Czy umowa zawarta przez e-mail jest ważna?

Internet zmienił wszystko. To hasło wyświechtane, banalne i śmieszne aw swej doniosłości. Ale prawdziwe.

Internet zmienił wszystko i zmienia również prawo, które na zmiany jest jednak wyjątkowo oporne i za pomysłowością Internetu nie nadąża.

Za jedną z najważniejszych konsekwencji rozwoju sieci wskazuje się rewolucję w metodach komunikacji międzyludzkiej. Dzięki Internetowi, jesteśmy w stanie komunikować się ze sobą szybko, tanio i na dowolną odległość.

Zalety te zostały wykorzystane również przy zawieraniu umów, który to proces równie często co komunikacja codzienna, przenoszony jest do sieci.

W dzisiejszym wpisie, uwagę chciałbym poświęcić zawieraniu umów przy wykorzystaniu poczty e-mail.

Spis treści

Co to jest umowa?

By zawrzeć umowę, wiedzieć należy, czym ta umowa w ogóle jest. Dlatego na początek postraszę prawniczym żargonem i powiem, że umowa to dwustronna czynność prawna polegająca na złożeniu zgodnych oświadczeń woli przez strony.

Brzmi poważnie i groźnie, czyli tak jak przystało na obnoszącego się ze swoją dumą prawnika. W praktyce, na czym polega umowa, każdy czuje.

• Jacek przekazuje samochód Andrzejowi, Andrzej płaci Jackowi kilka / kilkanaście tysięcy złotych i mamy umowę sprzedaży.
• Pankracy pomieszkuje w mieszkaniu Walentego, płaci mu za każdy miesiąc kilka stówek i mamy umowę najmu.
• Mikołaj pisze na zamówienie dla Agnieszki pracę zaliczeniową z polskiego i mamy umowę o dzieło.

Proste? Ach, banalne! Skutkiem każdej umowy jest określone zachowanie stron. Ktoś robi coś, by ktoś inny zrobił coś w zamian.

Dlaczego? Bo tak się strony umówiły.

Wykonanie umowy jest zatem następstwem jej zawarcia, które wymaga porozumienia (konsensu) stron co do treści tejże umowy – czyli tego, co każdy ma zrobić.

Zawarcie umowy

Ustaliliśmy, że umowa zostaje zawarta poprzez poprzez złożenie przez strony zgodnych oświadczeń woli. Świetnie.

Zatem odpowiedzią na pytanie zawarte w tytule wpisu, będzie ustalenie, czy do złożenia tychże oświadczeń może dojść poprzez wysłanie wiadomości e-mail.

Z pomocą przychodzi art. 60 Kodeksu cywilnego.

Art. 60 KC Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Z przytoczonego przepisu wynika, że oświadczenie woli może przybrać dowolną formę. Przyjmuje się, że osoba może wyrazić swoją wolę:

• wprost (przez ustne lub pisemne złożenie określonego oświadczenia woli)
• w sposób dorozumiany (przez każde zachowanie, ujawniające wolę dokonania określonej czynności)

Ustne lub pisemne złożenie oświadczenia woli nie budzi wątpliwości. Jeśli chodzi natomiast o sposób dorozumiany, warto wesprzeć się przykładami:

• wskazanie w sklepie palcem produktu, który chce się kupić – oświadczenie woli o zawarciu umowy sprzedaży
• zajęcie miejsca w autobusie – oświadczenie woli o zawarciu umowy przewozu

Skoro zatem oświadczenie woli złożone może być w dowolnej formie, nie budzi wątpliwości, że umowa może zostać zawarta również przez wymianę wiadomości e-mail.

Przy czym, złożenie oświadczenia woli przez e-mail będzie najczęściej traktowane jako wyrażenie woli w sposób dorozumiany.

Zgodnie bowiem z art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego, by e-mail uznać za formę pisemną, musiałby on być opatrzony podpisem elektronicznym.

Art. 78 § 2 KC Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Forma umowy: e-mail nie zawsze wystarczy

Ze względu na uznanie wiadomości e-mail za wyrażenie woli w sposób dorozumiany, nie zawsze będzie możliwe zawarcie ważnej umowy tą drogą.

Wynika to z faktu, że ustawodawca przewidział dla niektórych umów wymóg zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przykładowo, formy pisemnej wymagają:

• umowa przenosząca autorskie prawa majątkowe,
• umowa licencyjna wyłączna,
• umowa sprzedaży nieruchomości (wymóg formy pisemnej szczególnej: aktu notarialnego).

Umowa zawarta z niezachowaniem formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności jest po prostu nieważna, a więc nie dochodzi do skutku, strony nie są nią związane.

W przypadku, gdy dana umowa nie wymaga zachowania szczególnej formy, może zostać zawarta w formie dowolnej, a więc pisemnej, ustnej i dorozumianej.

W takiej sytuacji, wymiana maili może zostać uznana za wiążącą strony umowę.

E-mail może budzić wątpliwości

Mimo braku wymogu zachowania formy pisemnej, nie zawsze wymiana wiadomości e-mail, wystarczy, by uznać umowę za zawartą. W przypadku bowiem oświadczeń woli składanych w sposób dorozumiany, istotnego znaczenia nabiera ich interpretacja.

Po pierwsze, ustalić należy, czy do złożenia oświadczenia woli w ogóle doszło. Zgodnie bowiem z przytoczonym wcześniej art. 60 Kodeksu cywilnego, określone zachowanie można uznać za oświadczenie woli, jeśli wyraża wolę osoby w sposób dostateczny.

Każdorazowo należy zastanowić się, czy treść wiadomości e-mail w sposób jednoznaczny i jasny wskazuje na wolę zawarcia określonej umowy.

Kowalski jest entuzjastą muzyki. W wolnych chwilach pisuje recenzje swoich ulubionych płyt. Jego kolega prowadzi zasięgowy portal muzyczny, na którym publikuje artykuły, felietony, wywiady i recenzje.Kowalski wysyła mu na maila swoją ostatnią recenzję z dopiskiem, by zobaczył, czy mu się podoba. Kolega Kowalskiego publikuje ją na swoim portalu bez żadnych dodatkowych ustaleń. Tłumaczy, że Kowalski wysyłając mu ją na pocztę, udzielił mu jednocześnie licencji na publikację. Kolega postąpił w tym przypadku zbyt pochopnie. Wiadomości Kowalskiego nie można uznać za dorozumiane udzielenie licencji.

Po drugie, między stronami dojść może do sporu nie o to, czy umowa została zawarta, lecz na jakich warunkach. Z wiadomości e-mail wynika, że strony zawarły umowę, ale obie mają odmienne wyobrażenia co do jej treści.

Zmieniając odrobinę stan faktyczny przedstawiony powyżej, Kowalski w mailu do kolegi napisał, że jeśli recenzja mu się spodoba, może ją opublikować. Kolega i owszem – opublikował ją – ale nie tylko na portalu, ale również w drukowanym magazynie znajomego. Kowalski twierdzi, że jego wolą było rozpowszechnienie recenzji tylko na portalu internetowym, a jego kolega powołuje się, że potraktował mail Kowalskiego jako zgodę na publikację w wielu miejscach.

Zawsze bezpieczniej na piśmie

Przedstawione powyżej problemy z interpretacją treści wiadomości e-mail pokazują, że umowę wprawdzie można zawrzeć przez e-mail, ale w praktyce generuje to rozmaite spory.

Wszystko jest pięknie, dopóki strony są zgodne co do istnienia i treści umowy. Problem pojawia się w sytuacji, gdy zaczynają wzajemnie kwestionować swoje zachowanie.

Największą wadą umów zawieranych przez e-mail są trudności dowodowe. W razie sporu, strony będą musiały udowodnić istnienie (bądź nieistnienie) określonej umowy i treść jej postanowień.

Wprawdzie dowód w postaci zachowanych wiadomości e-mail jest prawnie dopuszczalny, ale w praktyce może powodować różne komplikacje w toku postępowania dowodowego.

Strony mogą chociażby kwestionować autentyczność wiadomości, czy tożsamość ich pochodzenia, a w końcu wymiana maili może być tak obfita, że trudno będzie ostatecznie ustalić warunki zawartej umowy. Ostateczne słowo należeć będzie do sądu, który uzna, czy do zawarcia umowy doszło i jaka jest jej treść.

Dla pewności i poczucia bezpieczeństwa, zawsze warto dążyć do zawarcia umowy na piśmie – nawet jeśli nie jest to konieczny wymóg jej ważności.

Podsumowanie

Umowa zawarta przez e-mail będzie ważna, jeśli:

• przepisy nie wymagają zachowania dla danej umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności
• z treści korespondencji e-mail wynikać będzie w sposób nie budzący wątpliwości wola zawarcia umowy

Niezależnie jednak od skuteczności umowy zawartej przez e-mail, swoje interesy warto zabezpieczyć umową na piśmie.

Potrzebujesz poradzić się, czy zawarłeś ważną umowę albo zabezpieczyć swoje interesy w związku z zawieraną umową? Mogę ci pomóc.

Napisz do mnie na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

Przeczytaj również:

• • 3 powody, dla których warto spisać umowę
  • Umowa dla freelancera: wszystko, co musisz wiedzieć, zanim podpiszesz

Zdjęcie w nagłówku autorstwa mama.

Bonus: kurs on-line

Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób samodzielnie przygotować umowę dotyczącą praw autorskich albo po prostu taką umowę zrozumieć, zweryfikować i umieć negocjować?

Jako dodatek do tego artykułu przygotowałem 9-dniowy kurs e-mailowy poświęcony umowom dotyczącym praw autorskich.

Udział w kursie jest nieodpłatny.

Kurs polega na tym, że przez 9 dni otrzymujesz wiadomości dotyczące poszczególnych elementów umowy. Rozprawiamy się z tematami takimi jak:

• strony umowy,
• preambuła,
• definicje,
• przedmiot umowy,
• szczegółowe postanowienia licencyjne,
• prawa zależne i osobiste,
• odpowiedzialność z tytułu naruszenia praw autorskich,
• wynagrodzenie,
• postanowienia końcowe.

Kurs dostępny jest wyłącznie dla subskrybentów newslettera. Jeżeli chcesz wziąć w nim udział, zapisz się do newslettera korzystając z poniższego formularza, a zostaniesz również automatyczny zapisany do grupy uczestników kursu.