Stoisz przed koniecznością uzyskania zgody wspólników na dokonanie czynności w spółce, a może zastanawiasz się jak takiej zgody zarządowi swojej spółki udzielić? Przeczytaj dzisiejszy artykuł i dowiedz się jak uzyskać lub wyrazić taką zgodę.
Autorem tego artykułu jest Rafał Gondzio, który w ramach bloga praKreacja.pl odpowiada za dział spółek. Z Rafałem możesz skontaktować się, pisząc na adres spolki@prakreacja.pl.
Zastrzeżenie
Niniejszy artykuł dotyczy tylko spółek z o. o. Choć w spółce akcyjnej sytuacja jest podobna, to odrębnościom poświęcę osobny wpis. Poniższe omówienie natomiast zasadniczo nie obowiązuje w spółkach osobowych, choć mechanizmy kontroli przez wspólników osób kierujących spółkami tam również występują.
W większych przedsięwzięciach często zdarza się, że wspólnicy spółki z o.o. nie zasiadają w jej zarządzie, lecz powołują do niego osoby z zewnątrz. I choć są to przeważnie osoby zaufane, to w interesie wspólników leży zachowanie kontroli nad ich działaniami. W końcu to wspólnicy są faktycznymi właścicielami spółki.
W tym właśnie celu w umowie spółki wprowadzane są mechanizmy wymagające uzyskania zgody wspólników na pewne działania zarządu.
Najczęściej taki mechanizm polega na wskazaniu czynności, które bez zgody wspólników nie mogą być podjęte (np. zakup lub sprzedaż nieruchomości) albo wartości czynności, powyżej której trzeba tę zgodę uzyskać (np. wartość transakcji powyżej 50 000 zł).
Są też sytuacje, gdy zgodę należy uzyskać, bo tak stanowi prawo np. na transakcję o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego spółki.
Spis treści
Jak wyrazić/uzyskać zgodę wspólników na dokonanie przez zarząd określonej czynności?
Wydawałoby się, że zgodę na dokonanie określonej czynności możesz uzyskać lub wyrazić w prosty sposób – słownie, bądź też w nieskomplikowanych formach pisemnych, takich jak mail czy SMS.
Taka zgoda jednak nie zabezpiecza interesów żadnej ze stron, a może nawet spowodować nieważność całej czynności, której chce się dokonać.
Aby uniknąć takich nieprzyjemnych konsekwencji, warto postępować tak, jak wskazują przepisy prawa. Zgoda wspólników powinna zatem zostać udzielona w formie pisemnej uchwały.
Jak podjąć uchwałę w spółce?
Uchwały zapadają na zgromadzeniu wspólników. Mamy dwa rodzaje zgromadzeń:
- zwyczajne,
- nadzwyczajne.
Zwyczajne to te, które obligatoryjnie odbywają się co roku – zazwyczaj do 30 czerwca danego roku – i służą podjęciu ważnych dla spółki decyzji. Zgromadzenia nadzwyczajne to zgromadzenia, które odbywają się w międzyczasie i dotyczą równie ważnych spraw dla spółki.
Na obu rodzajach zgromadzeń możesz uzyskać lub wyrazić zgodę na dokonanie przez zarząd danej czynności, najczęściej jednak czyni się to na zgromadzeniach nadzwyczajnych.
Zgromadzenie nadzwyczajne możesz zwołać w każdej chwili, ale obowiązują w tym zakresie określone procedury. O zgromadzeniu musisz powiadomić wspólników z określonym wyprzedzeniem i w odpowiedni sposób.
W tym artykule skupię się jednak na sytuacji, gdy wszyscy wspólnicy są dostępni i chcą podjąć określoną decyzję możliwie najszybciej. Określa to art. 240 k.s.h. Wówczas możesz pominąć wspomnianą procedurę powiadomień.
Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad
Z nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników powinien być sporządzony protokół. Zgodę wspólników na dokonanie danej czynności umieszcza się w tymże właśnie protokole w formie uchwały.
Jak wygląda protokół z nadzwyczajnego posiedzenia wspólników i jak go sporządzić?
Zapewne sądzisz teraz, że sporządzenie protokołu z uchwałą wyrażającą zgodę jest czymś nadmiernie skomplikowanym. Nic bardziej mylnego.
Protokół sporządzany jest w zwykłej formie pisemnej, podpisywany przez wspólników i najlepiej przez członków zarządu, którzy brali udział w nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników.
Jego postanowienia powtarzają postanowienia art. 240 k.s.h. i odtwarzają techniczny przebieg czynności.
Poniżej zamieszczam listę rzeczy, które rekomenduję zamieścić w protokole z nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki:
- data i miejsce zgromadzenia wspólników,
- wskazanie osób uczestniczących – wspólników i członków zarządu, przewodniczącego i protokolanta (jeśli są spoza grona osób uczestniczących),
- wybór przewodniczącego i protokolanta,
- wskazanie, że na zgromadzeniu są wszyscy wspólnicy i cały kapitał zakładowy oraz, że nikt nie wnosi sprzeciwu do zwołanego zgromadzenia,
- wskazanie porządku obrad,
- realizacja konkretnych punktów porządku obrad, w tym podjęcie uchwały, w której wyraźnie jest wskazane na jaką czynność wspólnicy mają wyrazić zgodę – najlepiej poprzez wskazanie przedmiotu czynności (umowa, nieruchomość, inna czynność), jej wartości oraz ewentualnie danych kontrahenta,
- zamknięcie obrad,
- podpisy osób obecnych – wspólników i członków zarządu, przewodniczącego oraz protokolanta (jeśli są spoza grona osób uczestniczących).
Podsumowanie
Spróbujmy podsumować to co przekazałem ci w dzisiejszym artykule.
- Zgodę wspólników na dokonanie przez zarząd czynności powinieneś uzyskać w formie pisemnej uchwały.
- Pisemne uchwały zapadają na zgromadzeniach wspólników.
- Zgromadzenie wspólników powinno zostać zwołane zgodnie z określoną procedurą, ale jeśli wszyscy wspólnicy są dostępni, to nadzwyczajne zgromadzenie wspólników możesz zwołać choćby zaraz.
- Ze zgromadzenia wspólników powinien zostać sporządzony protokół. W jego treści powinna znaleźć się uchwała wyrażająca zgodę na dokonanie danej czynności.
A zatem choć zgoda wspólników na dokonanie danej czynności musi być udzielona w uchwale wpisanej do protokołu, co może wydawać się skomplikowane, są to proste w przygotowaniu dokumenty.
Do dzieła!
Newsletter
Nie przegap żadnego wartościowego poradnika.
