Nawigacja

Internet zmienił wszystko. To hasło wyświechtane, banalne i śmieszne w swej doniosłości. Ale prawdziwe.

Internet zmienił wszystko i zmienia również prawo, które na zmiany jest jednak wyjątkowo oporne i za pomysłowością Internetu nie nadąża.

Za jedną z najważniejszych konsekwencji rozwoju sieci wskazuje się rewolucję w metodach komunikacji międzyludzkiej. Dzięki Internetowi, jesteśmy w stanie komunikować się ze sobą szybko, tanio i na dowolną odległość.

Zalety te zostały wykorzystane również przy zawieraniu umów, który to proces równie często co komunikacja codzienna, przenoszony jest do sieci.

W dzisiejszym wpisie, uwagę chciałbym poświęcić zawieraniu umów przy wykorzystaniu poczty e-mail.

Co to jest umowa?

By zawrzeć umowę, wiedzieć należy, czym ta umowa w ogóle jest. Dlatego na początek postraszę prawniczym żargonem i powiem, że umowa to dwustronna czynność prawna polegająca na złożeniu zgodnych oświadczeń woli przez strony.

Brzmi poważnie i groźnie, czyli tak jak przystało na obnoszącego się ze swoją dumą prawnika. W praktyce, na czym polega umowa, każdy czuje.

  • Jacek przekazuje samochód Andrzejowi, Andrzej płaci Jackowi kilka / kilkanaście tysięcy złotych i mamy umowę sprzedaży.
  • Pankracy pomieszkuje w mieszkaniu Walentego, płaci mu za każdy miesiąc kilka stówek i mamy umowę najmu.
  • Mikołaj pisze na zamówienie dla Agnieszki pracę zaliczeniową z polskiego i mamy umowę o dzieło.

Proste? Ach, banalne! Skutkiem każdej umowy jest określone zachowanie stron. Ktoś robi coś, by ktoś inny zrobił coś w zamian.

Dlaczego? Bo tak się strony umówiły.

Wykonanie umowy jest zatem następstwem jej zawarcia, które wymaga porozumienia (konsensu) stron co do treści tejże umowy – czyli tego, co każdy ma zrobić.

Zawarcie umowy

Ustaliliśmy, że umowa zostaje zawarta poprzez poprzez złożenie przez strony zgodnych oświadczeń woli. Świetnie.

Zatem odpowiedzią na pytanie zawarte w tytule wpisu, będzie ustalenie, czy do złożenia tychże oświadczeń może dojść poprzez wysłanie wiadomości e-mail.

Z pomocą przychodzi art. 60 Kodeksu cywilnego.

Art. 60 KC Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Z przytoczonego przepisu wynika, że oświadczenie woli może przybrać dowolną formę. Przyjmuje się, że osoba może wyrazić swoją wolę:

  • wprost (przez ustne lub pisemne złożenie określonego oświadczenia woli)
  • w sposób dorozumiany (przez każde zachowanie, ujawniające wolę dokonania określonej czynności)

Ustne lub pisemne złożenie oświadczenia woli nie budzi wątpliwości. Jeśli chodzi natomiast o sposób dorozumiany, warto wesprzeć się przykładami:

  • wskazanie w sklepie palcem produktu, który chce się kupić – oświadczenie woli o zawarciu umowy sprzedaży
  • zajęcie miejsca w autobusie – oświadczenie woli o zawarciu umowy przewozu

Skoro zatem oświadczenie woli złożone może być w dowolnej formie, nie budzi wątpliwości, że umowa może zostać zawarta również przez wymianę wiadomości e-mail.

Przy czym, złożenie oświadczenia woli przez e-mail będzie najczęściej traktowane jako wyrażenie woli w sposób dorozumiany.

Zgodnie bowiem z art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego, by e-mail uznać za formę pisemną, musiałby on być opatrzony podpisem elektronicznym.

Art. 78 § 2 KC Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Forma umowy: e-mail nie zawsze wystarczy

Ze względu na uznanie wiadomości e-mail za wyrażenie woli w sposób dorozumiany, nie zawsze będzie możliwe zawarcie ważnej umowy tą drogą.

Wynika to z faktu, że ustawodawca przewidział dla niektórych umów wymóg zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przykładowo, formy pisemnej wymagają:

  • umowa przenosząca autorskie prawa majątkowe,
  • umowa licencyjna wyłączna,
  • umowa sprzedaży nieruchomości (wymóg formy pisemnej szczególnej: aktu notarialnego).

Umowa zawarta z niezachowaniem formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności jest po prostu nieważna, a więc nie dochodzi do skutku, strony nie są nią związane.

W przypadku, gdy dana umowa nie wymaga zachowania szczególnej formy, może zostać zawarta w formie dowolnej, a więc pisemnej, ustnej i dorozumianej.

W takiej sytuacji, wymiana maili może zostać uznana za wiążącą strony umowę.

E-mail może budzić wątpliwości

Mimo braku wymogu zachowania formy pisemnej, nie zawsze wymiana wiadomości e-mail, wystarczy, by uznać umowę za zawartą. W przypadku bowiem oświadczeń woli składanych w sposób dorozumiany, istotnego znaczenia nabiera ich interpretacja.

Po pierwsze, ustalić należy, czy do złożenia oświadczenia woli w ogóle doszło. Zgodnie bowiem z przytoczonym wcześniej art. 60 Kodeksu cywilnego, określone zachowanie można uznać za oświadczenie woli, jeśli wyraża wolę osoby w sposób dostateczny.

Każdorazowo należy zastanowić się, czy treść wiadomości e-mail w sposób jednoznaczny i jasny wskazuje na wolę zawarcia określonej umowy.

Kowalski jest entuzjastą muzyki. W wolnych chwilach pisuje recenzje swoich ulubionych płyt. Jego kolega prowadzi zasięgowy portal muzyczny, na którym publikuje artykuły, felietony, wywiady i recenzje.Kowalski wysyła mu na maila swoją ostatnią recenzję z dopiskiem, by zobaczył, czy mu się podoba. Kolega Kowalskiego publikuje ją na swoim portalu bez żadnych dodatkowych ustaleń. Tłumaczy, że Kowalski wysyłając mu ją na pocztę, udzielił mu jednocześnie licencji na publikację. Kolega postąpił w tym przypadku zbyt pochopnie. Wiadomości Kowalskiego nie można uznać za dorozumiane udzielenie licencji.

Po drugie, między stronami dojść może do sporu nie o to, czy umowa została zawarta, lecz na jakich warunkach. Z wiadomości e-mail wynika, że strony zawarły umowę, ale obie mają odmienne wyobrażenia co do jej treści.

Zmieniając odrobinę stan faktyczny przedstawiony powyżej, Kowalski w mailu do kolegi napisał, że jeśli recenzja mu się spodoba, może ją opublikować. Kolega i owszem – opublikował ją – ale nie tylko na portalu, ale również w drukowanym magazynie znajomego. Kowalski twierdzi, że jego wolą było rozpowszechnienie recenzji tylko na portalu internetowym, a jego kolega powołuje się, że potraktował mail Kowalskiego jako zgodę na publikację w wielu miejscach.

Zawsze bezpieczniej na piśmie

Przedstawione powyżej problemy z interpretacją treści wiadomości e-mail pokazują, że umowę wprawdzie można zawrzeć przez e-mail, ale w praktyce generuje to rozmaite spory.

Wszystko jest pięknie, dopóki strony są zgodne co do istnienia i treści umowy. Problem pojawia się w sytuacji, gdy zaczynają wzajemnie kwestionować swoje zachowanie.

Największą wadą umów zawieranych przez e-mail są trudności dowodowe. W razie sporu, strony będą musiały udowodnić istnienie (bądź nieistnienie) określonej umowy i treść jej postanowień.

Wprawdzie dowód w postaci zachowanych wiadomości e-mail jest prawnie dopuszczalny, ale w praktyce może powodować różne komplikacje w toku postępowania dowodowego.

Strony mogą chociażby kwestionować autentyczność wiadomości, czy tożsamość ich pochodzenia, a w końcu wymiana maili może być tak obfita, że trudno będzie ostatecznie ustalić warunki zawartej umowy. Ostateczne słowo należeć będzie do sądu, który uzna, czy do zawarcia umowy doszło i jaka jest jej treść.

Dla pewności i poczucia bezpieczeństwa, zawsze warto dążyć do zawarcia umowy na piśmie – nawet jeśli nie jest to konieczny wymóg jej ważności.

Podsumowanie

Umowa zawarta przez e-mail będzie ważna, jeśli:

  • przepisy nie wymagają zachowania dla danej umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności
  • z treści korespondencji e-mail wynikać będzie w sposób nie budzący wątpliwości wola zawarcia umowy

Niezależnie jednak od skuteczności umowy zawartej przez e-mail, swoje interesy warto zabezpieczyć umową na piśmie.

Potrzebujesz poradzić się, czy zawarłeś ważną umowę albo zabezpieczyć swoje interesy w związku z zawieraną umową? Mogę ci pomóc.

Napisz do mnie na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

Podobał ci się ten wpis? Udostępnij go innym. Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to dosłownie chwilę.

Przeczytaj również:

Zdjęcie w nagłówku autorstwa mama.

To wszystko na dzisiaj, dziękuję za uwagę! Jeśli podoba Ci się u mnie, zapraszam do subskrypcji newslettera.

Powyższych zgód udzielasz mi, czyli Wojciechowi Wawrzak, prowadzącemu działalność gospodarczą pod firmą “Usługi prawne i księgowe Wojciech Wawrzak” z siedzibą w Łodzi (93-279), ul. Tatrzańska 91/51.

  • Red

    Bzdura jez zalozenie ( lub niedopuszczenie mozliwosci w tym artykule), ze w mailu nie mozna precyzyjnie okreslic warunkow umowy. nprzyklad kowalskiego jest zenujacy, bo kowalski kogl napisac, przesylamart do 1razowej publikacji, tylko pod adresem, za x zloty netto.

    • Oczywiście, że można. Tyle, że w takiej zwykłej korespondencji o wiele łatwiej jest przeoczyć niektóre rzeczy, niż w spisanej umowie (czy nawet wysłanej PDF-em), jak i druga strona może próbować się tłumaczyć, że ok, zgodziła się na tę część emaila, ale drugą pominęła itp. Bezpieczniej zawsze jest spisać konkrety i nawet wysłać emailem jako wzór umowy przed rozpoczęciem współpracy, a jeszcze bezpieczniej jest, jeśli obie strony ją podpiszą.

  • Marta

    no dobrze, a jak się to ma do wypowiedzenia umowy, np. abonamentu za internet?

    • To zależy, co przewiduje umowa o internet. Najczęściej przewiduje konieczność wypowiedzenia na piśmie, a wtedy e-mail nie wystarczy.

  • wiola

    czy jeżeli pracodawca ma jedynie zdjęcie naszej umowy zlecenia, czy tka umowa jest ważna?

    • Umowa zlecenia nie wymaga dla swojej ważności zachowania szczególnej formy. Nawet umowa zawarta ustnie jest ważna. Utrwalenie umowy to tylko kwestia dowodowa.

      • Sebastian Jakubiec

        Pytanie, czy skan/foto z własnoręcznym podpisem przesłany elektronicznie należy uznać za wersję pisemną czy elektroniczną? 🙂

        • Na pewno nie jest to forma pisemna. To tzw. zalążek, zaczątek formy pisemnej.

  • Sesil

    Witam. Chciałabym się dowiedzieć, czy internetowa rejestracja uczestnictwa w konferencji naukowej może być jednocześnie zawarciem umowy z organizatorem? Czy jestem zobowiązana zapłacić za nią, jeżeli nie brałam w niej czynnego udziału?

    • Dzień dobry! Wszystko zależy od regulaminu internetowej rejestracji. Jeśli zawarto w regulaminie, że prowadzi do zawarcia umowy, to do zawarcia umowy dochodzi.

  • Adamoo

    Dzień dobry. Panie Wojciechu, mam pytanie, otóż pisze Pan iż “Wynika to z faktu, że usta­wo­dawca prze­wi­dział dla nie­któ­rych umów wy­móg za­cho­wa­nia formy pi­sem­nej pod ry­go­rem nie­waż­no­ści. Przykładowo, formy pi­sem­nej wy­ma­gają: (…) umowa li­cen­cyjna wy­łączna,(…)”. Ok, czyli rozumiem że umowa li­cen­cyjna nie­wy­łączną mogę bez problemu zarzec mailem?
    To teraz taka sytuacja: “Kowalski jest en­tu­zja­stą mu­zyki. W wol­nych chwi­lach pi­suje re­cen­zje swo­ich ulu­bio­nych płyt. Jego ko­lega pro­wa­dzi za­się­gowy por­tal mu­zyczny, na któ­rym pu­bli­kuje ar­ty­kuły, fe­lie­tony, wy­wiady i recenzje. Kowalski wy­syła mu na ma­ila swoją ostat­nią re­cen­zję z do­pi­skiem w którym wyraża zgodę na ekslploatację jego recenzji” – czy skoro jeden i drugi publikuje te recenzje to dochodzi tu do umowa li­cen­cyjnej nie­wy­łącznej? Czy w takim razie kolega Kowalskiego może już korzystać z jego recenzji?

  • Gość

    Mam pytanie odnośnie stron które pośredniczą w podpisaniu umowy, takich jak docusign lub podpisz.to – mianowicie mam wątpliwości, czy trzeba najpierw fizycznie podpisywać dokument który będzie nas uwierzytelniał w tego typu systemach, czy też jak piszą na podpisz.to – wystarczy drobna weryfikacja jak wysłanie 1 gr z konta bankowego jak sposób na uwierzytelnienie? Paypal z tego co wiem wysyła również uwierzytelnienia z konta bankowego. W takim przypadku podpisanie umów byłoby prostsze, bo bardziej złożone dokumenty możnaby podpisywać kliknięciem. Pytanie tylko, jak w praktyce potraktuje to sąd.

    • Od razu powiem, że jeśli chodzi o umowy, które muszą być pod rygorem nieważności zawarte w formie pisemnej, takie podpisanie umowy przez serwis i tak będzie niewystarczające.

  • Kamil

    Taki przykład: Jestem programistą, mieszkam w Poznaniu i dogadałem się z firmą z Warszawy ze będę dla nich pracował przy stronie www (czyli w grę wchdzą prawa autorskie). Dogadaliśmy treść umowy (o przeniesieniu autorskich praw majątkowych na firmę z Wawy) i prezes warszawskiej firmy podesłał mi podpisany skan umowy. Ja wydrukowałem go, również podpisałem, następnie zeskanowałem i wysłałem mu z powrotem. Kluczowe pytanie: czy w ten sposób sporządzona i podpisana umowa jest ważna czy nie jest ważna?

    • Kamil

      oczywiscie chodzi o sytuacjie gdzie prezes podesłał mi skan emailem i ja mu po podpisaniu również odesłałem skan emailem.

      • Skan podpisu nie spełnia wymagań formy pisemnej, zatem w takiej sytuacji nie możemy powiedzieć, że została zachowana forma pisemna, która dla umowy o przeniesienie praw autorskich wymagana jest pod rygorem nieważności.

        • Kamil

          Dziękuję za odpowiedź. No to trochę lipa. Czyli zamiast emailem, rozumiem, prezes warszawskiej firmy powinien podesłać mi tradycyjną pocztą podpisane dwie kopie umowy, a ja mu powinienem z powrotem odesłać pocztą jedną z nich podpisaną przeze mnie. Czyli w takiej sytuacji mój pracodawca jest w gorszej sytuacji rozumiem.

          • Tak, w interesie firmy jest zawarcie umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych w formie pisemnej, czyli tak jak opisałem to w komentarzy wyżej. To oni chcą nabyć autorskie prawa majątkowe.

          • Kamil

            dziękuję bardzo za rozwianie wątpliwości 🙂

          • Kłaniam się!

  • Dzień dobry, mam pytanie. Klient zamawia usługę drogą mailową, a po jej wykonaniu odpowiada, że już się rozmyślił, nie jest usatysfakcjonowany (choć wykonawca wielokrotnie zawiadamia o możliwości poprawy, tak by wykonana praca spełniała oczekiwania klienta). Czy wystarczającym dowodem jest wiadomość mailowa, w której zleceniodawca wyraźnie napisał: “zamawiam usługę xxx w kwocie xxx zł w terminie xxxx”? Czy można taką sprawę skierować do sądu?

    • Dzień dobry! Jak najbardziej można argumentować, że doszło do zawarcia umowy. Umowa może być zawarta również przez e-mail.

  • Ala

    Witam proszę o pomoc.
    Bylam zarejesrtowana na platformie agencji pracy. Umowe zlecenie podpisywalam online moim haslem. Umowy te zawsze byly dostepne na platformie, jednak po modernizacji strony moich umow nigdzie nie ma. W jaki sposób mogę je odzyskac? Agencja nie odpowiada na maile…

  • Agnieszka

    Dzień dobry. Zawarto umowę najmu mieszkania na piśmie. Następnie – przed upływem terminu obowiązywania umowy – obie strony (korespondencyjnie – poprzez wiadomości email) ustaliły, że przedłużają termin umowy najmu i wysokość czynszu. Czy konieczne jest sporządzenie aneksu w formie pisemnej do takiej umowy – czy wystarczy zachować korespondencję elektroniczną podczas której wyraźnie obie strony wyraziły zgodę na zmianę postanowień tej umowy?

    • Dzień dobry, Pani Agnieszko! Niestety nie zajmuję się umowami najmu.

  • Tatiana_G.

    W przypadku przedsiębiorcy chyba zawsze potrzebny jest taki e-podpis: https://infinite.pl/oferta/infinite-ecm.html, prawda?

  • Seven Oceans

    Dobry wieczór
    Bardzo ciekawy blog. Dziękuję za przydatne informacje.
    Chciałabym dopytać w temacie umowy przez maila. Czy jest ona również ważna jeśli dotyczy obcokrajowca ? Z Pana tekstu wnioskuję,że taka forma umowy jest wystarczająca,jako dowód przy rozliczeniu podatkowym,czy dobrze zrozumiałam ?

  • Kamil

    Witam, mam pytanie co do odsprzedaży autorskich praw majątkowych. Otóż zamówiłem logo od firmy A, a firma A zleciła wykonanie logo autorowi B. Autor B wykonał logo i spisał umowę z firmą A o przeniesienie wszystkich autorskich praw majątkowych. I teraz pytanie i problem: czy gdy ja kupię od firmy A logo i spiszemy umowę o przeniesienie wszystkich autorskich praw majątkowych do logo z firmy A na moją rzecz to czy również firma A musi mi przekazać orginał(lub kopie) umowy jaką zawarła z autorem B?

    Problem pojawia się gdy nie będę posiadał umowy zawartej między A i B i rozkrecę biznes i moje logo stanie się rozpoznawalne i wiele warte – wtedy gdy firma A i autor B dowiedzą się o tym, mogą się umówić że autor B nigdy z firmą A żadnej umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych nie podpisywali – a zatem wyjdzie na to defacto że firma A nigdy nie miała praw do logo (więc sprzedała mi coś czego nie miała) a zatem i ja nie mam żadnych praw (i zapewne w tej sytuacji co najwyżej firma A zwróci mi wartość logo jakie w tamtym czasie jej zapłaciłem zanim stało się ono znane i rozpoznawalne) i w tej sytuacji autor B może życzyć sobie dużo wiekszej kwoty odemnie.

    Więc czy firma A musi mi przekazać umowę zawartą między autorem B w momencie gdy odsprzedaje mi autorskie prawa majątkowe?

    Pozdrawiam Serdecznie

    • Dzień dobry, Panie Kamilu! W tej sytuacji powinien Pan zawrzeć w umowie z firmą A oświadczenie tejże firmy, że posiada pełnię autorskich praw majątkowych plus zabezpieczyć się umownie na wypadek, gdyby okazało się, że oświadczenie było nieprawdziwe. Proszę również pamietać o zabezpieczeniu autorskich praw osobistych, nie ograniczając się wyłącznie do praw majątkowych.

      • Kamil

        dziękuję za odpowiedź 🙂

  • Jano

    Witam.Mam pytanie odnośnie umowy kredytu konsumenckiego zawartego na odległość.Jeżeli umowa na trwałym nośniku nie zawiera oświadczenia woli kredytobiorcy a przedsiębiorca wysłał ta samą umowę pocztą że swoim podpisem i kredytobiorca się podpisze na takiej umowie to czy mimo że pierwsza umowa jest nieważna to podpisy na umowie przesłanej pocztą stwierdzają ważność tej samej umowy

  • Gosia

    Witam. Moje pytanie dotyczy zawarcia umowy poprzez e-mail. Przesłano mi draft (wersja robocza) umowy zlecenie do zapoznania się. Warunki tej umowy zapowiadały się dobrze, więc odesłałam mail z treścią “potwierdzam akceptowanie warunków umowy” (wcześniej byłam ponaglana, że im szybciej się zgodzę tym lepiej) podpisu elektronicznego nie posiadam, więc takowego pod tą umową nie złożyłam. Potem dostałam lepszą (normalną umowę) propozycję pracy. Po przesłaniu maila z moją rezygnacją, Pan odsełał mi wiadomość, iż wiąże nas umowa , w związku z czym grozi mi kara do 5000 pln + roszczenia tej firmy. A jedyną opcją rozstania się jest miesięczny okres wypowiedzenie (tak jest w umowie), czy można jakoś wybrnąć z tego??? Pilnie potrzebuję pomocy

    • Dzień dobry, Pani Gosiu! Nie udzielam indywidualnych konsultacji w ramach komentarzy. Powiem jedynie, że umowa zawarta w taki sposób, w jaki Pani opisała, jest ważna i skuteczna. Jeżeli chodzi o ewentualną karę, nie wiem, jaka miałaby być jej podstawa, ponieważ nie znam treści umowy.

  • Joanna Wilczyńska

    A w jaki sposób wysłać emailem do zagranicznego zleceniodawcy oświadczenia o przeniesieniu praw autorskich żeby było ono ważne do celów rozliczenia podatków w Polsce?

    • Dzień dobry, Pani Joanno! Musiałaby Pani dysponować podpisem elektronicznym. Jeżeli go Pani nie ma, to skutecznie praw autorskich majątkowych Pani nie przeniesienie, ale posiadanie choćby dokumentu ze zeskanowanymi podpisami wystarczy, by uznać, że doszło do udzielenia licencji.

  • Malgorzata Olszanowska

    Czy dopuszczalne jest zawieranie umów cywilnoprawnych (zlecenie) z pracownikami tylko i wyłącznie elektronicznie np. za pomocą systemu elektronicznego gdzie każdy użytkownik ma swoje indywidualne konto? Czy może jednak w takim przypadku konieczna jest forma papierowa. Czy taki podpisany przez pracownika za pomocą unikatowego loginu, bez zastosowania podpisu kwalifikowanego ma pełną ważność? Czy podczas podpisywania powinna być zastosowana dodatkowa weryfikacja np. poprzez wpisanie kodu otrzymanego sms na tel. pracownika?

    • Dzień dobry, Pani Małgorzato! Prawo nie przewiduje wymogu zachowania szczególnej formy dla samej umowy zlecenie. Może być ona zawarta w dowolnej formie.

  • Zbigniew Bernacki

    Czy wyrazenie woli w e-mailu a nastepnie skanowane umowy z podpisami stron maja prawomocnośc? Np umowa o poufności wymienianej tresci ndp podpiana i zeskanowana

  • Beata Faron

    Witam, wykonuję umowę o dzieło (z przeniesieniem autorskich praw majątkowych) dla obcokrajowca – umowa jako taka została spisana, pan płaci, ja odprowadzam podatek. Bardzo mało prawdopodobne że przyśle mi podpisaną umowę. Jak wygląda sytuacja w razie kontroli podatkowej?