Nawigacja

Zostałeś członkiem zarządu spółki i nie wiesz jak zawrzeć z nią umowę o pracę czy sprzedaży? Albo w toku sprawowania funkcji musisz zawrzeć umowę ze spółką, którą sam reprezentujesz? Dowiedz się jak rozwiązać ten problem zgodnie z prawem.

Autorem tego artykułu jest Rafał Gondzio, który w ramach bloga praKreacja.pl odpowiada za dział spółek. Z Rafałem możesz skontaktować się, pisząc na adres spolki@prakreacja.pl.

W dzisiejszym wpisie poruszam kwestię niezwykle ważną dla przedsiębiorców i menedżerów. Za naruszenie przepisów w tym zakresie grozi odpowiedzialność karna i cywilna, warto zatem wiedzieć jakie reguły ostrożności zachować.

Wpis dotyczy spółek, w których można powołać zarząd. Zasadniczo artykuł dotyczyć zatem będzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej. Na marginesie tylko wspomnę, że zarząd można powołać również w spółce partnerskiej, ale to niezwykle rzadki przypadek.

O co w ogóle chodzi?

Spółka kapitałowa działa poprzez swoje organy, a jednym z nich jest zarząd. Jednym z najważniejszych uprawnień, a jednocześnie obowiązków zarządu jest reprezentacja spółki i prowadzenie jej spraw.

Nie ma problemu, gdy zarząd działa w imieniu spółki w odniesieniu do kontrahentów i urzędów – podpisuje umowy, faktury, składa zamówienia czy sporządza dokumenty. Wtedy – w zależności od tego jak określone są zasady reprezentacji – podpisy na powyższych dokumentach składa zarząd – jedno – lub wieloosobowo, albo też łącznie z prokurentem.

Problem pojawia się, gdy umowę między sobą chcą zawrzeć spółka i członek zarządu.

Jakich sytuacji to może dotyczyć? Przykładowo, gdy członek zarządu jest właścicielem nieruchomości, którą chce użyczyć czy wynająć spółce. Albo gdy ma samochód, który tej spółce chce sprzedać.

Co gorsza, problem może pojawić się już na samym początku – zauważ, że prezesa zarządu możesz zatrudnić np. na podstawie umowy o pracę w spółce. Tylko kto powinien podpisać umowę z obu stron? Wprawne oko dostrzeże problem.

Członek zarządu reprezentuje spółkę, a zatem to on zawiera w jej imieniu wszelkie umowy. Z drugiej strony jest właścicielem nieruchomości lub auta i dysponując nimi, jest również jedynym uprawnionym do zawarcia umowy ich zbycia czy najmu. Członek zarządu musiałby zatem zawrzeć w istocie umowę z samym sobą.

Czy w takim wypadku można zawrzeć umowę między spółką, a członkiem zarządu? Można, bo spółka i członek zarządu to przecież dwa odrębne podmioty, nawet jeśli w zarządzie zasiadają jedyni udziałowcy lub akcjonariusze spółki.

Ponieważ jednak umowy między zarządem, a spółką mogłyby być bardzo niebezpiecznie w obrocie gospodarczym, ustawodawca przewidział dla nich specjalną regulację prawną.

Umowa między spółką a członkiem zarządu – regulacja ustawowa

Przepisy dotyczące zawierania umów między spółką a członkami zarządu znajdują się w ustawie Kodeks spółek handlowych, w odpowiednich działach dotyczących poszczególnych spółek.

W odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kwestię zawierania umów między zarządem a spółką reguluje art. 210 KSH:

Art. 210 § 1 KSH

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Z kolei w odniesieniu do spółki akcyjnej kwestie reguluje art. 379 KSH:

Art. 379 § 1 KSH

W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia.

Zatem zasadniczo, w umowie między członkiem zarządu a spółką, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia.

W spółce akcyjnej powołanie rady nadzorczej jest obowiązkowe, w przeciwieństwie do małych spółek z o.o., gdzie tego obowiązku nie ma. W spółce akcyjnej najczęściej to właśnie rada nadzorcza reprezentuje spółkę w umowie z członkiem zarządu.

Z kolei w spółkach z o. o. bez rady nadzorczej konieczne będzie powołanie pełnomocnika do zawarcia stosownej umowy. To tam najczęściej właśnie pojawia się problem z umowami między zarządem a spółką.

Kto może być takim pełnomocnikiem? Może być nim inny członek zarządu, niż ten którego umowa dotyczy. Albo jeden z udziałowców lub akcjonariuszy. Może to też być osoba trzecia, spoza powyższego grona.

W każdym razie należy pamiętać, aby zawsze podjąć w tym przedmiocie uchwałę, która w sposób konkretny powinna wskazywać umowę do zawarcia której pełnomocnika się powołuje.

Naruszenie powyższej regulacji prowadzi do bezwzględnej nieważności całej czynności prawnej – najpoważniejszej w skutkach sankcji w prawie cywilnym. Powyższe oznacza, że taka czynność jest od początku nieważna i nie można jej w żaden sposób konwalidować, czyli naprawić.

W swojej pracy wielokrotnie stykałem się z umowami podpisanymi przez tego samego człowieka, które przy jednym z podpisów były po prostu ostemplowane pieczątką prezesa zarządu jako występującego rzekomo w imieniu spółki. Często zdarzają się też błędy tego rodzaju, że umowę w imieniu spółki podpisuje udziałowiec lub akcjonariusz. To też błąd.

Potrzebujesz indywidualnej pomocy?

Napisz na adres spolki@prakreacja.pl.

Umowy w spółkach właścicielskich

No dobrze, wiesz już jak powinna wyglądać reprezentacja w przypadku umów zawieranych między spółką a członkiem zarządu.

Ale co w sytuacji, gdy mamy do czynienia z jednoosobową spółką kapitałową, gdzie jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu (tzw. “spółki właścicielskie”)?

Wówczas mogłoby dojść do niezłego zamieszania. By do tego nie dopuścić ustawodawca jeszcze bardziej zaostrzył wymogi. Znajdziesz je kolejno w § 2 przytaczanych wcześniej przepisów. A więc zgodnie z art. 210 § 2 KSH:

Art. 210 § 2 KSH

W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1 [czyli jedyny wspólnik – przyp.], jest zarazem jedynym członkiem zarządu, […] czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

W odniesieniu do spółki akcyjnej mowa z kolei o art. 379 § 2 KSH:

Art. 379 § 2 KSH

W przypadku gdy akcjonariusz, o którym mowa w art. 303 § 2 [czyli jedyny akcjonariusz – przyp.], jest zarazem jedynym członkiem zarządu […] czynność prawna między tym akcjonariuszem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

Zatem w jednoosobowych spółkach właścicielskich – konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego.

Właśnie koszty i formalności związane właśnie z umowami z jedynym członkiem zarządu to jeden z głównych argumentów przeciwko zakładaniu jednoosobowych spółek właścicielskich.

Teoretycznie takich czynności nie jest wiele, ale jeśli nie masz znajomego notariusza, który obniży taksę i będzie pod ręką, żeby czynność sprawnie przeprowadzić, cały proces może być udręką.

Umowy w internetowych spółkach właścicielskich

Forma aktu notarialnego w spółce właścicielskiej to spore utrudnienie. Ale na szczęście pewne złagodzenia wymogów stawianych umowom zawieranym między spółką a członkiem zarządu przewidziane są dla tego rodzaju spółek zarejestrowanych i działających za pośrednictwem systemu s24.

Otóż, nie musisz zachowywać formy aktu notarialnego celem dokonania czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. O fakcie tym również dowiesz się z powołanych przepisów.

Z treści art. 210 § 3 KSH wynika, że:

Art. 210 § 3 KSH

Wymogu zachowania formy aktu notarialnego, o którym mowa w § 2, nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Natomiast art. 379 § 3 KSH stanowi, że:

Art. 379 § 3 KSH

Wymogu zachowania formy aktu notarialnego, o którym mowa w § 2, nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Pamiętaj jednak, że nie wszystkie czynności można za pośrednictwem tego systemu dokonać. Podobnie, gdy już masz spółkę, to nie możesz w niej dokonywać czynności za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Potrzebujesz indywidualnej pomocy?

Napisz na adres spolki@prakreacja.pl.

Podsumowanie

Zbliżamy się już do końca tego artykułu. Spróbujmy go podsumować, by mieć wszystko pod ręką:

  • By zawrzeć prawnie skuteczną umowę między spółką a członkiem zarządu, spółkę musi reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik wybrany powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia.
  • W jednoosobowych spółkach kapitałowych, gdzie jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego, by tego rodzaju czynność była ważna.
  • W jednoosobowych spółkach właścicielskich rejestrowanych i działających w systemie s24 wymóg aktu notarialnego nie jest konieczny celem dokonania czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
  • Nie wszystkie jednak czynności można dokonać za pośrednictwem tego systemu.

Podane powyżej wskazówki pozwolą ci uniknąć błędów na polu zawierania umów między spółką a członkiem zarządu. Wystarczy, że będziesz się do nich stosował, a unikniesz odpowiedzialności karnej i cywilnej.

Podobał ci się ten artykuł? Udostępnij go innym. Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to dosłownie chwilę.

Jesteś członkiem zarządu? Koniecznie przeczytaj ten artykuł:

Chcesz wiedzieć więcej? Zajrzyj do strefy wiedzy dla kreatywnych.

Dodatek do artykułu

Dodatkiem do tego artykułu jest wzór uchwały o powołaniu pełnomocnika do zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu.

Jeśli chcesz otrzymać dodatek, zapisz się na newsletter. Po zapisie otrzymasz link do pobrania wzoru uchwały.

Podaj swoje imię i adres e-mail.

Administratorem podanych przez ciebie danych osobowych będę ja, tj. Wojciech Wawrzak, ul. Tatrzańska 91/51, 93-279 Łódź. Twoje dane będą przetwarzane wyłącznie w celu przesyłania ci newslettera. W każdej chwili będziesz mógł uzyskać dostęp do swoich danych, poprawić je lub usunąć. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zapisu na newsletter.

  • Maciek

    “By zawrzeć prawnie skuteczną umowę między spółką a członkiem zarządu, spółkę musi reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik wybrany powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia.” – czy to również ma zastosowanie w przypadku czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym?

    • Niestety zakres czynności dokonywanych przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym jest bardzo wąski. Samej umowy zawrzeć nie można, można za pomocą systemu podjąć uchwałę o powołaniu pełnomocnika do zawarcia takiej umowy.
      I to też nie każdej – bo tylko umowy spółki udostępnionej i zawieranej w systemie informatycznym. Także sprzedaży czy pożyczki nie da rady.

  • Łukasz

    Dzień dobry.
    Proszę o poradę. Zawarłem umowę spółki z żoną. Wybudowaliśmy dom z kredytu hipotecznego czy możemy wynająć spółce wyodrębnione pomieszczenie na biuro spółki w którym będzie przechowywana dokumentacja ale również i przyjmowani klienci? Czy w takiej sytuacji powinniśmy powołać pełnomocnika do zawarcia takiej umowy najmu np mnie jako prezesa zarządu? Zostaliśmy wezwani do urzędu skarbowego celem udokumentowania tytułu prawnego do nieruchomości w której prowadzona jest działalność spółki.Pozdrawiam Łukasz