Świadczysz usługi wirtualnej asystentki i potrzebujesz umowy do przedstawienia swojemu klientowi? A może chcesz zatrudnić wirtualną asystentkę i zastanawiasz się jak stworzyć odpowiedni kontrakt? W obu przypadkach jesteś w dobrym miejscu. Dzisiaj zdradzę ci kilka tajemnic o umowie z wirtualną asystentką.
Spis treści
Podcast – wersja audio artykułu
Jeżeli wolisz słuchać niż czytać, możesz odsłuchać odcinek podcastu poświęcony umowie z wirtualną asystentką.
Niestety, ale wybrałeś/aś brak obsługi Soundcloud w menu cookies. Zmień to ustawienie, żeby zobaczyć w tym miejscu odtwarzacz.
Podobał ci się odcinek? Udostępnij go innym. Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to dosłownie chwilę.
Wszystkie pozostałe odcinki podcastu „Prawo dla kreatywnych” znajdziesz na podstronie poświęconej podcastowi.
Umowa z wirtualną asystentką – czy rzeczywiście potrzebna?
Zanim porozmawiamy o samej treści umowy z wirtualną asystentką, najpierw kwestia wstępna – czy umowa w ogóle jest potrzebna?
Najłatwiej i najkorzystniej dla prawnika byłoby odpowiedzieć „Tak, oczywiście, umowa to rzecz podstawowa”. Ja cenię sobie jednak przede wszystkim uczciwość i szczerość w kontaktach z klientami, dlatego powiem ci, że bez umowy też możesz sobie poradzić.
Jak to możliwe? Ano tak, że nawet gdy nie zawrzesz umowy na piśmie, to ta umowa i tak jest. Zaskoczony? Pozwól, że posłużę się tutaj przykładem.
Umowę z wirtualną asystentką również możesz zawrzeć w dowolnej formie, np. ustalając szczegóły współpracy w mailu. Tak, będzie to wiążąca umowa.
Po co zatem w ogóle podpisywać jakiekolwiek umowy?
Choćby po to by całość zasad współpracy mieć spisanych w jednym miejscu i potwierdzonych podpisem. Wyciągasz umowę, czytasz i wiesz, jak powinna wyglądać współpraca.
Również dlatego by mieć w umowie spisane procedury wyjścia z problematycznych sytuacji. Umowy zawiera się na złe czasy. Przewidując wcześniej ewentualne problemy, możesz zabezpieczyć się w umowie na wypadek ich zaistnienia. Gdyby coś poszło nie tak, będziesz mieć jasną ścieżkę postępowania, oszczędzisz sobie stresu i niepewności.
W przypadku wirtualnej asystentki jest jeszcze jeden powód, dla którego umowa nie tyle jest przydatna, co wręcz niezbędna. Chodzi o prawa autorskie.
Prawa autorskie w pracy wirtualnej asystentki
Jeżeli wirtualna asystentka w ramach swojej pracy będzie zajmować się jakimiś działaniami twórczymi, może zdarzyć się tak, że efekty jej pracy będą uznawane za utwory w rozumieniu prawa autorskiego. Może chodzić np. o teksty, grafiki, wideo.
W takiej sytuacji, osoba zatrudniająca wirtualną asystentkę powinna być dla swojego bezpieczeństwa zainteresowana nabyciem praw do stworzonych w ten sposób utworów.
Właśnie tutaj pojawia się jeden z wyjątków odnośnie formy umowy. Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeżeli forma pisemna nie zostanie zachowana, to do przeniesienia praw w ogóle nie dochodzi.
Zatem nawet jeżeli ufamy sobie bezgranicznie, nie przewidujemy żadnych problemów (z doświadczenia wiem jednak, że takie przewidywania często okazują się błędne) czy też po prostu spisujemy wszystko na mailach, nie chcąc bawić się w umowy, to gdy w grę wchodzą prawa autorskie, umowa na piśmie być musi.
Inaczej prawa autorskie pozostaną przy twórcy i może zdarzyć się tak jak w sytuacji jednego z moich klientów, którzy został po wielu latach zaskoczony prośbą ze strony grafika by wykazał na jakiej podstawie korzysta z jego prac (wszystko było na przysłowiową gębę).
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o problematycznych sytuacjach dotyczących praw autorskich, zapraszam do innego mojego materiału: prawo autorskie w praktyce.
Przygotowałem również obszerny poradnik na temat umów dotyczących praw autorskich. Znajdziesz go tutaj: przeniesienie praw autorskich vs licencja – czym to się różni?
Umowa z wirtualną asystentką – na co zwrócić uwagę?
Jeżeli chodzi o samą konstrukcję umowy z wirtualną asystentką, to nie ma tutaj żadnej magii. Na blogu znajdziesz artykuł, w którym szczegółowo omówiłem sposób redakcji umowy o dzieło, wychodząc od nazwy, daty, określenia stron, a kończąc na postanowieniach finalnych. Wszystko to zachowuje aktualność również w odniesieniu do umowy z wirtualną asystentką.
Zatem jeżeli chcesz prześledzić konstrukcję umowy krok po kroku, od samego początku do końca, to odsyłam cię tutaj: umowa o dzieło – przygotują ją samodzielnie krok po kroku. Dzisiaj natomiast opowiem ci o kilku kwestiach dotyczących typowo umowy z wirtualną asystentką.
Rodzaj umowy z wirtualną asystentką – dzieło czy zlecenie?
Umowa z wirtualną asystentką to umowa o świadczenie usług. Oznacza to, że stosujemy do niej odpowiednio przepisy o umowie zlecenia.
Jeżeli zatem wirtualna asystentka nie prowadzi działalności gospodarczej, to taka umowy podlega oskładkowaniu, chyba, że zachodzi jakiś inny zbieg tytułów do ubezpieczeń, np. asystentka zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę i zarabia przynajmniej minimalną krajową.
O zbiegach tytułów do ubezpieczeń nie będę dzisiaj mówił szczegółowo, bo to temat na oddzielny materiał. Jeżeli ta kwestia jest dla ciebie ważna, to napisz do mnie bezpośrednio na adres kontakt@wojciechwawrzak.pl.
Moi klienci często zainteresowani są ograniem swoich współprac w ramach umowy o dzieło. Z wiadomych przyczyn – umowa o dzieło nie podlega, póki co, oskładkowaniu.
W przypadku wirtualnej asystentki taka umowa o dzieło często będzie po prostu fikcyjna. Wirtualnej asystentce nie powierzamy bowiem do wykonania określonych dzieł, ale zlecamy podejmowanie określonych czynności w trybie ciągłym, takich jak np. obsługa poczty e-mail, tworzenie grafik do social media, redakcja tekstów.
Pewną opcją dla tych, którzy koniecznie chcą pozostać przy konstrukcji dzieła, jest stworzenie umowy współpracy. Z takiej umowy wynikać będzie, że zamawiający powierza na bieżąco wykonawcy wykonywanie określonych dzieł, a każde zamówienie prowadzi do zawarcia odrębnej umowy o dzieło na zasadach wynikających z umowy współpracy.
Pamiętaj jednak, że to nie treść umowy decyduje o jej rodzaju, ale stan faktyczny. Jeżeli asystentka rzeczywiście od czasu do czasu wykonuje jakieś pojedyncze dzieła, to umowa współpracy będzie w porządku. Jeżeli jednak są to stale podejmowane czynności, to w razie kontroli charakter umowy o dzieło i tak zostanie podważony.
Osobiście uważam, że przy większości usług wirtualnej asystentki, bawienie się w umowę o dzieło nie ma sensu, ponieważ mamy tutaj do czynienia z typowym przykładem umowy o świadczenie usług.
Zakres usług wirtualnej asystentki
Umowa to nic innego jak zobowiązania obu stron do określonych świadczeń. Mocą umowy jedna ze stron zobowiązuje się do czegoś i druga strona do czegoś. W przypadku umowy z wirtualną asystentką sprawa jest prosta – WA zobowiązuje się do świadczenia usług a klient do płacenia wynagrodzenia.
Wirtualna Asystentka zobowiązuje się świadczyć usługi na rzecz Klienta, a Klient płacić Wirtualnej Asystentce wynagrodzenie za świadczone usługi.
Samo zobowiązanie do świadczenia usług to jednak trochę mało. Dobrze byłoby sprecyzować, o jakie usługi chodzi.
Tutaj szkoły są różne. Jedni rozpisują szczegółowo zadania w umowie, drudzy odsyłają do załącznika stanowiącego specyfikację usług, a jeszcze inni wskazują, że będą to usługi wirtualnej asystentki w zakresie na bieżąco ustalanym przez strony.
Wszystkie trzy rozwiązania są poprawne, a wybór konkretnego zależy od danej sytuacji. Jeżeli zadania WA będą z góry mocno sprecyzowane, można je dla pewności w umowie wskazać. Najczęściej jednak zapotrzebowanie klienta będzie zmieniać się w czasie, dlatego większa elastyczność może być wskazana.
Możesz np. w umowie nakreślić ogólny zarys usług ze wskazaniem, że poszczególne zadania będą uzgadniane na bieżąco.
Współdziałanie, poprawki, akceptacje
Realizacja niektórych zadań wirtualnej asystentki może wymagać współdziałania ze strony klienta. Warto by umowa wprost przewidywała taką sytuację, ustalając zasady postępowania.
Najczęściej WA nie będzie miała pełnej swobody w decydowaniu o wszystkim. Przykładowo, materiały przygotowywane z myślą o publikacji w social media, będą musiały zostać uprzednio zaakceptowane przez klienta.
Dlatego dobrze jest opisać w umowie procedurę przedstawiania do akceptacji, wskazywania koniecznych poprawek, finalnego zatwierdzania.
Klient zobowiązuje się do współdziałania z Wirtualną Asystentką w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, a w szczególności do bieżącego przesyłania dodatkowych materiałów, informacji i danych potrzebnych do świadczenia usług.
Klient może żądać od Wirtualnej Asystentki wprowadzania poprawek do rezultatów świadczenia usług, a Wirtualna Asystentka zobowiązuje się uwzględnić wszystkie uwagi i poprawki.
Procedura zgłaszania poprawek będzie wyglądać następująco: XXX.
Prawa autorskie
Wspomniałem już wcześniej, że efekty pracy wirtualnej asystentki mogą stanowić utwory w rozumieniu prawa autorskiego. Jeżeli klient z tych utworów chce korzystać, to musi mieć do tego prawo. Dlatego WA albo powinna udzielić klientowi licencji, albo przenieść na klienta autorskie prawa majątkowe.
Korzystniejsze dla klienta jest przeniesienie autorskich praw majątkowych i najczęściej to właśnie z przeniesieniem będziemy mieć do czynienia w umowie.
1. Jeżeli w ramach świadczonych usług, dojdzie do powstania utworu w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Usługodawca mocą niniejszej umowy i w ramach wynagrodzenia za świadczenie usług, przenosi na Usługobiorcę autorskie prawa majątkowe do utworu bez jakichkolwiek ograniczeń terytorialnych i czasowych
2. Do przeniesienia autorskich praw majątkowych dochodzi z chwilą przyjęcia utworu przez Usługobiorcę.
3. Do przeniesienia autorskich praw majątkowych dochodzi na następujących polach eksploatacji: XXX.
Samo uregulowanie autorskich praw majątkowych to jeszcze oczywiście nie wszystko. Paragraf poświęcony prawom autorskim zawiera również najczęściej postanowienia dotyczące praw zależnych, autorskich praw osobistych, odpowiedzialności za naruszenie cudzych praw, uprawnienia do publikacji w portfolio.
Nie jest to jednak artykuł o prawach autorskich, dlatego tematu nie rozwijam. Jeżeli jesteś zainteresowany szczegółami dotyczącymi umów w zakresie praw autorskich, tutaj możesz zapisać się na nieodpłatny mini-kurs w tym zakresie.
Wynagrodzenie
Za świadczenie usług, wirtualnej asystentce należy się wynagrodzenie, które może przybierać różną postać:
- z góry określona kwota za okres rozliczeniowy (miesiąc lub inny),
- wynagrodzenie uzależnione od czasu pracy ze stawką godzinową,
- prowizja od wyników (choć to najczęściej dopiero dodatek do podstawowego wynagrodzenia).
Czasem zdarza się, że klienci proszą mnie o wprowadzenie do umowy pakietów godzinowych. Mamy wtedy do czynienia z jakąś konkretną kwotą za określoną ilość godzin, a w razie przekroczenia tej ilości, każda kolejna godzina rozliczana jest zdefiniowaną stawką.
Poufność
Wirtualna asystentka posiada dostęp do wielu zasobów i informacji kluczowych dla biznesu klienta. Dlatego postanowienia dotyczące poufności nabierają w umowie istotnego znaczenia.
Chodzi o to by precyzyjnie określić te obszary, które bezwzględnie muszą zostać zachowane w tajemnicy i zobowiązać wirtualną asystentkę do przestrzegania poufności w tym zakresie. Warto również wprowadzić karę umowną żeby w razie kryzysu ułatwić sobie dochodzenie roszczeń.
Paragrafy dotyczące poufności mogą być mniej albo bardziej rozbudowane. Przestrzegam jednak przed podejściem wyłącznie ilościowym. Z doświadczenia wiem, że ilość nie zawsze przekłada się na jakość. Lepiej napisać krótko lecz precyzyjnie zamiast lać wodę przez całą stronę umowy, posługując się ogólnikami i nieostrymi sformułowaniami, które potem trudno zinterpretować.
Czas trwania umowy z wirtualną asystentką
Mając do czynienia z umowami dla wirtualnych asystentek, obserwuję, że najczęściej są to umowy zawierane na czas nieoznaczony z określonym terminem wypowiedzenia, np. miesięcznym.
Jeżeli jest jednak taka potrzeba, nic nie stoi na przeszkodzie by umowę zawrzeć na czas określony. Osobiście uważam jednak, że nie jest to szczególnie korzystne rozwiązanie. Nigdy nie wiadomo, nawet po świetnie przeprowadzonej rekrutacji, jak współpraca będzie się układać i lepiej mieć możliwość łatwego wypowiedzenia umowy.
No właśnie, wypowiedzenie. Jeżeli już wpisujemy do umowy mechanizm wypowiedzenia, to warto sprecyzować, w jakiej formie takie wypowiedzenie może nastąpić. Biorąc pod uwagę, że mamy tutaj do czynienia z wirtualną asystentką, trochę głupio byłoby skazywać się na formę pisemną. Lepiej dać sobie możliwość złożenia wypowiedzenia poprzez np. wysyłkę wiadomości e-mail.
Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z możliwością jej wypowiedzenia przez każdą ze stron z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie może zostać dokonane poprzez złożenie stosownego oświadczenia w treści wiadomości e-mail.
Dane osobowe
Od czasu, gdy za sprawą RODO dane osobowe weszły do mainstreamu prawniczego, żadna umowa bez danych osobowych obejść się nie może. To trochę zabawne, bo przecież i przed RODO funkcjonował obowiązek informacyjny, ale wtedy jakoś rzadko kiedy spotykało się jego realizację bezpośrednio w umowie.
Można hejtować RODO, można śmiać się z jego absurdów, ale przepisów lepiej przestrzegać. O co zatem chodzi z danymi osobowymi w umowie z wirtualną asystentką?
Obowiązek informacyjny
Przede wszystkim chodzi właśnie o ten wspomniany już obowiązek informacyjny. Polega on na tym, że podmiot, który przetwarza czyjeś dane osobowe, musi tego kogoś poinformować o wielu rzeczach wymienionych w art. 13 RODO.
Paradoks przy umowie z wirtualną asystentką polega na tym, że najczęściej po obu stronach są przedsiębiorcy, którzy wzajemnie przetwarzają swoje dane zawarte w umowie i przekazywane w związku z realizacją umowy. Zatem tak naprawdę powinni informować siebie nawzajem o przetwarzaniu tych danych.
1. Każda ze stron przetwarza dane osobowe drugiej strony zawarte w umowie oraz inne, przekazane w związku z realizacją umowy
2. […]
3. […]
Brzmi trochę sztucznie, ale chyba i tak lepiej w ten sposób niż gdyby każda ze stron miała przekazywać drugiej oddzielny dokument z obowiązkiem informacyjnym.
Powierzenie przetwarzania
Osoba zatrudniająca wirtualną asystentkę jest administratorem danych nie tylko wirtualnej asystentki, ale również innych osób, np. klientów, subskrybentów newslettera, obserwatorów w social media, uczestników konkursów itp.
Wirtualna asystentka będzie prawdopodobnie do tych danych osobowych uzyskiwać dostęp, co sprawi, że stanie się podmiotem przetwarzającym (procesorem).
Jeżeli tak, to z WA trzeba zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ponieważ ze względu na wymogi RODO taka umowa jest dość obszerna, lepiej uczynić ją załącznikiem do umowy głównej. Tak będzie po prostu czytelniej, choć nie jest oczywiście błędem wpisanie treści powierzenia do podstawowej umowy.
W związku ze świadczeniem usług na podstawie umowy, Wirtualna Asystentka będzie przetwarzać dane osobowe, w stosunku do których Klient jest administratorem. W związku z tym, strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik nr 1 do umowy.
Kto interesował się trochę ochroną danych osobowych, ten wie, że z pracownikami i zleceniobiorcami nie podpisuje się zazwyczaj umowy powierzenia lecz poprzestaje na upoważnieniu do przetwarzania danych. Można się zatem zastanawiać czy również dla WA nie byłoby wystarczające upoważnienie.
W mojej ocenie, nawet jeżeli WA nie prowadzi działalności gospodarczej, a jest po prostu pracownikiem, bardziej właściwa jest umowa powierzenia. Dlaczego?
Dlatego, że klient nie ma realnej kontroli nad działaniami WA, nie pracuje ona pod jego fizycznym nadzorem, a wręcz przeciwnie – na odległość, z wykorzystaniem własnego sprzętu.
Umowa powierzenia jest tutaj po prostu bezpieczniejszą opcją, która nakłada na WA więcej obowiązków.
Kupując pakiet dla wirtualnej asystentki, nawet w podstawowej opcji, otrzymujesz w komplecie umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Obowiązki wewnętrzne
Będąc przy danych osobowych, muszę wspomnieć o obowiązkach wewnętrznych. Nie dotyczy to wprawdzie samej umowy z wirtualną asystentką, ale temat jest ważny. Mianowicie, zarówno klient wirtualnej asystentki, jak i sama wirtualna asystentka mają liczne obowiązki związane z ochroną danych osobowych.
Chodzi o procedury postępowania z danymi osobowymi, środki bezpieczeństwa, dokumentację ochrony danych osobowych. Sama klauzula informacyjna w umowie oraz zawarta umowa powierzenia nie wyczerpują tematyki ochrony danych osobowych. To nie miejsce na szczegóły, ale zachęcam do zapoznania się z tym materiałem: RODO – czy naprawdę trzeba się bać? Znajdziesz tam przegląd najważniejszych obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.
W pakiecie STANDARD dla wirtualnej asystentki, dostępny jest pakiet RODO dla WA.
Pozostałe postanowienia
Każdą umowę kończy paragraf pt. „pozostałe postanowienia”. Tutaj jest miejsce na wszystko to, co nie zmieściło się wcześniej, a jest ważne. Najczęściej znajdziesz tu takie postanowienia jak:
- procedura zmian w umowie,
- prawo właściwe dla umowy,
- sposób rozstrzygania sporów związanych z umową,
- ilość egzemplarzy umowy.
Jeżeli w umowie nie zostały wcześniej zawarte informacje o sposobach komunikacji pomiędzy stronami, to postanowienia końcowe również są dobrym momentem by ten brak nadrobić.
1. Strony będą kontaktować się ze sobą za pomocą poczty e-mail oraz połączeń telefonicznych. Strony ustalają następujące dane do kontaktu:
a) Klient – e-mail: XXX, tel.: XXX,
b) Wirtualna Asystentka – e-mail: YYY, tel.: YYY.
2. Strony mogą porozumiewać się również za pośrednictwem systemów do zarządzania pracą, takich jak Asana, Trello itp.
Umowa z wirtualną asystentką – podsumowanie
Umowa z wirtualną asystentką, jak zresztą każda umowa, to temat rzeka. Zwróciłem w tym artykule uwagę tylko na najważniejsze zagadnienia, a i tak wyszła kobyła. Poniżej krótkie podsumowanie.
Dla uregulowania współpracy pomiędzy wirtualną asystentką a jej klientem najbardziej właściwa będzie umowa o świadczenie usług.
Umowa może zostać zawarta w dowolnej formie, ale gdy pojawia się wątek przeniesienia praw autorskich, musi być to umowa pisemna.
Umowa powinna oczywiście określać zakres usług by było jasne, za co WA jest odpowiedzialna. Warto również opisać mechanizmy współpracy, akceptacje itp.
Dla asystentki kluczowe będą postanowienia dotyczące wynagrodzenia, a klient powinien zwrócić szczególną uwagę na zagwarantowanie sobie poufności w zakresie ważnych dla siebie materiałów i informacji, do których asystentka będzie miała dostęp.
Wirtualna asystentka w zasadzie nigdy nie będzie mogła obejść się bez dostępu do danych osobowych. Umowa musi dotyczyć również tych obszarów by zachować zgodność z RODO.
Umowa i pakiet dla wirtualnej asystentki
Wirtualna asysta zyskuje coraz większą popularność i coraz częściej współpracuję z klientami przy obsłudze prawnej takich procesów. Najczęściej chodzi o umowę z wirtualną asystentką, ale często same wirtualne asystentki zlecają mi dodatkowe usługi, takie jak choćby RODO.
Podstawowym obszarem mojej działalności jest indywidualna pomoc klientom. Nie zawsze jednak klient posiada budżet na indywidualną usługę i poszukuje innego rozwiązania. Wychodząc na przeciw takim oczekiwaniom, stworzyłem pakiet dla wirtualnej asystentki w trzech wersjach: BASIC, STANDARD, INDIVIDUAL.
Podstawą pakietu jest umowa z wirtualną asystentką oraz umowa powierzenia danych osobowych. Możesz jednak również wyposażyć się od razu w pakiet RODO, a nawet skorzystać z indywidualnej obsługi.
Pełną ofertę pakietów dla wirtualnych asystentek znajdziesz tutaj: pakiet dla wirtualnej asystentki.
Jeżeli nie jesteś wirtualną asystentkę lecz zatrudniasz WA i szukasz pod to umowy, możesz kupić samą umowę. Wybierz wtedy pakiet BASIC.
Jeżeli potrzebujesz natomiast indywidualnej pomocy przy umowie z wirtualną asystentką lub chcesz skonsultować jakiś inny temat, napisz do mnie na adres kontakt@wojciechwawrzak.pl.
Newsletter
Przydał ci się ten artykuł? Zapisz się do newslettera, żeby nie przegapić innych wartościowych.
