Umowa dla Fotografa - co musi się w niej znaleźć?

Niekończące się poprawki do zdjęć, problem z otrzymaniem wynagrodzenia czy rezygnacja z sesji zdjęciowej przez klienta w ostatniej chwili – to zaledwie kilka przypadków, z którymi jako fotograf możesz spotkać się w swojej pracy.

Jak ustrzec się przed takimi problemami? Rozwiązaniem jest umowa. Przeczytaj dzisiejszy artykuł, by dowiedzieć się, w jaki sposób zawrzeć umowę i co powinno się w niej znaleźć, by oszczędzić ci stresujących sytuacji.

To drugi odcinek programu szkoleniowego Prawo dla Fotografa. Pozostałe poświęcone są następującym zagadnieniom:

Spis treści

Dla twojej wygody przygotowałem spis treści, który ułatwi ci poruszanie się po tej stronie.

Pakiet dla Fotografa

Dodatkiem do programu szkoleniowego jest Pakiet dla Fotografa, czyli komplet przydatnych dokumentów prawnych, które możesz wykorzystać w swojej pracy.

Bonus dla uważnych

Drugi odcinek programu szkoleniowego poświęcony jest umowom i współpracy z klientem.

W tym zakresie często występującym problemem są niemające końca poprawki. Dobrze skonstruowana umowe pozwoli ci uniknąć takich problemów.

W ramach bonusu dla uważnych znajdziesz przykładowe postanowienia umowne ograniczające prawo do poprawek. Materiał bonusowy obejmuje:

postanowienia umowne ograniczające prawo do poprawek,
wzór wezwania do zapłaty, gdy klient nie chce płacić,
postanowienia umowne przenoszące autorskie prawa majątkowe,
informacje dotyczące 50% KUP,
dokument RODO do przekazywania klientom przy zawieraniu umowy.

Materiał bonusowy dostępny jest wyłącznie dla subskrybentów newslettera.

Jeżeli jesteś już na liście, materiał wysłałem do ciebie wraz z informacją o tym odcinku.

Jeżeli jeszcze się nie zapisywałeś do newslettera, zrób to teraz, a jako prezent powitalny otrzymasz omówiony powyżej materiał bonusowy.

Wideo do oglądania

Program szkoleniowy Prawo dla Fotografa został nagrany w formie wideo. Jest to zapis rozmowy z fotografką, Beatą Kowalską, który zadaje konkretne, praktyczne pytania poświęcone kluczowym kwestiom prawnym w pracy fotografa.

W dalej części dostępny jest również podcast do odsłuchu oraz tekst do czytania, w zależności, co wolisz.

Podcast do słuchania

Jeżeli słuchasz podcastów i taka forma jest dla ciebie lepsza niż tekst, zapraszam cię do odsłuchu 45. odcinka podcastu „Prawo dla kreatywnych”, który poświęcony jest właśnie umowom w pracy fotografa.

Niestety, ale wybrałeś/aś brak obsługi Soundcloud w menu cookies. Zmień to ustawienie, żeby zobaczyć w tym miejscu odtwarzacz.

Wszystkie pozostałe odcinki podcastu „Prawo dla kreatywnych” znajdziesz na podstronie poświęconej podcastowi.

Tekst do czytania

Dla twojej wygody udostępniam ci również zapis tekstowy rozmowy. Jeżeli wolisz słowo pisane, możesz w wygodny dla siebie sposób przyswoić interesującą cię wiedzę.

Zagrożenia przy umowie nieformalnej

Beata: Wykonując umowę dla klienta, najpierw ustalamy wszystkie warunki umowy. Zazwyczaj odbywa się to w drodze wymiany wiadomości e-mail lub rozmowy słownej. Czy są tutaj jakieś zagrożenia dla fotografa zawierającego umowę w ten sposób?

Wojciech: Największym zagrożeniem jest kwestia płatności. Zabezpieczeniem może być praca w modelu płatności z góry. Przy takim założeniu więcej zagrożeń jest właściwie dla klienta niż fotografa.

W przypadku gdy jednak pracujesz w modelu, w którym wynagrodzenie jest ci wypłacane po obróbce i przesłaniu zdjęć, zagrożeń jest znacznie więcej.

Przede wszystkim, klient może twierdzić, że zdjęcia zostały wykonane z wadami i mają pewne usterki — nie podoba mu się retusz, obróbka, kolorystyka lub cokolwiek innego.

W umowie można zabezpieczyć się na taką okoliczność.

Przykładowo, można wpisać, że zamawiający zapoznał się z twoim portfolio i akceptuje twój styl pracy oraz zdaje sobie sprawę z tego, jak zdjęcia mogą wyglądać.

Jeżeli nie masz w umowie stosowanych zabezpieczeń, siedzisz na minie.

Nie masz pewności co do tego, jak wasza współpraca ma wyglądać. Dzisiaj ustaliliście jedną kwestię w drodze wymiany maili, ale za tydzień pojawi się nowy koordynator działu, który całkowicie zmieni założenia.

Gdy spróbujesz się powoływać na wcześniejsze ustalenia, w odpowiedzi możesz się spotkać z agresywną reakcją klienta, który wskaże, że nie było między wami żadnych spisanych ustaleń.

Wówczas znajdziesz się w sytuacji, w której poświęciłaś pewien czas na przygotowanie się do współpracy i teraz będziesz musiała podjąć trudną decyzję. Albo podporządkujesz się ciągłym zmianiom, albo zrezygnujesz.

Jeżeli przygotujesz umowę wcześniej, jesteś w stanie przewidzieć wszystkie czarne scenariusze oraz zapewnić mechanizmy, które im zapobiegną.

Umowa pomoże odpowiedzieć na ważne pytania, jak np. co się stanie, gdy klient zechce zmienić miejsce, czas sesji; czy klient może dokonywać zmian w założeniach; kiedy klient może zgłaszać uwagi itp.

Wszystkie procedury istotne dla fotografa mogą się znaleźć w umowie i chronić go przed nieprzyjemnymi sytuacjami.

Ustalenia słowne są wygodne, łatwe i przyjemne, ale mogą generować liczne problemy. Nawet jeżeli na początku wszystko układa się pięknie.

Umowa na słowo — Ustalenia słowne są łatwe, miłe i przyjemne, ale często generują później kłopoty.

Czy można zawrzeć umowę przez e-mail?

Beata: Czyli rozumiem, że sam e-mail nie prowadzi do wiążącej umowy, a jedynie e-mail z umową w załączniku, zgadza się?

Wojciech: Jest to zbyt daleko idący wniosek. Mail również może być umową. Wszystko zależy od treści wiadomości.

Problematyczne są kwestie dowodowe. Nikt nie kwestionuje dopuszczalności zawarcia umowy przez e-mail. Należy jednak wziąć pod uwagę, że w takim przypadku ustalenia rozłożone są w czasie. Wielu trudności może nastręczać złożenie komunikacji z kilku miesięcy w spójne warunki współpracy.

Odkodowanie obowiązków stron nie jest łatwe. Jeżeli powstanie między stronami spór, który będzie rozstrzygany przez osobę trzecią np. sąd, to możesz mieć wiele problemów z wykazaniem, na co dokładnie się umówiliście.

Mając dobrze przygotowaną umowę, możesz klienta odesłać do konkretnych postanowień, które wskazują, co w danej sytuacji należy zrobić.

Jeżeli przychodzi do postępowań sądowych, to sąd również w pierwszej kolejności spogląda do umowy i próbuje na tej podstawie zdekodować, co strony miały na myśli.

Oczywiście, można zawrzeć wszystkie ustalenia w mailu. Pytanie jednak brzmi, jak często faktycznie będziemy w stanie skomunikować się z drugą stroną tak klarownie, żeby otrzymać wszystkie niezbędne potwierdzenia, w tym również od osób decyzyjnych.

To bardzo ważne, aby otrzymywać najważniejsze potwierdzenia od osób, które są do tego upoważnione. W innym przypadku możemy się spotkać z zarzutem, że dotychczasową korespondencję prowadziliśmy przykładowo z asystentką prezesa, która nie ma kompetencji do zawierania umów.

Przy zawieraniu umowy możesz sprawdzić reprezentację strony. Nie ma wówczas miejsca na wątpliwości, że podpis składa osoba nieuprawniona. Co więcej, w umowie możemy przewidzieć, kto dokładnie jakie decyzje może podejmować.

Takie postanowienia dają pewność, ponieważ unikasz sytuacji, w których kontaktujesz się z kilkoma osobami naraz i każda z nich ma inną wizję twojej pracy.

Osoba decyzyjna w projekcie — To kto jest teraz osobą decyzyjną w projekcie?

Uprawnienia konsumenckie przy umowie o usługi fotograficzne

Beata: Czy umowa zawierana na odległość związana jest z jakimiś dodatkowymi uprawnieniami dla klienta? Odnoszę się tutaj do uprawnień konsumentów, które przysługują np. przy zakupach on-line. Czy tak samo wygląda to przy umowie o wykonanie usługi fotograficznej?

Wojciech: Niestety tak. Z doświadczenia wiem, że jest to sytuacja, która fotografów często zatrważa. Wynika to z tego, że sprytny, roszczeniowy klient może ci narobić wielu problemów.

Klient może argumentować, że skoro zawarł umowę na odległość, to przysługuje mu na podstawie ustawy o prawach konsumenta prawo do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni. Zwracam tutaj uwagę, że termin 14 dni ma zastosowanie, gdy poinformujemy klienta o tym prawie. W innym przypadku prawo to przysługuje przez 2 lata od zawarcia umowy.

W związku z tym klient realizuje przysługujące mu prawo i wskazuje, że w razie odmowy realizacji jego prawa, zgłosi się do odpowiedniego urzędu. Jeżeli zatem zawieramy umowę na odległość, to warto mieć odpowiednie dokumenty, w których zrealizujemy wszystkie obowiązki na nas ciążące.

Pamiętajmy, że w świetle prawa w kontaktach z konsumentem działamy jako teoretycznie silniejsza strona. Z tego względu mamy wiele obowiązków do zrealizowania.

Musimy poinformować klienta, że w związku ze sposobem zawarcia umowy przysługują mu określone uprawnienia, w szczególności prawo do odstąpienia od umowy. Co do zasady konsument może odstąpić w ciągu 14 dni, chyba że zażyczy sobie realizacji usługi przed tym terminem.

Podkreślam zatem jeszcze raz obowiązek poinformowania konsumenta o jego prawach oraz szczegółach zawarcia i wykonania umowy.

Podsumowujmy ten fragment następująco: zawarcie umowy przez stronę internetową, Facebook, Instagram czy w jakikolwiek inny sposób bez spotkania fizycznego i podpisania, będzie traktowane jako zawarcie umowy na odległość. Wobec tego wchodzą uprawnienia konsumenta.

Należy uważać, ponieważ konsumenci stają się coraz sprytniejsi i szukają kruczków, które im pomogą, a tobie utrudnią życie.

Szczególne uprawnienia konsumenckie — Uprawnienia konsumenckie bywają uciążliwe dla przedsiębiorców.

Zmiany w trakcie realizacji umowy

Beata: Wróćmy do kwestii realizacji umowy. Co jeżeli klient powoli, z każdym kolejnym mailem w ramach naszej korespondencji, zmienia ustalenia? Jak można się przed tym ustrzec? Co można zrobić, kiedy już do tego dojdzie?

Wojciech: To pytanie w zasadzie odnosi się do tego, czy lepsza jest spisana umowa, czy wiadomości e-mail.

Forma elektroniczna ma taki skutek, że działa inaczej na klienta w sferze psychologicznej. Klient ma wówczas poczucie, że ustalenia są płynne i można je zmieniać. Tak długo, jak pozostajesz elastyczna, nie ma problemu. Co jednak, gdy prośby klienta będą dla ciebie nieakceptowalne?

Może to prowadzić do konfliktu. Klient może argumentować, że wymiana maili nie prowadzi do jednego, konkretnego ustalenia. Mógłby również podnosić argument, że zwyczaj aneksowania umowy utrwalony jest drogą mailową.

Umowa pomaga się zabezpieczyć, ponieważ można w niej wskazać przykładowo, że „wszelkie odstępstwa, zmiany, modyfikacje mogą być wprowadzane wyłącznie w drodze formalnego porozumienia”. W takiej sytuacji zachowujemy możliwość zmiany, ale tylko po wyrażeniu na to zgody.

Niemniej jednak nie rozwiąże to niektórych problemów, gdy nie mamy w rękach choćby części wynagrodzenia.

Płatność z góry, choćby częściowa, to skuteczne lekarstwo na wiele bolączek.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient nie zapłacił nam jeszcze i chciałby wprowadzić zmiany, na które my się nie zgadzamy. Deklaruje nam wówczas, że w takim razie on nie chce kontynuować współpracy.

Teoretycznie masz prawo domagania się wykonania jego części umowy tj. stawienia się na sesji i zapłacenia. To jednak przypomina mi anegdotkę mojego dziadka: „Co ma żołnierz do chleba? Ma prawo”. Tyle na ten temat. Mamy prawo, ale co dalej z tym zrobić?

Wobec tego warto zawsze domagać się części wynagrodzenia z góry. Nawet w relacjach, które wydają się na początku idealne.

Wtedy w umowach należy zastrzec, że ta część pieniędzy to zadatek bądź wynagrodzenie płatne z góry. Rekomenduję jednak, aby był to zadatek.

Zadatek ma taką przewagę, że w przypadku, gdy umowa nie dojdzie do skutku ze względu na okoliczności obciążające klienta, możesz zachować wpłacone pieniądze. Jesteś wtedy w bardzo komfortowej sytuacji, ponieważ zachowujesz środki odpowiadające twoim nakładom pracy.

Można powiedzieć, że wilk syty i owca cała. Co prawda współpraca nie została sfinalizowana, ale masz chociaż część wynagrodzenia.

Więcej o zadatku przeczytasz tutaj: Zaliczka czy zadatek – jak zabezpieczyć swoje interesy?

Prawo do „surówek”

Beata: Co w przypadku, jeżeli zlecenie zostało zamknięte i klient otrzymał zdjęcia? Po tygodniu jednak zgłasza się do mnie ponownie z prośba o przesłanie tzw. surówki, czyli zdjęć wywołanych, ale nie poddanych postprodukcji. Fotografowie zazwyczaj nie oddają takich zdjęć, ponieważ nie służą one ich promocji. Stanowią jedynie materiał, z którego wybierają zdjęcia dla klienta. Co zrobić w takiej sytuacji?

Wojciech: Należy odesłać do umowy. Zasada jest taka, że jeżeli z umowy wprost nie wynika, iż klient ma prawo do plików źródłowych, czyli surówek, to nie mamy obowiązku ich wydawać.

Cokolwiek będzie twierdził klient, prawo to nie powstaje po jego stronie bez wyraźnego postanowienia. Przeniesienie praw autorskich do zdjęć, nabycie praw zależnych, zobowiązanie do niewykonywania praw osobistych — nie mają tutaj znaczenia.

Klient nie ma prawnych możliwości domagania się surówek. Oczywiście, chyba że coś innego wynika z umowy.

Tyle w kwestii prawa. Praktyka może wyglądać inaczej. Jeżeli zależy nam na kliencie, to możemy trochę ustąpić.

Przy temacie surówek przychodzi mi jeszcze do głowy kwestia ich roboczego udostępniania. Co jeżeli prześlesz zdjęcia, a klient pomimo braku praw do nich, zacznie z nich korzystać? Aktualizuje się to, o czym już mówiłem. Co z tego, że mam prawo zabronić, skoro on realnie z nich korzysta?

Wobec tego warto pomyśleć nad tym, żeby udostępniać surówki np. w ten sposób, że są one dostępne przez tydzień, a potem znikają.

Poprawki po zakończeniu zlecenia

Beata: Zdarzają się również sytuacje, w których po oddaniu materiału, wystawieniu faktury i opłaceniu jej, klient po 2-3 tygodniach stwierdza, że nadal ma wątpliwości co do niektórych zdjęć. Zaczynają być wówczas wprowadzane poprawki i dochodzi do wzajemnego przerzucania się nimi.

Wojciech: Będę powtarzał jedno hasło do znudzenia: umowa. Możemy uniknąć wielu problemów poprzez precyzyjną umowę lub dokładne ustalenia mailowe.

W sytuacji, w której nie chciałabyś podpisywać umowy, ponieważ przykładowo klienci są niechętni wobec tego typu zobowiązań, warto przygotować chociaż jakiś ogólny zbiór zasad współpracy. Taki zbiór można by załączać do maila w formie pdf.

Pozwala to opisać wiele kwestii, m.in. zasady wprowadzania poprawek. Można wprowadzić postanowienie, które jednoznacznie wskazuje: „Masz X dni na zgłoszenie poprawek. Możesz zgłosić jedną serię poprawek. W ramach wynagrodzenia przysługuje tylko tyle. Jeżeli chcesz więcej, możemy się co do tego umówić w ramach dodatkowego wynagrodzenia”.

To wiąże się również z konkretną sesją i próbą uchwycenia jej przeznaczenia, balansu bieli, pozy modela itd. Tak aby klient nie mógł potem zarzucić, że on nie powołuje się na prawo poprawek, a zarzuca wręcz wadliwość całości.

W tym zakresie klient może próbować przywoływać rękojmię oraz regulacje z kodeksu cywilnego. Dalej może nam grozić, że wyznaczy nam termin na wprowadzenie poprawek, a po tym czasie odstąpi od umowy i zażąda całości wynagrodzenia.

Tak aby nie dać klientowi pożywki zgodnie z zasadą „nie karm trolla”, należy skonstruować umowę w taki sposób, aby było wiadome, co jest jej przedmiotem. Pozwoli to odeprzeć argumenty klienta o wadliwości.

Będziemy mogli wskazać przykładowo, że umowa wyraźnie stanowi, iż mieliśmy stworzyć zdjęcie w celach biznesowych, w pozie X, w tonacji Y.

Późniejsza zmiana zdania co do pozy lub innych kwestii nas nie obchodzi. To już jest zmartwienie klienta.

Precyzyjna umowa, określająca dokładnie nasze zobowiązanie oraz zasady współpracy, to podstawa.

Czasami sprowadza się to do kazuistycznego wypisywania w umowie, nawet własnymi słowami, jak te poprawki mają wyglądać. Pozwoli nam to odesłać klienta do umowy w przypadku sporu.

Oczywiście pod warunkiem, że skorelujemy to wszystko z wcześniejszą zapłatą części wynagrodzenia. Tak abyśmy nie zostali postawieni w sytuacji, w której mamy prawa, ale nie mamy pieniędzy.

Wezwanie do zapłaty

Beata: Co w przypadku, jeżeli klient przelał część pieniędzy, przesłaliśmy kilka zdjęć, wystawiono fakturę, a następnie klient informuje nas, że w całości odrzuca naszą pracę. Nie jest zainteresowany poprawkami, chce odrzucić absolutnie wszystko. Oczywiście odmawia płatności dalszych części wynagrodzenia. Co można zrobić?

Wojciech: Procedura jest dla ciebie, jak i dla każdego, kto domaga się zapłaty w Polsce, niekorzystna.

Zaczynamy od wezwania do zapłaty, a potem ewentualnie pozew cywilny.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Wezwanie do zapłaty – pierwszy krok po należne pieniądze.

Przy spisanej umowie różnica jest taka, że możesz skorzystać z uproszczonych procedur w ramach postępowania cywilnego, co delikatnie usprawnia całość.

W sytuacji, w której masz ustalenia mailowe lub nie masz żadnych, przed sądem będziesz musiała powoływać świadków i dążyć do zdekodowania treści umowy.

Więcej na ten temat: 3 powody, dla których warto spisać umowę.

Dlatego umowa przydaje się również w sytuacjach ekstremalnych, w których musisz dochodzić zapłaty. Jeżeli dysponujesz umową i fakturą, której klient nie chce zapłacić, to masz łatwy tryb postępowania. W ten sposób dosyć szybko otrzymasz nakaz zapłaty.

Niewykonanie umowy ze względu na nieprzewidziane okoliczności

Beata: Co jeżeli nie mogłam wykonać usługi ze względu na wypadek losowy jak wypadek samochodowy lub kradzież sprzętu? Co wówczas?

Wojciech: Mamy dwa scenariusze. Możemy mieć sytuację, którą prawnicy ładnie określają mianem „zdarzenia noszącego znamiona siły wyższej”. Możemy przyjąć, że obecny stan pandemii jest taką siłą wyższą.

Jeżeli rząd wprowadza zakaz wesel, to nie będziesz mogła wykonać sesji albo klienci nie będą mogli zapewnić jej realizacji. Będzie to siła wyższa.

Jeżeli przydarzy się powódź w Łodzi i nie będziesz mogła dojechać na sesję, będzie to siła wyższa.

Za niewykonanie umowy z powodu siły wyższej nie ponosisz odpowiedzialności. Nawet jakbyś nie miała umowy ani innych ustaleń.

Natomiast w umowie można rozszerzyć pojęcie siły wyższej. Strony mogą się umówić, że konkretne zdarzenia, które normalnie nie są uznawane za siłę wyższą, w ich relacji takimi będą. Zwalnia cię to z wykonania umowy w przypadku ich zaistnienia albo chociaż pozwala ci zmienić termin.

Przykładowo, można wymienić tutaj: choroba lub śmierć osoby najbliższej, własny uszczerbek na zdrowiu lub jakiekolwiek zdarzenia, które mogłyby storpedować twoją pracę.

Można wskazać w umowie, że takie zdarzenia strony również rozumieją jako siłę wyższą i łączą brak odpowiedzialności z takimi okolicznościami.

Wracamy znowu do umowy. Jeżeli odrobimy pracę domową i na samym początku zadbamy o dobrą umowę, to później będziemy chronieni.

To trochę jak z ubezpieczeniem. Może nam się 1000 razy nie przydać, ale tym jednym razem zabezpieczy nas przed problemami i stratami finansowymi.

Odstąpienie od umowy o dzieło

Beata: Co w przypadku, w którym klient zrezygnuje z zamówienia, nie podając przyczyny? Załóżmy na potrzeby przykładu, że umowa została zawarta drogą elektroniczną.

Wojciech: Myślę, że umowę o sesję zdjęciową należy traktować jako umowę o dzieło. Wynika to z tego, że poprzez tę umowę strony dążą do osiągnięcia konkretnego rezultatu.

W związku z tym wchodzą przepisy dotyczące odstąpienia od umowy o dzieło. Zamawiający ma możliwość odstąpienia od umowy przez cały okres, do momentu wykonania dzieła. Jest tutaj jednak jedno, duże „ale”. Może odstąpić, ale musi zapłacić wynagrodzenie należne wykonawcy. Zapłatę może jedynie może pomniejszyć o to, co wykonawca zaoszczędził, nie wykonując dzieła.

Nie jest to tak, że zamawiający może odstąpić od umowy i zostawić cię z niczym.

Procedura prawna najczęściej wygląda tak: klient pisze do ciebie wiadomość, w której informuje o rezygnacji z sesji. Teraz pytanie, co dalej?

Czy traktować to jako odstąpienie od umowy? Jeżeli poszłabyś z taką sprawą do sądu, to mail klienta prawdopodobnie nie zostałby uznany za odstąpienie od umowy. Pod warunkiem, że umowa wskazywałaby określoną formę dla takiego odstąpienia.

Mogłabyś klientowi odpisać np. tak: „Drogi kliencie, jeżeli chcesz odstąpić od umowy, musisz złożyć oświadczenie w formie pisemnej i wysłać na adres XYZ”.

Jeżeli klient od umowy nie odstąpi, a ty byłaś w gotowości do wykonania sesji, to masz prawo domagać się wynagrodzenia oraz odszkodowania za szkodę, jaką poniosłaś, poświęcając swój czas na przygotowanie, kompletowanie ekipy, dojazdy. Można również tutaj uwzględnić szkodę wynikającą z odrzucenia innych ofert pracy.

Formalnie masz możliwość dochodzenia takich roszczeń przed sądem. Znowu — masz prawo, ale musisz je jeszcze jakoś wyegzekwować.

Jeżeli weźmiesz zadatek, a klient odstąpi od umowy, zachowujesz tę część wynagrodzenia. To w praktyce chroni cię najlepiej.

Już bez zaprzątania sobie głowy procesami i odszkodowaniami. Chociaż w ekstremalnych przypadkach taki proces może być uzasadniony. W szczególności jeżeli jest to zamówienie o dużej randze i rzeczywiście poczyniłaś w związku z tym szeroko zakrojone przygotowania.

Problem z klientem — Czasem masz ochotę po prostu nie robić nic. Wtedy przydaje się wcześniej otrzymane wynagrodzenie.

Wówczas zadatek może nie wystarczyć i wtedy proces może być uzasadniony.

Przy dobrze skonstruowanej umowie jest to jak najbardziej możliwe. Taki proces poprowadzi każda kancelaria.

Dodatkowe ustalenia z klientem

Beata: Pytanie bardzo praktyczne, wynikające z mojego doświadczenia z klientami: przyjmuję zlecenie, robię zdjęcia, a w międzyczasie wykonuję w miejscu udostępnionym przez klienta również fotografie do swojego prywatnego projektu i promocji swojej działalności. Czy mogę coś takiego robić?

Wojciech: Warto takie kwestie ustalić z klientem na początku współpracy. Rekomenduję poinformowanie o takim zamiarze i upewnienie się, że klient nie ma nic przeciwko.

Strona biznesowa to tylko jeden aspekt tego zagadnienia. Pozostaje jeszcze sfera prawna. Chodzi tutaj o to, co się na tych zdjęciach znajdzie.

Jeżeli sfotografujesz backstage i w tym malującego się klienta, a następnie opublikujesz te zdjęcia, to może się pojawić konflikt. Klient może nie życzyć sobie publikowania danych ujęć. Ponadto mogą się pojawić problemy natury prawnej, ponieważ na rozpowszechnianie wizerunku potrzebna jest zgoda.

Beata: Co jeżeli jednak widoczne są tylko detale np. część prywatnego ogrodu?

Wojciech: Kluczowe jest tutaj słowo „prywatnego”. Nieustalenie tych kwestii z klientem może skutkować tym, że klient wystąpi z argumentem, iż swoim zachowaniem naruszasz jego tzw. mir domowy.

Oznacza to naruszenie poczucia intymności i prywatności. Klient nie był na to gotowy i nie chciał, abyś fotografowała jego prywatną przestrzeń.

Ma pełne prawo sprzeciwić się temu jako właściciel tej przestrzeni.

Należy też uważać na wykorzystanie cudzych utworów. Wyobrażam sobie taką sytuację: wykonujesz sesję w jakimś dworku, w którym są arrasy, obrazy i inne ozdoby. O rozpowszechnianiu cudzych utworów rozmawialiśmy w części pierwszej kursu dla fotografa, zatem odsyłam do tamtego fragmentu: Prawa autorskie do zdjęć – jak to z nimi jest?

Okazuje się, że kwestii związanych z „wolnym czasem” w czasie pracy fotografa jest wiele.

Moim zdaniem najważniejsze jest ustalenie takich rzeczy z klientem już na samym początku. Tak abyśmy uniknęli sytuacji, w których klient pyta się, czemu widzi swoje mieszkanie, córkę robiącą zupę czy ogród, w Internecie.

Warto odebrać na to formalne zgody klienta.

Sesje TFP

Beata: Porozmawiajmy o sesjach TFP (time for picture). Nie dostaję pieniędzy za takie sesje, ale mam za to zdjęcia modela/modelki. Podobnie osoba pozująca — nie otrzymuje pieniędzy, ale dostaje moje zdjęcia. Czy widzisz jakieś zagrożenia w takiej sytuacji?

Wojciech: Główne zagrożenie, jakie dostrzegam, jest takie, że model może się rozmyślić po jakimś czasie. Przykładowo, po miesiącu prześle nam wiadomość, że już nie chce, aby jego zdjęcia były rozpowszechniane.

Wtedy odwołujemy się do ustaleń spisanych w umowie.

Przy umowach TFP jest szczególna sytuacja, ponieważ są one nieodpłatne, co sprawia, że ciężko negocjować ich warunki. Przewidzenie zobowiązania do niecofnięcia zgody oraz zastrzeżenie kary umownej w wysokości 1 mln zł za cofnięcie, zdecydowanie nie przypadną modelce do gustu.

Generalnie, nie wygląda to najlepiej, ale jeżeli chcesz zabezpieczyć swoje interesy, to rzeczywiście warto przewidzieć takie postanowienia. Może niekonieczne warto straszyć karą umowną, ale np. można napisać: „w przypadku cofnięcia przez modelkę zgody na rozpowszechnianie umowy, fotograf natychmiastowo wypowie licencję na rozpowszechnianie zdjęć”.

W takim wypadku żadna ze stron nie może korzystać ze zdjęć, ale nie jesteś chociaż w sytuacji, w której modelka korzysta z twoich zdjęć, a ty nic z tego nie masz.

Zagrożenie jest zatem takie, że fotograf się napracuje, wykona swoje zobowiązanie, a sprytny model cofnie zgodę i fotograf zostaje z niczym.

Umowa TFP — Twoja praca jest cenna. Warto dbać o swój czas.

Żeby się zabezpieczyć, należy to opisać w umowie.

Beata: Rozumiem, że po cofnięciu takiej zgody, zdjęć nie mogę również wykorzystywać w swoim portfolio.

Wojciech: Niestety nie.

Beata: Czy sytuacja wygląda tak samo, jeżeli portfolio nie jest dostępne w Internecie?

Wojciech: Możesz zachować zdjęcia do własnego użytku. Niedopuszczalne jest udostępnianie ich publicznie tzn. nie mogą się znaleźć w social mediach, nie mogą być wysyłane klientom. Jest to dosyć teoretyczna sytuacja, ponieważ takie portfolio nie ma żadnego znaczenia i ogranicza się do przechowywania fotografii w szafce.

Wykorzystanie sprzętu firmowego w celach prywatnych

Beata: Co w sytuacji, w której robię nieodpłatną sesję zdjęciową dzieci koleżanki? Załóżmy, że wykorzystuję w tym celu swój sprzęt firmowy, zakupiony w ramach działalności gospodarczej. Zakładam, że znajoma wrzuci te zdjęcia do mediów społecznościowych i oznaczy mnie jako twórcę. Czy mogę wykonać takie zdjęcia bez żadnych konsekwencji prawnych albo skarbowych?

Wojciech: O konsekwencjach skarbowych porozmawiamy w kolejnej części kursu. Teraz chciałbym się skupić na innych aspektach. Na razie tylko zasygnalizuję, że możemy mieć tutaj problem z nieodpłatnym świadczeniem usług i ewentualnym obowiązkiem opodatkowania.

Odnosząc się do twoich wątpliwości — zacznę od dopuszczalności wykorzystania sprzętu firmowego. Generalnie, prowadząc indywidualną działalność gospodarczą, nie ma rozróżnienia na sprzęt firmowy i sprzęt prywatny.

W zasadzie można powiedzieć, że w takim przypadku „firma to ty”.

Nie ma przeszkód, żeby korzystać ze sprzętu zakupionego na firmę w celach prywatnych.

Z punktu widzenia praw autorskich również nie ma problemu, ponieważ prawa te uzyskujesz ty, bez względu na to, jaki sprzęt wykorzystasz.

Jeżeli ktoś miałby się czymś martwić, to twoja koleżanka. Przykładowo, jeżeli usunęłaby oznaczenie ciebie jako autora, to mogłabyś jej zarzucić bezprawne rozpowszechnianie fotografii. Mogłabyś wówczas domagać się usunięcia zdjęć albo zapłaty za nie.

Wobec tego nie ma z taką sesją problemów natury prawnoautorskiej.

Współpraca z agencjami

Beata: Rozmawialiśmy o indywidualnych klientach. Teraz skupmy się na pracy z agencjami, czyli grubymi rybami. Zasadniczo współpraca zaczyna się od tego, że agencja dostaje zlecenie od swojego klienta na zrobienie sesji z jakiegoś eventu, wykonanie portretów lub innych prac na potrzeby wewnętrzne. Fotograf chwyta takie zlecenie, wykonuje je, przesyła obrobione zdjęcia agencji, wystawia fakturę, a po pewnym czasie w prasie ogólnopolskiej znajduje swoje fotografie, które miały być przeznaczone tylko na potrzeby wewnętrzne. Co można zrobić w takiej sytuacji?

Wojciech: Zrobić można sporo. Na początku warto się zastanowić nad konsekwencjami niekoniecznie prawnymi, a związanymi ściśle ze współpracą z tą agencją i danym klientem końcowym.

Najczęściej tego typu sytuacje wynikają z tego, że klient końcowy nie był świadomy ustaleń między tobą i agencją. Został jedynie poinformowany, że przysługują mu wszelkie prawa.

Współpraca z agencją może być całkiem fajną opcją, ale warto zadbać o formalności.

Może zatem dojść do naruszenia praw przez nieświadome działanie. Owszem, nie ma to znaczenia na gruncie odpowiedzialności, ponieważ jest ona obiektywna. Oznacza to, że nie musi cię interesować, czy klient wiedział, czy nie.

Teoretycznie mogłabyś zatem wystąpić bezpośrednio przeciwko temu klientowi z żądaniem zaprzestania naruszeń i zapłaty odszkodowania.

Zakładam jednak, że byłoby to nie najlepsze rozwiązanie, w szczególności jeżeli chcesz dalej współpracować z tym klientem i agencją.

Trzeba podejść do tego od innej strony. Należy skontaktować się z agencją i wyjaśnić sytuację. Można przykładowo rozszerzyć licencję za dodatkowym wynagrodzeniem.

Dalsze kroki zależą od reakcji agencji. Jeżeli podejdą do sprawy jak rozsądni, przyjaźni ludzie, którzy chcą kontynuować współpracę, to zrozumieją sytuację.

Jeżeli zachowają się odwrotnie, mamy nauczkę na przyszłość, że jednak umowa to niezbędna podstawa. Moglibyśmy opisać w niej taki potencjalny konflikt i przewidzieć odpowiednie środki.

Ważne jest określenie zakresu usługi, w szczególności w kontraktach z agencjami. Fotograf ma różne stawki w zależności od tego, czy zdjęcia są dla użytku wewnętrznego, czy publicznego.

W związku z tym, jeżeli pojawiają się takie sytuacje, to może warto ustalić dokładnie warunki współpracy, tak abyś miała możliwość reakcji.

Oczekiwania klienta końcowego

Beata: Co jeżeli agencja nie chce podpisywać ze mną umowy przy okazji każdej współpracy? Domyślam się, że przy danym zleceniu między agencją a klientem umowa jest podpisana. Czy mam prawo wglądu do takiej umowy? Co mogę zrobić, żeby poznać oczekiwania klienta oraz przewidziane pola eksploatacji?

Wojciech: Agencja raczej nie zapewni ci wglądu do umowy. Co więcej, nie masz żadnego roszczenia o zapewnienie takiego wglądu. Wręcz przeciwnie — można znaleźć argumenty prawne przemawiające za tym, że takiego prawa nie masz.

Chociaż w praktyce nie musi cię interesować ta umowa. Powinny cię zajmować tylko gwarancje w umowie zawartej między tobą i agencją. Jeżeli twoja umowa stanowi, że zdjęcia będą wykorzystane w dany sposób, to nie ma dla ciebie znaczenia, co agencja obiecała klientowi.

Ewentualnie można przewidzieć umowne uprawnienie do wglądu. Rzadko się to zdarza, a jeśli już, to ma na celu realizację wszystkich oczekiwań.

Przy czym jest to bardzo teoretyczne, ponieważ znacząca większość agencji nie zgodzi się na takie uprawnienie. Dlatego skupiłbym się na swojej umowie.

Pamiętaj też, że to w interesie agencji leży dbałość o prawidłową realizację umowy. Jeżeli nie zapewnią tego, możesz zagrozić, że w przypadku nienaprawienia sytuacji, kierujesz swoje żądania bezpośrednio do klienta.

To powinno ich zmobilizować, ponieważ ucierpi na tym ich współpraca, a ty i tak z klientem końcowym raczej nie będziesz miała do czynienia.

Chociaż zdarza się, że w takich przypadkach klient końcowy próbuje nawiązać współpracę bezpośrednio z fotografem, z pominięciem agencji.

Może być tym zainteresowany, bo z pojedynczym fotografem łatwiej się dogadać i można wynegocjować lepszą stawkę.

Problemem jednak mogą być postanowienia o zakazie konkurencji umieszczone w twojej umowie z agencją. Wówczas taka współpraca jest niemożliwa.

Podsumowując — widzisz, że są mechanizmy pozwalające rozwiązać problemy. Niemniej jednak najlepszą opcją jest zadbanie o solidną umowę na początku.

Prawa autorskie przy pracy dla agencji

Beata: Jakie są moje prawa do zdjęć wykonanych dla klienta za pośrednictwem agencji?

Wojciech: Takie same jak w przypadku, gdybyś działała bezpośrednio dla klienta, ponieważ powstają one po twojej stronie.

Pytanie, co stanowi zawarta umowa. Przenosząc prawa autorskie na agencję, tracisz je. Jeżeli takiego postanowienia nie ma, to prawa autorskie zostają przy tobie.

To w zasadzie wyczerpuje temat. Nie ma znaczenia, czy działasz dla agencji, czy dla jej podwykonawcy, czy dla dziesięciu innych pośredników.

Prawa autorskie pozostają zawsze po twojej stronie. Jedynie z umowy może wynikać, że przenoszone są dalej.

Przeniesienie praw autorskich na agencję

Beata: Czyli jeżeli nie podpisuję umowy z agencją, to wszystkie prawa zostają przy mnie?

Wojciech: Zgadza się, zostają przy tobie. Agencja może jedynie argumentować, że udzieliłaś im licencji w sposób dorozumiany wynikający ze standardów branżowych. Natomiast prawa zostają przy tobie.

Odszkodowanie od agencji

Beata: Wyobraźmy sobie taką sytuację: klient ustala z agencją termin, który następnie jest wielokrotnie przekładany, tak aby ostatecznie w ogóle nie doszło do realizacji. Ja o wszystkich zmianach jestem informowana mailowo. Będąc przekonaną, że do sesji dojdzie, rezerwuję sobie kolejne terminy i odrzucam inne oferty. Czy w takiej sytuacji mogę domagać się czegokolwiek od agencji? Czy mogę jakoś dochodzić swoich praw?

Wojciech: Sytuacja jest taka sama jak ta, w której zamiast agencji jest indywidualny klient.

Przy czym w umowach ramowych zawieranych z agencją będą prawdopodobnie postanowienia regulujące te kwestie. Przynajmniej jeżeli ja bym reprezentował agencję, to by one były.

Jeżeli agencja nie zapewniła sobie prawa do zmiany terminu, to może mieć problem. Wynika to z tego, że będziesz mieć prawo argumentacji w oparciu o ogólne przepisy regulujące umowę o dzieło. A według nich dowolne przesunięcie terminu nie jest dopuszczalne.

W interesie agencji jest zatem zadbać o to, aby procedury pozwalające przesuwać termin znalazły się w umowie.

W twoim interesie jest zaś zagwarantowanie sobie choćby części wynagrodzenia, tak abyś miała jakąś kartę przetargową.

Beata: Czyli umowy, umowy i jeszcze raz umowy.

Wojciech: Dokładnie, to jest podstawa.

Indywidualna pomoc prawna

Potrzebujesz pomocy prawnej w twojej sprawie? Wyślij wiadomość na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

Umowa dla fotografa – podsumowanie

Podpisanie umowy na usługi fotograficzne jest jedynym sposobem na uniknięcie problemów. Nawet jeśli współpraca zapowiada się świetnie, a klient jest otwarty na twoje propozycje, zadbaj o sformalizowanie ustaleń.

Wyznaczenie osób decyzyjnych, uregulowanie tematu poprawek czy zabezpieczenie się na wypadek tzw. siły wyższej uwolnią cię od obaw i pozwolą skupić się na pracy.

Jak mogłeś się przekonać, czytając ten artykuł, przygotowanie odpowiedniej umowy wymaga przemyślenia wielu aspektów związanych ze świadczeniem usług fotograficznych. Nie mniej warto poświęcić czas na opracowanie dokumentu, który będzie cię skutecznie chronił.

A jeśli chcesz ułatwić sobie to zadanie, sięgnij po profesjonalne umowy. Szablony sprawdzonych dokumentów znajdziesz w Pakiecie dla Fotografa.

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące umów w pracy fotografa, zostaw je w komentarzu lub napisz bezpośrednio na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.