Ramowa umowa współpracy – sposób na uniknięcie ciągłego podpisywania umów o dzieło

Umowa o dzieło jest łatwa, prosta i przyjemna, ale bywa uciążliwa, gdy współpracujesz z kimś regularnie i co chwilę musisz podpisywać kolejną umowę. Tym bardziej, gdy chcesz nabyć prawa autorskie, co wymaga za każdym razem zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Sposobem na ograniczenie papierologii i oszczędność czasu jest ramowa umowa współpracy.

Ramową umowę współpracy podpisujesz tylko raz, a potem już tylko składasz zamówienia, np. mailowo. Każde zamówienie prowadzi do zawarcia umowy o dzieło, ale nie trzeba już nic nowego podpisywać – wszystko dzieje się automatycznie na podstawie ramowej umowy współpracy.

Chcesz wiedzieć więcej? Czytaj dalej.

Spis treści

Wideo o ramowej umowie współpracy

Jeżeli wolisz słuchać niż czytać, poniżej wideo na temat ramowej umowy współpracy

Więcej przydatnych wideo znajdziesz na moim kanale YT.

Ramowa umowa współpracy i składanie zamówień

Ramowa umowa współpracy pozwala uniknąć ciągłego podpisywania umów o dzieło przy dłuższej współpracy.

Nie jest to umowa nazwana (w przeciwieństwie np. do umowy zlecenia) z kodeksu cywilnego – została wypracowana przez prawników po to, by sprostać wymaganiom biznesu.

Ramowa umowa współpracy bazuje na procedurze składania zamówień. Dzieła wykonywane na podstawie ramowej umowy współpracy nie są określone bezpośrednio w umowie – ich konkretyzacja następuje później, w zamówieniach składanych na zasadach przewidzianych w ramowej umowie współpracy.

Przykładowe postanowienia z ramowej umowy współpracy

Umowa określa zasady współpracy stron w zakresie wykonywania przez Wykonawcę, na zamówienia składane przez Zamawiającego, oznaczonych dzieł, zwanych dalej „Dziełami”.

Jeżeli Zamawiający chce zamówić wykonanie określonego Dzieła, przesyła do Wykonawcy zamówienie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres XXX z określeniem szczegółów swojego zapotrzebowania, w tym oczekiwanego terminu realizacji.

Wykonawca deklaruje odpowiedź na przesłane zamówienie w ciągu XXX dni roboczych, chyba że wcześniej uprzedził Zamawiającego o swojej niedostępności w określonym przedziale czasu.

W odpowiedzi na zamówienie Wykonawca może zadać dodatkowe pytania, na które odpowiedzi ze strony Zamawiającego są niezbędne do określenia możliwych warunków wykonania Dzieła.

Dysponując wszelkimi niezbędnymi informacjami, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję warunków wykonania Dzieła, w szczególności oczekiwane wynagrodzenie oraz możliwy termin realizacji.

Jeżeli strony dojdą do porozumienia odnośnie wszystkich negocjowanych warunków wykonania Dzieła, dochodzi do zawarcia umowy o dzieło, mocą której Wykonawca zobowiązuje się wykonać Dzieło zgodnie z ustalonymi wcześniej szczegółami, a Zamawiający zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie.

Celem uniknięcia wątpliwości, strony zgodnie postanawiają, że umowa nie kreuje po stronie Zamawiającego jakiegokolwiek obowiązku składania zamówień u Wykonawcy ani przyjmowania tych zamówień przez Wykonawcę. Wykonawca może odmówić przyjęcia zamówienia składanego przez Zamawiającego bez podawania przyczyny. Ewentualne milczenie Wykonawcy nie prowadzi w jakichkolwiek okolicznościach do przyjęcia zamówienia i zawarcia umowy o dzieło.

Powyższe przykładowe postanowienia z ramowej umowy współpracy przewidują, że zamawiający nie jest zobowiązany do składania zamówień, a wykonawca nie musi ich przyjmować.

Nie jest to oczywiście jedyny dostępny sposób.

W ramowej umowie współpracy możemy równie dobrze przewidzieć np.:

• określone gwarancje w zakresie zapotrzebowania na pracę wykonawcy,
• minimalną ilość zamówień w skali miesiąca,
• obowiązek przyjmowania zamówień,
• niemożność odmowy realizacji zamówienia za wyjątkiem istotnych okoliczności.

Ile sytuacji, tyle różnych ramowych umów współpracy. Jest to na tyle elastyczna konstrukcja, że pozwala dostosować umowę do realnego zapotrzebowania przy danej współpracy.

Ramowa umowa współpracy = mniej formalności

Ramowa umowa współpracy przewiduje, że jeżeli chcesz powierzyć wykonawcy wykonanie jakiegoś dzieła, składasz u wykonawcy zamówienie, a wykonawca się do tego ustosunkowuje.

Sposób złożenia zamówienia można uregulować różnie, np.:

• zamówienie mailowe,
• zamówienie przez jakiś system do zarządzania pracą,
• zamówienie za pośrednictwem komunikatora,
• zamówienie bardziej sformalizowane, np. skan podpisanego druku zamówienia.

Ważne, żeby po zamówieniu został jakiś ślad, bo to zamówienie precyzuje, co w danej sytuacji wykonawca ma zrobić i jest podstawą do oceny prawidłowej realizacji umowy.

Jeżeli wykonawca przyjmuje zamówienie, automatycznie dochodzi do zawarcia umowy o dzieło, ale nie wymaga to podpisywania odrębnego dokumentu.

Umowę współpracy podpisujesz jednorazowo, a na jej podstawie możesz wielokrotnie zamawiać różne dzieła.

Dzięki temu rozwiązaniu nie musisz spisywać poszczególnych umów o dzieło, ograniczając papierologię.

Czas trwania ramowej umowy współpracy

Ramowa umowa współpracy może być zawarta na czas nieokreślony albo określony.

Przykładowe postanowienia dot. czasu trwania umowy

Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, a każda ze stron może ją wypowiedzieć w dowolnym momencie ze skutkiem natychmiastowym.

Wypowiedzenie umowy nie wpływa na ważność i skuteczność zawartych uprzednio zgodnie z procedurą opisaną w § 2 umów o dzieło, ani na ważność i skuteczność przeniesienia autorskich praw majątkowych, choćby do przeniesienia tych praw miało dojść również po wypowiedzeniu niniejszej umowy.

Możesz oczywiście inaczej uregulować czas trwania ramowej umowy współpracy.

Jeżeli zależy ci na trwałości współpracy, możesz zdecydować się na czas określony, a prawo do wypowiedzenia uzależnić od zaistnienia konkretnych, ważnych powodów wprost wskazanych w umowie.

Możesz również przewidzieć mechanizm automatycznego przedłużania umowy na kolejne okresy.

Generalnie, decydując o czasie trwania ramowej umowy współpracy, masz do dyspozycji cały arsenał kodeksu cywilnego. Najpierw określasz potrzebę biznesową, a potem szyjesz (ty albo twój prawnik) rozwiązanie prawne.

Prawa autorskie w ramowej umowie współpracy

Ramowa umowa współpracy pozwala na jednorazowe zabezpieczenie praw autorskich, bez konieczności zawierania każdorazowo umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych albo umowy licencyjnej.

Przykładowe postanowienia dot. przeniesienia praw autorskich

Mocą niniejszej umowy, bez konieczności składania w tym zakresie jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do wszystkich zaakceptowanych przez Zamawiającego Dzieł.

Do przeniesienia autorskich praw majątkowych do Dzieła dochodzi z chwilą zaksięgowania na rachunku bankowym Wykonawcy całości wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie tegoż Dzieła wraz z ewentualnym dodatkowym wynagrodzeniem za ponad-limitowe poprawki.

Jeżeli w okresie od zaakceptowania Dzieła do chwili zapłaty wynagrodzenia, Zamawiający potrzebuje korzystać z Dzieła, Wykonawca udziela na ten czas Zamawiającemu licencji na korzystanie z Dzieła na polach eksploatacji wskazanych w niniejszej umowie, z tym zastrzeżeniem, że licencja ta wygasa, jeżeli Zamawiający nie zapłaci Wykonawcy wynagrodzenia w terminie 7 dni od doręczenia Zamawiającemu faktury albo rachunku.

Przeniesienie autorskich praw majątkowych to oczywiście nie jedyna opcja.

Równie dobrze możesz zdecydować się na licencję (wyłączną albo niewyłączną) czy też w ogóle pominąć prawa autorskie, jeżeli wykonywane zamówienia nie mają nic wspólnego z chronionymi utworami (choć w branży kreatywnej to rzadkość).

Ramowa umowa współpracy a wynagrodzenie wykonawcy

Model wynagrodzenia wykonawcy w ramowej umowie współpracy zależy od potrzeb biznesowych.

Najbardziej elastyczną opcją jest ustalanie wynagrodzenia per zamówienie – zamawiający określa zapotrzebowanie, wykonawca przedstawia wycenę, następują ewentualne negocjacje.

Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby wprowadzić do umowy stawkę godzinową lub jakiś model hybrydowy, np. dodatkowy procent od sprzedaży.

Przykładowe postanowienie dot. stawki godzinowej

Wynagrodzenie należne Wykonawcy za wykonanie każdego Dzieła jest obliczane poprzez przemnożenie liczby godzin zegarowych poświęconych na wykonanie Dzieła przez stawkę godzinową Wykonawcy wynoszącą XXX złotych brutto.

W ramach postanowień dot. wynagrodzenia są do uregulowania również następujące kwestie:

• termin płatności wynagrodzenia,
• ewentualne zaliczki / zadatki,
• dokumenty księgowe (faktura / rachunek).

Jeżeli ramowa umowa współpracy przewiduje przeniesienie praw autorskich, pamiętaj, żeby rozstrzygnąć czy za przeniesienie praw wykonawcy jest należne dodatkowe wynagrodzenie, czy wynagrodzenie określone w umowie obejmuje również wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich. Jeżeli pomniesz ten wątek milczeniem, wykonawca może dochodzić zapłaty dodatkowego wynagrodzenia za prawa autorskie.

Przykładowe postanowienie dot. wynagrodzenia za prawa autorskie

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje również wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich na zasadach określonych umową, w szczególności na wszystkich polach eksploatacji określonych umową.

Dodatkowe kwestie w ramowej umowie współpracy

Cztery podstawowe kwestie w ramowej umowie współpracy to:

• procedura składania zamówień,
• czas trwania umowy,
• prawa autorskie,
• wynagrodzenie wykonawcy.

Inne kwestie, które pojawiają się w ramowej umowie współpracy, to m.in.:

• szczegóły wykonywania zamówień,
• poprawki i uwagi,
• opóźnienia w pracy,
• odpowiedzialność za efekty pracy,
• poufność,
• wyłączność / zakaz konkurencji,
• dane osobowe,
• aneksowanie umowy,
• rozstrzyganie sporów.

Tak naprawdę są to tematy, które występują w większości innych umów w branży kreatywnej. Przykładowo, gdy zawierasz pojedynczą umowę o dzieło, też regulujesz w niej powyższe kwestie.

Dlatego nie omawiam tego wszystkiego w dzisiejszym artykule, zrobiłoby się nam jakieś przepastne tomiszcze, a nie o to chodzi. Dzisiaj chcę pokazać ci przede wszystkim na czym polega dobrodziejstwo ramowej umowy współpracy i kiedy warto ją wykorzystywać.

Gdybyś jednak chciał poczytać więcej, to na blogu znajdziesz sporo przydatnych materiałów, np.:

• umowa o dzieło – przygotują ją samodzielnie krok po kroku,
• umowa dla grafika – jak uniknąć problemów z klientem?
• umowa dla fotografa – co musi się w niej znaleźć?
• przeniesienie praw autorskich vs licencja,
• umowy i prawa autorskie w branży kreatywnej.

Czy ramową umowę współpracy trzeba zgłaszać do ZUS?

Od 01.01.2021 r. istnieje obowiązek zgłaszania do ZUS umów o dzieło.

Obowiązek nie dotyczy umów o dzieło:

– zawartych z własnym pracownikiem,
– wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, ale zawartych z innym podmiotem,
– zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Obowiązek zgłoszeniowy nie obejmuje również tych podmiotów czy jednostek organizacyjnych (np. stowarzyszeń, fundacji, spółek prawa handlowego, itp.), które nie są płatnikami składek (tj. nie mają obowiązku rejestrować się w ZUS jako płatnicy składek, bo nie zgłaszają nikogo (w tym siebie) do ubezpieczeń społecznych.

Czy obowiązek ten dotyczy również ramowej umowy współpracy?

Nie, umowa współpracy sama w sobie nie jest umową o dzieło i nie przesądza jeszcze, że jakieś dzieło w ogóle zostanie na jej podstawie zamówione.

Zgłaszać do ZUS trzeba natomiast umowę o dzieło zawartą na podstawie umowy współpracy.

Dlatego istotne jest, żeby ramowa umowa współpracy opisywała precyzyjnie procedurę zamówień prowadzących do zawierania w sposób automatyczny umów o dzieło.

Termin na zgłoszenie umowy o dzieło wynosi 7 dni od zawarcia umowy, więc ramowa umowa współpracy musi umożliwiać ustalić termin zawarcia każdej umowy o dzieło na jej podstawie.

Jak zaksięgować ramową umowę współpracy?

Ramowa umowa współpracy nie podlega księgowaniu. Pieniądze nie są wypłacane wykonawcy na podstawie umowy współpracy, ale na podstawie umowy o dzieło zawieranej w wyniku zamówienia.

Ponieważ umowa o dzieło nie jest w tym przypadku zawierana w formie pisemnej, dowodem księgowym może być faktura albo rachunek do umowy o dzieło.

Jeżeli wykonawca nie prowadzi działalności gospodarczej, zamawiający jest płatnikiem podatku – oblicza, pobiera i odprowadza zaliczkę w imieniu wykonawcy. Tak samo jak przy każdej innej umowie o dzieło.

Zamawiający nie jest płatnikiem, jeśli wykonawca oświadczy, że wykonuje umowę w ramach działalności nierejestrowanej. W takiej sytuacji, wykonawca samodzielne rozlicza przychód w ramach działalności nierejestrowanej.

Zamówienie dzieła vs zlecenie usługi – UWAGA

Ramowa umowa współpracy nie służy do unikania oskładkowania ZUS współprac usługowych.

Umowa o dzieło zawierana na podstawie umowy współpracy może być w ten sam sposób zakwestionowana przez ZUS jako pozorna, jak i „zwykła / regularna” umowa o dzieło.

Kluczowe jest więc nadal rozróżnienie pomiędzy dziełem a zleceniem (usługą). Szczegóły opisałem tutaj: umowa o dzieło a umowa zlecenie – najważniejsze różnice.

Podsumowanie

Ramowa umowa współpracy jest wykorzystywana do uregulowania długofalowej współpracy polegającej na zamawianiu różnych dzieł przez czas trwania umowy.

Ramowa umowa współpracy bazuje na zamówieniach.

Zamówienie prowadzi do zawarcia umowy o dzieło na warunkach określonych w ramowej umowie współpracy, bez konieczności podpisywania za każdym razem oddzielnej umowy o dzieło.

Ramowa umowa współpracy jest elastyczna i pozwala do wielu różnych kwestii podejść na wiele sposobów, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami przy danej współpracy.

Szablon umowy do kupienia

Potrzebujesz indywidualnej pomocy przy ramowej umowie współpracy? Napisz: kancelaria@prakreacja.legal.

Szukasz szybkiego i prostego rozwiązania? Sprawdź szablon ramowej umowy współpracy.

Zaproszenie na poczęstunek

Jeżeli uważasz ten artykuł za przydatny, zachęcam do regularnego smakowania Pralin PraKreacji.

Raz w tygodniu otrzymasz wiadomość z rozwiązaniem jednego, konkretnego problemu prawnego z zakresu mojej specjalizacji – prawo autorskie, e-commerce, dane osobowe, umowy, regulaminy.

Dodatkowo, na start prześlę ci link do przydatnych materiałów bonusowych.