Nawigacja

Obawiasz się, że będziesz mieć problemy z siedzibą spółki w wirtualnym biurze? A może na razie nie stać cię na najem tradycyjnego lokalu? Podobne problemy ma wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zarejestrowanie siedziby spółki we własnym domu. Pytanie czy to możliwe i czy warto? Jeśli chcesz poznać odpowiedź, zapraszam do lektury dzisiejszego wpisu.

Autorem tego artykułu jest Rafał Gondzio, który w ramach bloga praKreacja.pl odpowiada za dział spółek. Z Rafałem możesz skontaktować się, pisząc na adres spolki@prakreacja.pl.

Wydawać by się mogło, że wybór siedziby to sprawa drugorzędna przy zakładaniu spółki. Przecież jest tyle rzeczy do załatwienia – wybór zarządu, rozliczenia ze wspólnikami i spółką, kwestie podatkowe. Tymczasem od prawidłowego wyboru siedziby spółki może zależeć to czy w ogóle podejmie ona działalność. Urzędy skarbowe bardzo skrupulatnie bowiem podchodzą do kwestii siedziby spółki i jej realnego funkcjonowania.

Gdzie można zarejestrować siedzibę spółki?

Na początku pokrótce opowiem o najpopularniejszych możliwościach w wyborze miejsca pod siedzibę spółki.

Po pierwsze, może to być tradycyjne biuro w lokalu użytkowym. Zaletą jest to, że jest to realna siedziba spółki w łatwo dostępnym miejscu, nie budzącym wątpliwości co do jego przeznaczenia. Wada jest jedna, ale zasadnicza – wysoki koszt czynszu najmu. Dla kogoś, kto przy starcie spółki liczy każdą złotówkę, może to być spory wydatek.

Drugim wyjściem jest rejestracja spółki w wirtualnym biurze. Co to jest wirtualne biuro? Wirtualne biuro to w istocie usługa polegająca na tym, że firma dysponująca przestrzenią biurową użyczy ci swojego adresu do rejestracji siedziby spółki.

Oczywiście sam adres to nie wszystko, firmy oferują o wiele więcej – powierzchnię do pracy, sale konferencyjne, Internet, obsługę korespondencji, a nawet prowadzenie kalendarza. Jeśli chodzi o zakres usługi – sky is the limit. Ofert również jest bez liku, szczególnie w dużych miastach.

Zaleta? Możesz mieć siedzibę w luksusowym biurze w centrum miasta za niewielkie pieniądze. Wada? Przy podstawowych pakietach, gdzie masz prawo jedynie do adresu, urząd skarbowy może stwierdzić, że twoja spółka w rzeczywistości nie funkcjonuje. A to może – choćby tylko tymczasowo – zablokować twoją firmę.

O powyższych rozwiązaniach opowiem ci kiedyś indziej, w dzisiejszym artykule skupiam się na tym ostatnim.

Siedziba spółki w domu wspólnika

Trzecią możliwością jest rejestracja siedziby spółki we własnym domu.

Tylko czy to możliwe? Przecież spółka prowadzi księgi, odbywają się zgromadzenia wspólników, może jakieś spotkania z kontrahentem. I to wszystko ma odbywać się w mieszkaniu na kanapie?

Odpowiedź, choć zaskakująca, brzmi tak – możesz wskazać jako siedzibę spółki swój dom lub mieszkanie.

Jak uregulować siedzibę spółki w domu?

Spółka na starcie musi wykazać się tytułem prawnym do lokalu, który stanowi jej siedzibę. Nie możesz wskazać swojego mieszkania jako jej adresu i na tym zakończyć tematu. Spółka jest przecież odrębnym od ciebie podmiotem. Na jakiej podstawie może zatem zajmować twój lokal?

Dwie najpopularniejsze podstawy to najem i użyczenie.

Najem jest odpłatny, więc spółka powinna ci płacić czynsz. To dobry sposób na wypłatę zysku ze spółki, bo najem jest korzystnie opodatkowany i prosty w rozliczeniu.

Użyczenie jest bezpłatne i spółka nie płaci ci czynszu. Paradoksalnie jednak to rozwiązanie jest mniej opłacalne dla ciebie i twojej spółki. Dlaczego? Bo darmowy lokal to dla spółki przychód od którego będzie musiała zapłacić podatek.

Najprościej zatem będzie zawrzeć umowę najmu na kilka metrów powierzchni twojego domu określając odpowiedni czynsz, co zapewni twojej spółce siedzibę, a tobie zyski. Korzystnie finansowo i teoretycznie bezproblemowo. Dlaczego teoretycznie? O tym poniżej.

Nieproszeni goście

Największą wadą rejestracji spółki w domu jest możliwość przeprowadzenia przez urzędy kontroli w miejscu twojego zamieszkania.

Możesz zatem się kiedyś solidnie zdziwić, gdy podczas spokojnej pracy w domu na kanapie, odwiedzi cię nagle urzędnik. Właśnie w ten sposób sprawdza się siedziby spółek. Osobistymi kontrolami weryfikuje się czy wskazany lokal istnieje, czy ktoś tam przebywa, czy można skontaktować się z kimś upoważnionym.

Jeśli mieszkasz sam, albo ze swoim wspólnikiem to nie powinien to być dla ciebie problem. Ale co w przypadku, gdy masz rodzinę? Niektórzy nie chcą jej mieszać w sprawy służbowe. Nawet jeśli wiązać się to będzie z jedną kontrolą na wiele lat.

Oczywiście zawsze możesz odmówić wpuszczenia urzędnika do domu. Ale pamiętaj, że wtedy narażasz się na negatywne konsekwencje.

Potrzebujesz indywidualnej pomocy w sprawie spółek?

Wyślij wiadomość na adres spolki@prakreacja.pl.

Urządź spółce biuro

Druga niedogodność wiąże się z koniecznością wydzielenia odpowiedniej powierzchni w twoim domu. Owszem, jest wiele przypadków, że siedziby spółek to faktycznie jakieś strychy, piwnice czy komórki albo też dokumentacja spółki znajduje się gdzieś na regale pomiędzy książką o gotowaniu a płytami CD.

Dzieje się tak z prostej przyczyny – przecież dokumentów na początku jest mało, a duża ich część przekazywana jest do biura rachunkowego. Ponadto sporo spółek działa w internecie i potrzebuje wyłącznie dostępu do sieci, a nie biura.

Takie podejście jest jednak piętnowane przez sądy, dlatego zwracam na to uwagę. Mimo, iż w przepisach prawa nie ma określonych warunków jakie musi spełniać siedziba spółki, to nie można przeginać. Komórka czy piwnica to w przekonaniu sądów nie jest dobre miejsce na siedzibę spółki.

Ponadto księgi rachunkowe powinny być przechowywane starannie i być odpowiednio oznaczone. Nie wszystkie dokumenty wywieziesz do księgowego, więc postaraj się chociaż o wydzielone i zabezpieczone przed zniszczeniem miejsce na twoim regale.

Reasumując, pomyśl nad wydzieleniem spółce pewnego obszaru swojego domu. Najlepiej by pokrywał się z najmowaną powierzchnią i stanowiłby w ten sposób namiastkę prawdziwej siedziby spółki.

Zdaję sobie sprawę, że wydzielenie części powierzchni może być problematyczne, jeśli mieszkasz w małym mieszkaniu. Możesz jednak w takim przypadku najmować spółce naprawdę niewielkie powierzchnie, począwszy nawet od 1 m kwadratowego.

Nie przesadź jednak i nie wynajmuj spółce całego twojego domu! Rozliczenie czynszu w ramach prowadzonej działalności może być kuszące, ale może też przysporzyć więcej problemów niż korzyści. Po pierwsze może się okazać, że wraz z wynajęciem twojego domu zmieni się przeznaczenie jego powierzchni z mieszkalnej na usługową, co oznacza ogromny wzrost podatku od nieruchomości. Po drugie urząd może zakwestionować wysokość kosztów ponoszonych przez spółkę na najem powierzchni. Pamiętaj zatem, by nie wynajmować twojej spółce więcej niż kilka metrów kwadratowych powierzchni.

 

Podsumowanie

Spróbujmy usystematyzować to, co napisałem o siedzibie spółki w twoim domu:

  • wskazanie siedziby spółki w domu jest jak najbardziej możliwe,
  • siedziba spółki w domu to duża oszczędność i sposób na wypłatę zysku ze spółki przez wspólników,
  • z drugiej strony wiąże się to z pewnymi niedogodnościami, jak kontrole w twoim miejscu zamieszkania i konieczność wydzielenia powierzchni na dokumentację spółki.

Jak więc widzisz, z siedzibą spółki w domu nie jest jednak tak łatwo i przyjemnie. Mimo to, wariant ten jest często wybierany i wielu przedsiębiorców rejestruje siedziby spółek w ten sposób. Oszczędność kosztów przy jednoczesnej możliwości realizacji zysku przeważa nad ewentualnymi niedogodnościami.

A ty – masz siedzibę swojej spółki w domu?

Podobał ci się ten artykuł? Udostępnij go innym. Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to dosłownie chwilę.

Chcesz wiedzieć więcej? Zajrzyj do strefy wiedzy dla kreatywnych.

Interesuje cię tematyka spółek? Zapisz się na newsletter, by otrzymywać więcej artykułów takich jak ten.

Administratorem podanych przez ciebie danych osobowych będę ja, tj. Wojciech Wawrzak, ul. Tatrzańska 91/51, 93-279 Łódź. Twoje dane będą przetwarzane wyłącznie w celu przesyłania ci newslettera. W każdej chwili będziesz mógł uzyskać dostęp do swoich danych, poprawić je lub usunąć. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zapisu na newsletter. Udzielone zgody będziesz mógł w każdej chwili wycofać.

  • Kal El

    A Ty Wojtek masz siedzibę spółki w domu?

  • Ryszard Hołubowicz

    A jak w tym przypadku (płatnego najmu) wygląda sprawa podpisania umowy? Podpisuję sam ze sobą?

    • Ja bym nie ryzykował. Zazwyczaj upoważniamy drugiego wspólnika do zawarcia w imieniu spółki umowy najmu ze wspólnikiem będącym właścicielem mieszkania. W przypadku spółki jednoosobowej w imieniu spółki należy powołać pełnomocnika.

  • Jarko Więckowski

    Witam. A jak wygląda sytuacja w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej? Należy płacić większy podatek od nieruchomości za powierzchnię przeznaczona na biuro. Należy to jeszcze w inny sposob uregulować? I w jaki sposób wrzucać w koszty media z domu?dziękuję z góry