Zatrudniasz pracowników w formie zdalnej albo dopiero przymierzasz się do uregulowania pracy zdalnej w firmie? A może zastanawiasz się czy w ogóle musisz wprowadzić pracę zdalną? Od 07.04.2023 weszła w życie obszerna zmiana kodeksu pracy obejmująca pracę zdalną. Tutaj znajdziesz kluczowe informacje dotyczące pracy zdalnej w formie poradnika dla pracodawców.
Spis treści
Nagranie szkolenia o pracy zdalnej
Ten poradnik jest streszczeniem szkolenia z pracy zdalnej. Jeżeli wolisz oglądać lub słuchać niż czytać, możesz obejrzeć nagranie na YouTube.
Na moim kanale YT znajdziesz również inne przydatne treści.
Praca zdalna – podstawowe informacje
W kodeksie pracy pojawiła się definicja pracy zdalnej.
Praca zdalna to forma wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo ustalonym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Dotychczas brakowało kompleksowych przepisów określających zatrudnienie w formie zdalnej.
W kodeksie pracy występowała tylko telepraca.
W trakcie pandemii wprowadzono także przepisy specjalne, dotyczące home office.
Teraz wszystko jest ujęte w kodeksie pracy. Dzięki temu możemy odnosić się tylko do jednej ustawy, co ułatwia poruszanie się w przepisach dotyczących pracy zdalnej.
UWAGA, ważne.
Ustawodawca określa, że praca zdalna ma miejsce w szczególności przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej czy komunikacji na odległość.
Do pracowników pracujących w terenie nie stosujemy przepisów dotyczących pracy zdalnej.
Praca zdalna dotyczy tych obszarów, w których tę samą pracę można wykonywać albo stacjonarnie, albo zdalnie, czyli przede wszystkim prac biurowych, administracyjnych, a nie tych prac, które z założenia wiążą się z mobilnością i przemieszczaniem się.
Telepraca vs praca zdalna
Praca zdalna zastępuje dotychczasową telepracę. To nie tylko zmiana terminologii.
Telepraca musiała być regularnie i stale świadczona w formie pracy zdalnej, poza siedzibą pracodawcy. W świetle nowych przepisów praca zdalna nie musi oznaczać świadczenia pracy w stu procentach zdalnie, część pracy może być wykonywana w siedzibie pracodawcy.
W przypadku telepracy w umowie określane było stałe miejsce świadczenia pracy z adresem domowym pracownika, nowe przepisy nie wprowadzają takiego wymogu.
Obecnie dobrym rozwiązaniem jest zapisanie w umowie siedziby firmy jako miejsca wykonywania pracy, a poza umową o pracę dokonania uzgodnień, że praca będzie w całości lub częściowo wykonywana zdalnie. W przypadku zmiany miejsca wykonywania pracy zdalnej, pracownik musi Cię poinformować, gdzie będzie ją świadczył, a Ty możesz akceptować to miejsce, bądź nie.
Jako pracodawca musisz mieć wiedzę, z którego miejsca Twój pracownik świadczy pracę.
Pracownicy, którzy do 07.04.2023 pracowali w formie telepracy, jeszcze przez 6 miesięcy mogą pracować w oparciu o stare przepisy.
Nowi pracownicy muszą być już jednak zatrudniani na warunkach zgodnych z nowelizacją.
Jeśli zatrudniasz pracowników w oparciu o umowę o telepracy, musisz dostosować swoje warunki zatrudnienia do nowych przepisów. Jeśli nie uregulujesz tych kwestii, to pracownicy przejdą w sposób dorozumiany na pracę zdalną – nowe przepisy będą się stosować do ich sytuacji niezależnie od zapisów w umowach i regulaminach pracy.
3 rodzaje pracy zdalnej
Kodeks reguluje trzy rodzaje pracy zdalnej:
- pracę na stałe w formie zdalnej,
- częściową pracę zdalną (tzw. hybrydową),
- pracę zdalną okazjonalną do 24 dni kalendarzowych w roku.
Praca zdalna na stałe
Oznacza, że całość pracy realizowana jest zdalnie.
Częściowa praca zdalna, hybrydowa
Kodeks pracy po nowelizacji nie określa, w jakich proporcjach można zorganizować pracę stacjonarną i zdalną. To kwestia ustaleń między pracodawcą a pracownikiem. Warto je poczynić, żeby wiedzieć, kiedy pracownik pracuje zdalnie, a kiedy stacjonarnie.
Możliwości jest sporo, w zależności od tego, co pracodawca ustali z pracownikami, np.:
- praca zdalna co drugi dzień,
- prac zdalna w każdy piątek,
- praca zdalna w jeden/dwa/trzy dni w tygodniu,
- dwa tygodnie pracy zdalnej następnie dwa tygodnie pracy stacjonarnej,
- praca zdalna w określonych dniach tygodnia zdalnie, pozostałe dni stacjonarnie.
Przepisy nie narzucają żadnych konkretnych rozwiązań.
Najwygodniej przewidzieć to w regulaminie pracy zdalnej albo w uzgodnieniu pracy zdalnej dokonywanym z każdym pracownikiem.
Praca zdalna okazjonalna
Pamiętaj, że wraz z wejściem w życie nowych przepisów, pracownik zyskał również prawo do wystąpienia z wnioskiem o pracę zdalną okazjonalną. Wniosek ten nie jest wiążący i możesz go nie zaakceptować.
Praca zdalna przysługuje pracownikowi w wymiarze 24 dni w roku.
Co istotne wymiar 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje wszystkim pracownikom w takim samym wymiarze, niezależnie od tego czy są zatrudnieni na cały etat czy na część etatu.
Dni przysługującej pracy okazjonalnej nie przeliczasz na godziny i nie wyliczasz ich proporcjonalnie w stosunku do niepełnoetatowców.
Za pracę zdalną okazjonalną nie przysługuje rekompensata w postaci ryczałtu/ekwiwalentu.
Czy pracodawca ma wybór?
Jako pracodawca nie masz obowiązku wprowadzania pracy zdalnej.
Jeśli ze względu na specyfikę branży, np. w sklepie spożywczym, fabryce, w której pracownicy pracują przy linii montażowej, przychodni weterynaryjnej, kawiarni czy restauracji, w ogóle nie ma możliwości wykonywania pracy zdalnie, nie masz obowiązku wprowadzania pracy zdalnej i dostosowywania swoich dokumentów.
Możesz również już na etapie rekrutacji wprost określić, że wymogiem jest praca stacjonarna.
Jeżeli pracownik składa wniosek o pracę zdalną, możesz odmówić mu bez podania powodu, chyba, że chodzi o pracownika z grupy uprzywilejowanej:
- kobiety w ciąży,
- osoby wychowujące dziecko do lat 4,
- osoby, które opiekują się osobą niepełnosprawną w stopniu ciężkim.
W przypadku tych osób odmowa pracy zdalnej musi być uzasadniona obiektywnymi powodami, dotyczącymi braku możliwości wykonywania pracy zdalnej z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Odmowę pracy zdalnej ww. pracownikom musisz uzasadnić w terminie 7 dni od dnia złożenia przez nich wniosku. Odmowa może być weryfikowana w trakcie postępowania sądowego.
Czy branża ma znaczenie?
Nowelizacja kodeksu pracy nie przewiduje żadnych wyłączeń czy odrębnych przepisów w zależności od branży, w jakiej działasz.
Nie znaczy to jednak, że każdy pracodawca musi dawać pracownikom możliwość pracy zdalnej.
To zależy od Ciebie – jeśli chcesz aby pracownicy świadczyli pracę wyłącznie stacjonarnie albo ze względu na charakter pracy nie jest możliwe wykonywanie jej zdalnie (trudno wyobrazić sobie sprzedawczynię w sklepie spożywczym czy barmana na pracy zdalnej…), to nowelizacja nie narzuca obowiązku wprowadzania pracy zdalnej.
Czy jest jakiś próg zatrudnienia, od którego stosuje się przepisy o pracy zdalnej?
Przepisy dotyczą wszystkich, niezależnie od liczby pracowników świadczących pracę zdalnie, w nowelizacji nie przewidziano żadnych wyłączeń np. dla mikroprzedsiębiorców.
W przypadku zatrudniania większej liczby pracowników, dobrym rozwiązaniem jest stworzenie regulaminu pracy zdalnej, który obowiązuje wszystkich.
Jeżeli masz jednego pracownika i nie planujesz zatrudniania kolejnych, to możesz wszystkie unormowania ukształtować w porozumieniu indywidualnym z tym pracownikiem.
Dwa sposoby uregulowania pracy zdalnej
Praca zdalna może być uregulowana na dwa sposoby:
- regulamin pracy zdalnej,
- indywidualne porozumienie z pracownikiem.
Uregulowane powinny zostać zasady dotyczące m.in:
- kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (ekwiwalent lub ryczałt),
- organizacji pracy zdalnej,
- kontroli nad pracownikiem,
- obowiązków pracodawcy i pracownika.
Jeżeli opierasz się o indywidualne porozumienia, musisz zawierać je oddzielnie z każdym pracownikiem.
Jeśli natomiast decydujesz się na regulamin pracy zdalnej, zmiany są prostsze, gdyż zmieniasz jeden dokument, który obowiązuje wszystkich pracowników.
Przy wprowadzaniu pracy zdalnej dobrze jest proponować te same warunki wszystkim pracownikom, aby nie narażać się na oskarżenia o dyskryminację. Praca zdalna bywa traktowana jako benefit, więc jeżeli różnicujesz pracowników pod tym względem, takie oskarżenia mogą okazać się uzasadnione.
Można np. wykluczyć konkretne działy z pracy zdalnej, ale takie rozwiązanie trzeba dobrze uzasadnić, aby nie miało charakteru dyskryminacyjnego.
Kto wychodzi z inicjatywą pracy zdalnej – pracownik czy pracodawca?
Generalnie obie strony tj. zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą zaproponować pracę zdalną.
Pracodawca może np. już na etapie rekrutacji zaznaczyć, że szuka pracownika zdalnego, a kandydaci godzą się na takie warunki i nie mogą zażądać, aby specjalnie dla nich tworzyć stanowiska stacjonarne. Z nowo przyjmowanym pracownikiem ustaleń dotyczących pracy zdalnej możesz dokonywać w drodze wzajemnych negocjacji przy zawieraniu umowy o pracę.
Oczywiście zawsze tryb pracy zdalnej można wprowadzić na mocy porozumienia zawartego pomiędzy Tobą, a Twoim pracownikiem. Są jednak przypadki kiedy inicjatywa strony występującej o pracę zdalną jest wiążąca.
Kiedy tak się dzieje?
W przypadku pracowników, chodzi o pracowników z tzw. grupy uprzywilejowanej, których wnioski muszą, co do zasady zostać uwzględnione.
W przypadku pracodawców, chodzi o tzw. polecenie pracy zdalnej.
Wiążące polecenie pracy zdalnej nie jest uprawnione w każdej sytuacji. Może zostać wydane:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
- zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii,
- gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy z powodu działania siły wyższej, np. zalanie biura, pożar czy powódź.
W opisanych wyżej przypadkach polecenie pracodawcy jest wiążące dla pracownika, ale pod warunkiem, że pracownik przed wydaniem polecenia złoży oświadczenie, że posiada warunki zarówno techniczne, jak i lokalowe do świadczenia pracy w trybie zdalnym.
Brak takiego oświadczenia uniemożliwia świadczenie pracy zdalnej przez pracownika.
Praca zdalna w umowie o pracę czy uzgodnienie w trakcie zatrudnienia?
Należy odróżnić dwie sytuacje:
- praca zdalna jest ustalana przy zawieraniu umowy o pracę i z samej umowy o pracę wynika, że praca jest świadczona w sposób zdalny,
- uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej są dokonywane w trakcie trwania zatrudnienia, poza umową o pracę.
Praca zdalna uregulowana w umowie o pracę
W pierwszym przypadku trzeba mieć na względzie, że ewentualne zmiany w zakresie pracy zdalnej np. zobowiązanie do przejścia pracownika na pracę stacjonarną czy hybrydową będą musiały być realizowane bardziej sformalizowaną ścieżką, tj. poprzez porozumienie zawarte pomiędzy pracownikiem a pracodawcą lub na podstawie wypowiedzenia zmieniającego.
Może się też zdarzyć, że np. postanowisz zrezygnować ze stacjonarnego biura czy zamkniesz oddział, w związku z tym będziesz chciał, żeby pracownicy przeszli na tryb pracy zdalnej.
Jeśli pracownik się zgadza, nie ma oczywiście problemu, jeśli jednak odmawia, zmian będziesz musiał dokonać w trybie wypowiedzenia zmieniającego, a decyzja odmowna pracownika doprowadzi do rozwiązania umowy o pracę.
Praca zdalna uzgadniana w trakcie zatrudnienia, poza umową o pracę
W drugim przypadku, tj. kiedy praca zdalna jest uzgadniana w trakcie trwania zatrudnienia (już po zawarciu umowy o pracę) i nie w samej umowie o pracę, zmiany w zakresie pracy zdalnej tj. np. zaprzestania pracy zdalnej można dokonać w łatwiejszy sposób.
Wystarczający będzie wiążący wniosek złożony przez pracownika lub pracodawcę o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy.
Termin zaprzestania wykonywania pracy w formie zdalnej generalnie strony ustalają wspólnie, z tym zastrzeżeniem, że nie może być dłuższy nić 30 dni od dnia złożenia wniosku.
Nie występuje więc tu konieczność zmiany umowy o pracę, składania wypowiedzenia zmieniającego przez pracodawcę i obawy, że w przypadku braku zgody pracownika umowa ulegnie rozwiązaniu.
Ważne jest również, że:
Kontrola pracownika zdalnego
Jako pracodawca masz możliwość kontrolowania pracownika świadczącego pracę zdalnie.
Kontrola może dotyczyć 3 aspektów:
- czy pracownik w ogóle pracę wykonuje,
- w zakresie BHP,
- w zakresie ochrony danych osobowych.
Kluczowe jest opisanie narzędzi i sposobów kontroli w regulaminie pracy zdalnej.
Popularne są sposoby elektronicznego weryfikowania, czy pracownik pracuje – aplikacje kontrolujące, czy myszka się rusza, czy ekran nie gaśnie, odznaczanie w systemie początku i zakończenia pracy.
Kontrola powinna być uzgodniona z pracownikiem, w miejscu i czasie uzgodnionym, w czasie godzin pracy, nie może być ad hoc, naruszać miru domowego, wkraczać w dobra osobiste innych członków rodziny. To nie jest tak, że możesz w każdej chwili wejść do domu pracownika i zapytać „co dzisiaj robisz?”.
Będąc pracodawcą do kwestii kontroli musisz podejść racjonalnie i stosować się do wszystkich zasad antydyskryminacyjnych.
Np. pojawiają się takie pomysły, aby pracownik miał kamerę w komputerze włączoną przez 8 godzin pracy. To ryzykowne – ciągły monitoring uderza w ochronę danych osobowych, dóbr osobistych, komfort pracownika.
Przydatny może być natomiast zadaniowy czas pracy, żeby to nie była praca świadczona od-do, tylko w godzinach dogodnych dla pracownika, z naciskiem na zrealizowane zadania.
Bezpieczeństwo i higiena pracy w formie zdalnej – kto ponosi odpowiedzialność?
Co do zasady – obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy ciąży na Tobie Pracodawco.
Nie inaczej jest w przypadku pracy zdalnej, tyle, że część obowiązków jest wyłączona.
Nie masz np. obowiązku powołania osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie zasad bezpieczeństwa w miejscu pracy pracownika zdalnego, wyłączony jest też obowiązek zapewnienia urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenia środków higieny osobistej.
Do Twoich obowiązków z zakresu bhp należy m.in.:
- sporządzenie/aktualizacja oceny ryzyka zawodowego,
- przygotowanie na jej podstawie informacji zawierającej zasady bhp – tutaj forma jest dowolna, może to być np. check-lista bhp, instrukcja bhp czy prezentacja bhp. Powinny tu być zawarte podstawowe informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, a także ergonomii stanowiska pracy, tak by na podstawie tej informacji pracownik był w stanie zorganizować sobie samodzielnie swoje stanowisko pracy w miejscu świadczenia jej w sposób zdalny,
- zapoznanie pracownika z oceną ryzyka zawodowego, informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
- zobowiązanie pracownika do ich przestrzegania.
UWAGA, ważne.
Wypadki w pracy zdalnej
Wypadki w pracy zdalnej to fascynujący temat, zwłaszcza dla prawników (dla pracodawców i pracowników chyba mniej…).
Zasadniczo w przypadku wypadku przy pracy świadczonej w formie zdalnej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące wypadku przy pracy (stacjonarnej), inne są zasady dokonywania oględzin miejsca wypadku – gdyż tutaj ich termin należy uzgodnić z pracownikiem lub domownikiem, jest też możliwość odstąpienia od dokonywania oględzin, w przypadku, gdy przyczyny i okoliczności wypadku nie budzą wątpliwości zespołu powypadkowego.
W jaki sposób pracodawca rekompensuje pracownikowi koszty pracy zdalnej?
To temat budzący żywe zainteresowanie, ważny dla przedsiębiorców.
Jeżeli pracownik wykorzystuje inne rzeczy do pracy zdalnej, i nie mówimy o kawie i herbacie, tylko raczej o drukarce czy skanerze, to na pracodawcy ciąży obowiązek zrekompensowania tych kosztów pracownikowi.
Rekompensata kosztów może odbyć się poprzez:
- wypłatę ekwiwalentu w wysokości ustalonej z pracodawcą albo
- wypłatę ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.
Ekwiwalent to koszt konkretny, musimy dowiedzieć się, ile pracownicy płacą za te usługi i na tej podstawie wyliczyć kwotę ekwiwalentu.
Ryczałt jest oszacowaną, ogólną kwotą za te usługi.
Ekwiwalent i ryczałt są zwolnione ze składek ZUS i opodatkowania. Nie jest to jednak pole do optymalizacji kosztów – nie możesz dać pracownikom po tysiaku, traktując to jako nieopodatkowaną i nieozusowaną podwyżkę. ZUS może stwierdzić, że energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne tyle nie kosztują. Musisz uwzględnić i oszacować ceny rynkowe tych usług.
Trzeba też zadbać o procedurę naliczania tych świadczeń w przypadku absencji pracownika.
Dobrym rozwiązaniem będzie naliczanie w oparciu o dni przepracowane, żeby nie płacić ryczałtów np. w sytuacji, kiedy pracownik jest na dłuższym zwolnieniu lekarskim.
Ekwiwalent i ryczałt mają rekompensować koszty bieżące pracownika, więc raczej nie należy ich wypłacać raz w roku, ani z góry, ani z dołu. Mogłoby to generować problemy przy rozliczaniu tego świadczenia w przypadku wypowiedzenia umowy przez pracownika lub pracodawcę – z naliczaniem i zwrotami świadczeń.
Przepisy nie wskazują z jaką częstotliwością wypłacać ekwiwalent/ryczałt za pracę zdalną.
Dobrym rozwiązaniem mogłoby być wypłacanie ekwiwalentu/ryczałtu z dołu co miesiąc (razem z wynagrodzeniem za pracę) lub np. co 3 miesiące, pamiętając aby przy wyliczeniach brać pod uwagę absencję pracownika i te dni, w które faktycznie świadczył pracę w formie zdalnej.
Pracownik nie może zrzec się uprawnień, które wynikają z ogólnych przepisów dot. zatrudnienia.
Tak samo jak nie może on się zrzec wynagrodzenia lub ekwiwalentu za używanie odzieży własnej, urlopu czy ekwiwalentu za urlop, tak też nie może zrzec się ryczałtu lub ekwiwalentu w przypadku kosztów pracy zdalnej.
Wdrożenie pracy zdalnej krok po kroku
Krok 1. Weryfikacja możliwości
Zastanów się czy w ogóle jest techniczna i organizacyjna możliwość wprowadzenia pracy zdalnej w Twojej firmie i czy chcesz wprowadzać pracę zdalną.
Wiesz już, że istnieje techniczna możliwość świadczenia przez twoich pracowników pracy w formie zdalnej i podjąłeś decyzję, że wdrażasz pracę zdalną w swojej firmie. Świetnie, pierwszy krok za Tobą!
Krok 2. Przygotowanie dokumentacji
Podstawowa i najbardziej czasochłonna kwestia to przygotowanie odpowiedniej dokumentacji. Przede wszystkim regulamin pracy zdalnej. Powinien on być ułożony tak, żeby pracownicy wiedzieli, co im przysługuje, a czego się od nich wymaga.
Ponadto powinieneś:
- zaktualizować ryzyko zawodowe,
- stworzyć nową informację o warunkach zatrudnienia,
- przygotować informację o zasadach BHP,
- dostosować zapisy o ochronie danych osobowych,
- przygotować porozumienia zmieniające, jeżeli chcesz wdrożyć pracę zdalną w samej umowie o pracę,
- przygotować wzór oświadczenia pracownika o warunkach technicznych i lokalowych,
- przygotować odpowiednie wzory wniosków dla pracowników,
- przygotować zasady rozliczania pracy zdalnej.
Krok 3. Konsultacje z przedstawicielami pracowników
Jeśli w twojej firmie nie funkcjonują związki zawodowe treść regulaminu pracy zdalnej należy skonsultować z przedstawicielami pracowników.
Jeśli w twojej firmie nie ma wyłonionych przedstawicieli pracowników, teraz jest moment, w którym powinieneś przeprowadzić procedurę ich wyłonienia. Ustawodawca nie określa, jak należy wyłonić przedstawicieli pracowników, więc taką procedurę możesz stworzyć samodzielnie.
Przedstawicieli musi być dwóch, niezależnie od wielkości zakładu pracy.
Pamiętaj, że z przedstawicielami pracowników musisz skonsultować regulamin pracy zdalnej, ale nie muszą oni go zatwierdzać. Ostateczny kształt regulaminu zależy od Ciebie, byleby był zgodny z prawem. Nie oznacza to jednak, że możesz ominąć etap konsultacji.
Warto z przeprowadzonych konsultacji sporządzić protokół, żeby pozostał ślad, że dokonałeś wymaganych prawem formalności.
W przypadku, kiedy funkcjonują u Ciebie związki zawodowe, sytuacja wygląda nieco inaczej: zamiast regulaminu dokonuje się z nimi uzgodnień oraz porozumienia zbiorowego, dopiero w przypadku braku porozumienia zbiorowego zyskujesz uprawnienia do wydania regulaminu.
Krok 4. Uchylenie poprzednich regulacji
Przed wdrożeniem nowych zasad sprawdź czy dotychczas były już jakieś regulacje dotyczące pracy zdalnej w twojej firmie. Może miałeś regulamin home office? Może były ogólne wytyczne?
Jeśli w Twojej firmie istnieją już regulacje dotyczące pracy zdalnej, zanim wprowadzisz nowy regulamin, musisz je uchylić.
Krok. 5. Wdrożenie nowych zasad
Masz już przygotowaną dokumentację, uchyliłeś poprzednie uregulowania lub po prostu ich nie miałeś, skonsultowałeś treść nowych dokumentów przedstawicielami pracowników, teraz więc pora na wdrożenie nowych uregulowań.
Na tym etapie informujesz pracowników, że od tego i tego dnia obowiązuje w firmie regulamin pracy zdalnej i udostępniasz im jego treść.
Możesz to zrobić poprzez wysyłkę e-mail do pracowników z załączonym regulaminem, bądź np. poprzez wewnętrzną sieć typu intranet.
Regulamin pracy zdalnej nie ma vacatio legis, nie musisz go ogłaszać 14 dni przed dniem jego wejścia w życie. Możesz określić, że regulamin wchodzi w życie z dniem jego ogłoszenia.
I…..voila! Praca zdalna w Twojej firmie wdrożona!
Trochę tych formalności jest, nie da się ukryć.
Wyślij maila na adres kancelaria@prakreacja.legal
Regulamin pracy zdalnej jest konieczny, jeśli masz więcej pracowników.
Jeśli masz jednego czy dwóch pracowników, to nie musisz wybierać ich przedstawicieli, ani przygotowywać regulaminu pracy zdalnej, w takim wypadku wystarczą indywidualne porozumienia.
Co grozi za niedopełnienie wymogów związanych z pracą zdalną?
Niedopełnienie wymogów związanych z pracą zdalną stanowi wykroczenie przeciw prawom pracownika, więc konsekwencją jest kara grzywny.
Jeśli nie uregulujesz pracy zdalnej, to przepisy obowiązują w sposób bezpośredni i w takiej sytuacji może powstać dług wobec pracownika za niewypłacone ryczałty czy ekwiwalenty.
Uregulowanie pracy zdalnej w postaci regulaminu pracy zdalnej ułatwia Tobie pewne działania, np. przy wypowiadaniu umowy o pracę, regulamin pracy zdalnej może stanowić podstawę do wykazania, że pracownik nie przestrzegał nałożonych na niego obowiązków.
Bez określonych szczegółowo zasad wykonywania pracy zdalnej, może się pojawić kłopot, trudno wskazać błędy, które będą mogły stanowić podstawę zwolnienia.
Jeśli np. nie uregulujesz zasad organizacji pracy zdalnej, to nie możesz zwolnić pracownika za ich nieprzestrzeganie.
Praca zdalna – podsumowanie
Dnia 7 kwietnia 2023 roku weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy, wprowadzająca przepisy dotyczące pracy zdalnej.
Przepisy nie wprowadzają obowiązku umożliwiania pracy zdalnej w każdej firmie – to zależy od decyzji pracodawcy.
Praca zdalna może być świadczona stale w tej formie lub częściowo – w połączniu z pracą stacjonarną. To Ty decydujesz o tym jak zostanie zorganizowana praca zdalna w twojej firmie.
Nie masz obowiązku wyrażania zgody na pracę zdalną na wniosek pracownika, chyba że pracownik należy do tzw. grupy uprzywilejowanej (kobiety w ciąży, opiekunowie dzieci do lat 4, opiekunowie osób z niepełnosprawnością), a praca zdalna nie jest niemożliwa z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Masz prawo do kontroli i nadzoru pracownika świadczącego pracę zdalnie.
Pracownicy zatrudnieni w oparciu o przepisy o telepracy mogą pracować w ten sposób do 07 października 2023 – do tego czasu należy dostosować warunki zatrudnienia do obowiązujących przepisów o pracy zdalnej.
Pracownik pracujący zdalnie ma prawo do ryczałtu/ekwiwalentu za koszty prądu i usług telekomunikacyjnych oraz za używanie sprzętu prywatnego, jeśli nie zapewniasz mu urządzeń służbowych. Nie może on zrzec się tych świadczeń w porozumieniu z pracodawcą.
Zasady pracy zdalnej należy co do zasady ukształtować w regulaminie pracy zdalnej po konsultacjach z przedstawicielami pracowników (jeśli nie ma zakładowej organizacji związkowej).
Wyślij maila na adres kancelaria@prakreacja.legal
Dokumenty związane z pracą zdalną – pakiet
Jeżeli nie chcesz lub nie możesz korzystać z indywidualnej pomocy prawnej, a potrzebujesz uporać się z tematem pracy zdalnej, w sklepie czeka na Ciebie kompleksowy pakiet pracy zdalnej obejmujący W S Z Y S T K I E wzory dokumentów prawnych niezbędne przy wdrożeniu pracy zdalnej. Brzmi dobrze? Wskakuj do sklepu!
W razie pytań dotyczących pakietu, napisz na wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.