba że druga strona nas zwolni z tego zakazu konkurencji.

Zakaz konkurencji pojawia się często w umowach równie bezrefleksyjnie jak obowiązek poufności. Klient wychodzi z założenia, że jak było w szablonie, to warto zostawić.

Zalecam dokładną lekturę tych postanowień, ponieważ niektóre umowy mają to opisane w tak szeroki sposób, że podpisanie takiej umowy, w zasadzie zakazywałoby nam wykonywanie zawodu grafika przez następne kilka lat.

Niewątpliwie postanowienia dotyczące zakazu konkurencji są dla grafika bardzo inwazyjne i należy na nie uważać.

Inną kwestią jest to, że można próbować te postanowienia zwalczyć, argumentując, że idą one za daleko i stanowią nadużycie. Czy jednak warto wikłać się w spory? Oczywiście, że nie.

Konieczne jest zatem uważne zapoznanie się z całością umowy. Jeżeli czegoś nie rozumiesz, przekaż do kontroli prawnikowi, który wytłumaczy ci niezrozumiałe postanowienia.

Ponadto negocjuj z klientem, nie zgadzaj się na zbyt szerokie zakazy konkurencji. Zwracam uwagę, że za okres trwania zakazu konkurencji możemy się również domagać od klienta wynagrodzenia.

Zdarza się, że klienci starają się sformułować umowę w taki sposób, że płacą jedynie za wykonanie prostej grafiki, a następnie zakazują grafikowi jakiejkolwiek pracy dla innych podmiotów przez 5 lat. Jest to skrajnie niesprawiedliwe.

Starajmy się zatem unikać takich sytuacji i czytajmy uważnie umowy.

Czas trwania zakazu konkurencji

Michał: Co jeżeli mam zawartą z klientem umowę na rok, w której zastrzeżono zakaz konkurencji przez rok od ustania współpracy. Kończy się nasza umowa i chciałbym podjąć pracę dla innego podmiotu, ale mój dotychczasowy klient podnosi, że nie mogę, ponieważ zakazuje mi tego nasza umowa. Co w takiej sytuacji?

Wojciech: W pierwszej kolejności patrzymy do umowy. To o czym mówisz, to zagadnienie zakazu konkurencji po ustaniu współpracy.

Jeżeli byłeś pracownikiem etatowym, to jesteś w najlepszej pozycji, ponieważ taki zakaz jest dopuszczalny pod warunkiem, że jest powiązany z wynagrodzeniem tzw. odszkodowaniem za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej.

Dlatego właśnie zazwyczaj w przypadku umowy o prace zakaz konkurencji nie obowiązuje po ustaniu zatrudnienia, ponieważ wiąże się to z nakładami finansowymi ze strony pracodawcy.

Natomiast w przypadku umów B2B klienci starają się przemycać te postanowienia o zakazie konkurencji po ustaniu współpracy.

Pojawiają się tutaj wątpliwości, czy taki zakaz może się pojawić nieodpłatnie, czy jednak musi być związany z wynagrodzeniem.

Moim zdaniem nie może być on bezpłatny. Zakaz stanowiący inaczej można według mnie zwalczać argumentując, że stanowi to nadużycie prawa podmiotowego, ponieważ w ramach jednego wynagrodzenia płatnego w przeszłości osoba zostaje pozbawiona możliwości zarobku przez kolejne X lat.

Jeżeli taki zakaz ma funkcjonować, to osoba musi mieć zapewnioną jakąś rekompensatę z tego tytułu.

Wobec tego jeżeli widzisz zakaz konkurencji po ustaniu współpracy w twojej umowie, to od razu pytaj klienta o wynagrodzenie z tego tytułu. Zazwyczaj w takim przypadku klienci rezygnują z zakazu konkurencji.

Indywidualna pomoc prawna

Potrzebujesz indywidualnego wsparcia w twojej sprawie? Wyślij wiadomość na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

Umowa dla grafika i współpraca z klientem – podsumowanie

Przebieg współpracy z klientem w dużej mierze zależy od ciebie.

Lubię powiedzenie, że ludzie zachowują się tak, jak im na to pozwalasz.

W tym przypadku, klient zachowuje się tak, jak pozwala mu na to umowa.

Umowa, jak zauważyłeś, to słowo klucz w tej części programu szkoleniowego. Zresztą nie tylko w tej, bo jej duże znaczenie pojawi się również przy okazji innych tematów podejmowanych w kolejnych odcinkach kursu.

Jeżeli chcesz zadbać o porządną umowę z klientem, możesz ułatwić sobie życie, kupując Pakiet dla grafika i zaopatrując się w szablony przydatnych dokumentów.

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące umowy i współpracy z klientem, możesz zadać je w komentarzu poniżej lub przesłać bezpośrednio do mnie na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.