24 maja 2018

Polityka prywatności dot. korespondencji e-mail

Niniejszym informujemy, że przetwarzamy dane osobowe zawarte w treści korespondencji e-mail prowadzonej z kancelarią.

Dane te są przetwarzane w celu wymiany i archiwizacji korespondencji. Szczegóły znajdują się poniżej.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Wojciech Wawrzak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Kancelaria Radcy Prawnego Wojciech Wawrzak”, ul. Tatrzańska 91/51, 93-279 Łódź, NIP: 9820359615.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzane są w celu wymiany korespondencji e-mail oraz jej archiwizacji na wypadek potrzeby wykazania jej przebiegu, co stanowi prawnie uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Odbiorcy danych

Korespondencja e-mail przechowywana jest na zewnętrznych serwerach dostawców usługi poczty elektronicznej, z którymi zawarte zostały stosownej treści umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W procesie wymiany korespondencji mogą uczestniczyć prawnicy, którym nadane zostały upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub z którymi zostały zawarte stosownej treści umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe zawarte w korespondencji mogą być udostępniane radcom prawnym lub adwokatom współpracującym z kancelarią w celu obsługi korespondencji z zakresu specjalizacji tychże radców prawnych lub adwokatów, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Radca prawny lub adwokat obsługujący korespondencję przedstawia się za pośrednictwem poczty elektronicznej, ujawniając swoją tożsamość i dane kontaktowe. Radca prawny lub adwokat przetwarza dane w celu obsługi korespondencji w związku ze współpracą z kancelarią, realizując tym samym swój prawnie uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Termin przechowywania danych przez radcę prawnego lub adwokata odpowiada terminowi, o którym mowa w sekcji „Okres przechowywania danych”. W stosunku do radcy prawnego lub adwokata można realizować wszystkie swoje uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w sekcji „Uprawnienia związane z przetwarzaniem”.

Dane osobowe zawarte w korespondencji mogą zostać również udostępnione w sytuacjach przewidzianych przepisami prawa podmiotom uprawnionym na podstawie tychże przepisów prawa. Chodzi tutaj w szczególności o organy ścigania, sądy, prokuratury itp.

Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Dane osobowe przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego i nie dochodzi w tym zakresie do ich przekazywania do żadnego państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

Zwracamy w tym miejscu uwagę na specyficzną sytuację wymiany korespondencji e-mail. Serwery, na których przechowywana jest poczta kancelaryjna, zlokalizowane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Niemniej jednak, jeżeli serwery wykorzystywanej przez Pana / Pani poczty e-mail zlokalizowane są poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zarówno wysyłane, jak i odbierane przez Pana / Panią wiadomości, przechowywane są na tymże serwerze. W związku z tym, rekomenduję upewnić się czy Pana / Pani poczta e-mail korzysta z serwerów zlokalizowanych w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Bezpieczeństwo danych

Dane osobowe szyfrowane są zarówno w spoczynku, jak i w przesyle. Zwracam w tym miejscu szczególną uwagę na wymianę korespondencji między nami. Korespondencja wychodząca z kancelarii szyfrowana jest z wykorzystaniem technologii TLS / SSL. Skuteczność tej metody szyfrowania zależy do tego czy serwer odbiorcy wiadomości również korzysta ze wskazanej technologii. W sytuacji, w której Pana / Pani poczta e-mail nie wspiera TLS /SSL, szyfrowanie nie osiąga zamierzonego rezultatu. W związku z tym, rekomenduję upewnić się czy Pana / Pani poczta e-mail zapewnia wsparcie TLS / SSL, gwarantując w ten sposób bezpieczeństwo wymienianej korespondencji.

Ponadto, rekomenduję by upewnił się Pan / Pani czy regulamin poczty e-mail, z której Pan / Pani korzysta, nie uprawnia dostawcy poczty do skanowania treści wysyłanych i odbieranych wiadomości, w szczególności w celach marketingowych, co występuje najczęściej w przypadku nieodpłatnych usług poczty e-mail. W takiej sytuacji, poufność wymienianych wiadomości jest zagrożona, co nie zależy jednak od kancelarii.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane do czasu zakończenia komunikacji z nami. Po tym okresie mogą zostać usunięte, ale mogę również podlegać archiwizacji, jeżeli uznamy, że przebieg komunikacji uzasadnia takową archiwizację, np. z uwagi na potrzebę wykazania tego przebiegu w przyszłości. W tym zakresie nie jesteśmy w stanie określić jednoznacznego terminu usunięcia danych.

Uprawnienia związane z przetwarzaniem

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Panu / Pani następujące uprawnienia:

  • prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
  • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
  • prawo do usunięcia danych (jeżeli Pana / Pani zdaniem nie ma podstaw, abyśmy przetwarzali Pana / Pani dane, może Pan / Pani żądać, abyśmy je usunęli),
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych (może Pan / Pani żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie danych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panem / Panią działań, jeżeli mamy nieprawidłowe dane lub przetwarzamy je bezpodstawnie),
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (ma Pan / Pani prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu; powinien Pan / Pani wskazać nam Pana / Pani szczególną sytuację, która Pana / Pani zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pana / Pani dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas danych są nadrzędne wobec Pana / Pani praw lub też, że Pana / Pani dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń),
  • prawo do przenoszenia danych (ma Pan / Pani prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe, które Pan / Pani nam dostarczył na podstawie umowy lub Pana / Pani zgody. Może nam Pan / Pani zlecić przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi),
  • prawo wniesienia skargi od organu nadzorczego (jeżeli stwierdzi Pan / Pani, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, może Pan / Pani złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego).

W celu wykonania swoich praw prosimy skierować swoje żądanie pod adres e-mail odo@wojciechwawrzak.pl. Proszę pamiętać, że przed realizacją uprawnień będziemy musieli odpowiednio Pana / Panią zidentyfikować.

Informacja o wymogu / dobrowolności podania danych

Dane przekazywane są w sposób naturalny w związku z prowadzoną komunikacją. Nie ma możliwości nawiązania komunikacji bez przekazania choćby podstawowego katalogu danych, biorąc pod uwagę, że każda wiadomość e-mail pewne dane zawiera.