RODO w pracy fotografa

Czy RODO obowiązuje fotografów? Czy fotograf może wykorzystać wizerunek klienta do własnej promocji? Co z mediami społecznościowymi – czy fotograf ma prawo umieszczać na nich zdjęcia z wizerunkami swoich klientów?

To tylko część zagadnień, o których dowiesz się z dzisiejszego materiału.

To czwarty odcinek programu szkoleniowego Prawo dla Fotografa. Trzy pozostałe poświęcone są następującym zagadnieniom:

• prawa autorskie do zdjęć – jak to z nimi jest,
• umowa dla fotografa – co musi się w niej znaleźć,
• podatki w pracy fotografa.

Spis treści

Pakiet dla fotografa

Dodatkiem do programu szkoleniowego jest Pakiet dla Fotografa, czyli komplet przydatnych dokumentów prawnych, które możesz wykorzystać w swojej pracy.

Bonus dla uważnych

Ten odcinek programu szkoleniowego poświęcony jest RODO w pracy fotografa.

Wielu fotografów pyta o prosty dokument RODO do podpisywania z klientami. Mają wtedy najczęściej na myśli realizację obowiązku informacyjnego.

W ramach bonusu dla uważnych znajdziesz dokument poświęcony temu zagadnieniu. Materiał bonusowy obejmuje:

• postanowienia umowne ograniczające prawo do poprawek,
• wzór wezwania do zapłaty, gdy klient nie chce płacić,
• postanowienia umowne przenoszące autorskie prawa majątkowe,
• informacje dotyczące 50% KUP,
• dokument RODO do przekazywania klientom przy zawieraniu umowy.

Jeśli chcesz otrzymać materiał bonusowy, dołącz do grona moich subskrybentów.

Jeżeli jesteś już na liście, materiał wysłałem do ciebie wraz z informacją o tym odcinku.

Jeżeli jeszcze się nie zapisywałeś do newslettera, zrób to teraz, a jako prezent powitalny otrzymasz omówiony powyżej materiał bonusowy.

Wideo do oglądania

Program szkoleniowy Prawo dla Fotografa został nagrany w formie wideo. Jest to zapis rozmowy z fotografką, Beatą Kowalską, który zadaje konkretne, praktyczne pytania poświęcone kluczowym kwestiom prawnym w pracy fotografa.

Wideo poświęcone RODO znajdziesz poniżej oraz na moim kanale w serwisie YouTube.

W dalej części dostępny jest również podcast do odsłuchu oraz tekst do czytania, w zależności, co wolisz.

Podcast do słuchania

Jeżeli słuchasz podcastów i taka forma jest dla ciebie lepsza niż tekst, zapraszam cię do odsłuchu 47. odcinka podcastu „Prawo dla kreatywnych”, który poświęcony jest właśnie RODO w pracy fotografa.

Podobał ci się odcinek? Udostępnij go innym. Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to dosłownie chwilę.

Wszystkie pozostałe odcinki podcastu „Prawo dla kreatywnych” znajdziesz na podstronie poświęconej podcastowi.

Tekst do czytania

Dla twojej wygody udostępniam ci również zapis tekstowy rozmowy. Jeżeli wolisz słowo pisane, możesz w wygodny dla siebie sposób przyswoić interesującą cię wiedzę.

Czy RODO obowiązuje fotografów?

Beata: Czym jest RODO dla fotografa i czy mnie obowiązuje?

Wojciech: RODO dla fotografa jest tym, czym dla każdego innego przedsiębiorcy. Zarówno fotograf, jak i inny przedsiębiorca ma schematyczne, powtarzalne rejony, w których przetwarza dane.

Jako fotograf przetwarzasz dane klientów i jest to konieczne, by móc ich obsługiwać.

Przetwarzasz wizerunki klientów, jeśli wykonujesz im sesje portretowe.

Często przetwarzasz też wizerunki gości klientów, np. podczas fotorelacji z wesel, chrztów, komunii czy innych uroczystości.

Jeżeli zatrudniasz ludzi, to przetwarzasz dane osobowe swoich pracowników, zleceniobiorców, podwykonawców.

Jeżeli masz grupę lub stronę na Facebooku, to przetwarzasz dane osobowe tych osób, które ciebie obserwują w social mediach.

Jeżeli masz jakiś newsletter lub prowadzisz działania marketingowe, to tam również masz do czynienia z danymi osobowymi.

Przykłady można mnożyć. Nawet jeśli rozmawiasz z kimś przez telefon i jego numer zapisuje się na twoim telefonie, to również przetwarzasz dane osobowe. Jak odpowiadasz na e-maila – to samo.

Mam wrażenie, że od tych danych osobowych uciec nie możemy. Być może jako fotografowi wydawało ci się, że jest to marginalny element jednoosobowej działalności, a jednak sporo jest czynności związanych z tą kwestią.

Wykorzystanie wizerunku klienta na potrzeby własnej promocji

Beata: Okazuje się, że mogę mieć z tym większy problem niż przypuszczałam.

Zacznijmy od przypadku typowego dla fotografa. Czy mogę wykorzystać wizerunek swoich klientów na potrzeby własnej promocji? Jeśli tak, to jakie czynności muszę wykonać, by było to zgodne z prawem?

Wojciech: Wielu fotografów zgłasza takie wątpliwości, że po RODO coś się zmieniło – zabroniło publikacji wizerunku. A tak naprawdę wizerunek nie ma wiele wspólnego z RODO.

Już przed RODO funkcjonowały przepisy w prawie autorskim poświęcone wizerunkowi. Mówiliśmy trochę o tym w bloku poświęconym prawu autorskiemu.

Na rozpowszechnianie wizerunku klienta w celach komercyjnych musisz mieć jego zgodę. Ta zgoda nie wynika tylko z RODO. Nadrzędna konieczność uzyskania zgody to jest zgoda wynikająca z prawa autorskiego, z tych przepisów o wizerunku.

Więcej przeczytasz o tym tutaj: zgoda na rozpowszechnianie wizerunku – kiedy potrzebna?

Podsumowując, tak, możesz rozpowszechniać wizerunki swoich klientów zgodnie z RODO, pod warunkiem, że odbierzesz od nich zgodę, poinformujesz ich o tym, co będzie się działo z ich wizerunkiem, kiedy już tę zgodę wyrażą – gdzie on zostanie opublikowany, gdzie udostępniony, jakie oni będą mieli w związku z tym uprawnienia oraz w jaki sposób mogą skontaktować się z tobą, gdyby mieli jakieś wątpliwości.

Rozpowszechnianie wizerunku gości i osób towarzyszących

Beata: Co z gośćmi moich klientów lub z osobami, które towarzyszą klientowi w czasie imprezy? Byłoby to niezręczne, gdybym w czasie eventu chodziła i pytała poszczególne osoby o zgodę na rozpowszechnianie wizerunku.

Wojciech: Niestety, sytuacja jest dokładnie taka sama. O ile od klientów jesteś w stanie umownie uzyskać taką zgodę przy warunkach współpracy, tyle od gości na uroczystościach niestety nie.

Wydaje mi się, że da się z tego wybrnąć racjonalnie. Funkcjonuje utrwalony zwyczaj, że jeśli podczas imprezy robisz komuś zdjęcie z bliska to jednak uprzedzasz te osoby i jednocześnie możesz wspomnieć, że chciałabyś wykorzystać takie zdjęcie marketingowo.

Beata: Jeśli para młoda przychodzi do fotografa, podpisuje umowę, zgadza się na wykorzystanie wizerunku i nie ma problemu z tym, że zdjęcia z ich imprezy ślubnej trafią na moje strony, to rozumiem, że wyrażają jednocześnie zgodę na upublicznianie ich twarzy?

Wojciech: Nie są w stanie wyrazić zgody w imieniu kogokolwiek innego. To jest uprawienie ściśle osobiste. Każdy z nas może decydować o swoim wizerunku.

Można tworzyć hipotetyczne scenariusze, w których to państwo młodzi przewidują regulamin udziału w imprezie weselnej, ale to się nie zdarza. Byłoby to zresztą mało bezpieczne dla fotografa.

RODO a profile społecznościowe

Beata: A jak ma się zgoda na rozpowszechnianie wizerunku do serwisów społecznościowych?

Wojciech: Ma się tak, że musisz uzyskać zgodę na konkretny kanał dystrybucji. Oznacza to, że w tej zgodzie powinnaś mieć wprost wpisane, że oni wyrażają zgodę na rozpowszechnianie ich wizerunku w mediach społecznościowych. 

Ponadto w kodeksie branżowym dla fotografa (dostępnym publicznie w internecie), podjęto ciekawe zagadnienie

Mianowicie chodzi o to, że przetwarzanie danych wizerunkowych przez portale społecznościowe odbywa się z wykorzystaniem technologii biometrycznych.

Klient powinien być świadomy, że jeżeli ty wrzucisz takie zdjęcie na serwis społecznościowy i nawet jeśli nie oznaczysz klienta, to ten serwis prawdopodobnie i tak go według swoich algorytmów jakoś oznaczy.

Poinformowanie o tym biometrze powinno znaleźć się w klauzuli informacyjnej.

Najbardziej rygorystyczne stanowisko zakłada, że powinno uzyskać się na to zgodę, ale jakoś nie wyobrażam sobie straszenia klientów tym dodatkowym checkboxem.

Beata: Co z portalami, które w ramach swojej promocji uzurpują sobie prawo do zdjęć, które publikuję? Na tych zdjęciach bardzo często jest wizerunek moich klientów. Jakie zagadnienia powinnam zawrzeć w umowie z klientem, żeby działać zgodnie z prawem?

Wojciech: Gdybyś chciała działać na 100% zgodnie z prawem, to byłaby to absurdalna umowa.

Gdy wrzucasz zdjęcie na Facebooka, to z regulaminu Facebooka wynika, że udzielasz mu licencji. Nie tylko na rozpowszechnianie zdjęć w serwisie, ale także na tworzenie kreacji reklamowych.

De facto zdjęcie klienta wykonane podczas wesela może znaleźć się w kampanii promocyjnej serwisu Facebook. Gdybyś chciała poinformować o tym klienta, prawdopodobnie nie uzyskałabyś żadnej zgody.

Złotym środkiem jest odebranie zgody na rozpowszechnianie wizerunku w mediach społecznościowych i dodatkowo w klauzuli informacyjnej napisanie, że zdjęcia będą trafiać do serwisów społecznościowych i że zgodnie z warunkami regulaminu mogą być przetwarzane.

Jak dbać o bezpieczeństwo danych?

Beata: A co gdyby ktoś ukradł mi dysk i zdjęcia moich klientów trafiłyby do sieci?

Wojciech: Mamy tu do czynienia z incydentem w zakresie danych osobowych, czyli z dostępem do danych przez osobę nieupoważnioną.

Dlatego najlepiej szyfrować wszystkie nośniki zewnętrzne. Dzięki temu nawet, gdy ktoś uzyska dostęp, to nie ma dostępu do zawartości.

Takim środkiem ostrożności możesz się wykazać w dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych i opisać, że widzisz potencjalne ryzyko, zdajesz sobie sprawę, że są tam zdjęcia zawierające wizerunki, w związku z tym zabezpieczasz go poprzez szyfrowanie.

To jest znak dla ewentualnego kontrolera, że jesteś świadomym i roztropnym administratorem, który odpowiednio zadbał o bezpieczeństwo tych danych.

Rabat za zgodę na wizerunek

Beata: Wracając do zgód na wykorzystanie wizerunku. Są klienci, którzy nie mają z tym problemu i nie przeszkadza im, że ich wizerunek będzie wykorzystany na potrzeby mojej promocji. Są klienci, którzy absolutnie nie biorą pod uwagę, że te zdjęcia będą gdzieś opublikowane. Są też tacy klienci, którzy się wahają. Czy mogę zaproponować im rabat w zamian za możliwość publikacji zdjęć?

Wojciech: Prawnicy różnie się o tym wypowiadają. W kodeksie branżowym, o którym wspomniałem, autorzy zajęli dosyć restrykcyjne stanowisko, stwierdzając, że w tym przypadku, zgoda na rozpowszechnianie wizerunku nie będzie dobrowolna, dlatego że gdyby nie wyrazili zgody, byłoby drożej.

Ja się z tym nie zgadzam i wielu prawników również się z tym nie zgadza.

Uważam, że taka zgoda jest jak najbardziej dopuszczalna.

Dzisiaj dane osobowe stały się swego rodzaju walutą. Jeżeli klient ma ochotę część kosztów usługi pokryć zgodą na rozpowszechnianie wizerunku, to ma do tego prawo. To jest dobrowolne.

Przy czym, kiedy robisz taki projekt, to warto się zabezpieczyć na wypadek, gdyby tej parze młodej lub klientowi przyszło do głowy cofnąć tę zgodę.

Żeby nie było tak, że klient zapłaci niższą cenę, a po trzech dniach powie: „cofam zgodę!”.

Warto wprost przewidzieć w umowie takie rzeczy, że w przypadku cofnięcia zgody, klient zobowiązany jest zapłacić różnicę ceny.

Czy fotograf może używać serwisu WeTranser do przesyłania zdjęć klientom?

Beata: A czy ja takie zdjęcia, które chcę przekazać klientowi, mogę przesłać WeTransferem?

Wojciech: WeTransfer jest uznawany za narzędzie, które nie daje gwarancji poufności. Regulamin tej usługi nie zawiera postanowień w zakresie powierzania danych.

Co więcej, my nie mamy realnej kontroli i wiedzy, gdzie te dane są przechowywane.

Wiadomo, że wszyscy WeTransfera używają, nie do końca zdając sobie sprawę z konsekwencji. Poza kwestiami prawnymi, że ja jako administrator czy procesor danych, wrzucając tam zdjęcia, narażam je na niebezpieczeństwo, są też kwestie praktyczne – nie wiemy, co z tymi danymi stanie się w przyszłości.

Rekomenduje się korzystanie z usług chmurowych, które dają możliwość zawarcia umowy przetwarzania danych osobowych. Dają na przykład możliwość wyboru regionu przechowywania danych. Są to narzędzia bardziej biznesowe.

Przyznam szczerze, że regulaminu WeTransfera dokładnie nie prześledziłem. Być może oni mają jakąś opcję biznesową.

Coraz częściej zdarza się tak, że te narzędzia mają opcje bezpłatne oraz płatne. I te płatne dają możliwość konfiguracji w zakresie RODO, a te bezpłatne niestety nie.

Jeżeli WeTransfer nie ma tych wszystkich standardów:

• powierzenia danych,
• szyfrowania danych,
• bezpieczeństwa przesyłu,

to należy uznać, że udostępnienie zdjęć takim kanałem, jest pewnym incydentem w zakresie bezpieczeństwa danych.

Jak korzystać z fotolabów, by było to zgodne z prawem?

Beata: Co z fotolabami, do których wysyłam zdjęcia, fotoalbumy czy książki? Często zdarza się taka sytuacja, że te produkty nie wracają do mnie, tylko są wysyłane bezpośrednio do klienta. Co wówczas?

Wojciech: Tutaj zależy to od tego, jakie masz postanowienia umowne. Najłatwiej przyjąć, że to nie ty jesteś stroną umowy z fotolabem, tylko jak gdyby w imieniu klienta przesyłasz zdjęcia. Natomiast klient opłaca usługę, ma konto użytkownika. Ty wtedy ściągasz z siebie odpowiedzialność pośredniczenia w tym procesie.

Natomiast w sytuacji, w której oferujesz swoją usługę pt. „przyjdź do mnie, ja wykonam fotoksiążkę”, a fotolab jest twoim podwykonawcą, to ponosisz pełną odpowiedzialność również za fotolab.

Musisz zapewnić, aby po stronie fotolabu nie zdarzyło się nic złego – zawrzeć z nim umowę powierzenia. Zweryfikować, że on daje należytą gwarancję, że te dane będą przetwarzane właściwie.

Gdyby coś się stało po drodze między tobą a fotolabem, to i tak odpowiedzialność ponosisz ty.

Wydaje mi się, że oferowanie klientom gotowych produktów lepiej jest jednak zrobić w modelu, w którym ty dostarczasz zdjęcia, a klient działa z fotolabem.

Jak długo można przechowywać na dyskach zdjęcia klientów?

Beata: Co z przetrzymywaniem zdjęć klientów? Jak długo mogę przetrzymywać je na swoich dyskach? Czy mogę w umowie zawrzeć informację, że będę je przechowywała np. dwa lata? Czy to jest zgodne z prawem?

Wojciech: Jeśli jest to twoje zobowiązanie umowne, to tak. RODO nie nakazuje żadnych konkretnych terminów.

RODO mówi, że dane możesz przetwarzać tak długo, jak długo masz w tym cel.

W twoim przypadku, jeśli jesteś zobowiązana, że przez dwa lata je przechowujesz, to jest dopuszczalne. Realizujesz umowę. Gdybyś tych danych nie przechowywała przez ten czas, nie wywiązałabyś się z umowy.

Gdyby umowa przewidywała, że ty po dwóch tygodniach od przesłania zdjęć usuwasz je trwale, to nie miałabyś podstawy, by te dane dalej przetwarzać. Powinny zostać rzeczywiście usunięte.

Fotografia ślubna a dane wrażliwe

Beata: Czy fotografowanie na uroczystości ślubnej/wiecach politycznych nie jest przetwarzaniem danych wrażliwych?

Wojciech: Jeżeli pójdziemy bardzo restrykcyjną wykładnią, że zdjęcie manifestuje przekonania polityczne lub wyznanie religijne, to nie da się ukryć, że mamy informację o przekonaniach religijnych. A żeby przetwarzać informacje o przekonaniach religijnych, należy mieć szczególną podstawę prawną, wyraźną zgodę klienta.

Ja bym nie brnął w tego typu absurdy. To generowanie problemów na siłę, tam, gdzie ich nie ma.

Jeśli wykonuję zdjęcia na uroczystości ślubnej, to robię je, by dostarczyć usługę. Czy chcę zmierzać do tego, aby utrudniać sobie życie?

Owszem, inna jest kwestia bezpieczeństwa tych danych, ale dyskuje, czy to są dane wrażliwe czy nie są czymś, w co warto brnąć.

O czym fotograf musi pamiętać pod kątem RODO?

Beata: Podsumowując, jakie są wszystkie aspekty związane z RODO, które są istotne dla forografa, pod kątem których powinien się przygotować do swojej działalności.

Wojciech: Ja lubię mówić klientom, że wdrożenie RODO dzieli się na dwa filary: zewnętrzne i wewnętrzne.

Wewnętrzne, czyli wszystko to, co jest związane z moją firmą, czego oczy nie widzą, czyli:

• bezpieczeństwo danych,
• właściwe narzędzia,
• szyfrowanie dysków,
• silne hasła,
• polityka dostępu,
• nieupoważnianie wszystkich do danych,
• szereg dokumentów, które trzeba mieć na wypadek kontroli.

Co do kwestii zewnętrznych, czyli tego, co widzą nasi klienci, to kiedy przychodzi do ciebie klient, powinien zostać poinformowany, że przetwarzasz jego dane w celu wykonania umowy, przechowujesz je w taki sposób, usuwasz po takim czasie itd.

To również polityki prywatności na stronie internetowej, wszelkiego rodzaju dokumenty, które klient widzi i może się zapoznać z tym, jak przetwarzane są jego dane.

Jest to na tyle istotne, że świadomość RODO wśród konsumentów urosła przez medialne zamieszanie. Wielu trudnych konsumentów próbuje potem wykorzystywać kwestię RODO, by uprzykrzyć życie wykonawcy usługi. Będą wytykać, że oni nie wiedzą, jak przetwarzane są ich dane itd.

Lepiej te wszystkie obowiązki informacyjne zrealizować wcześniej. Tych dokumentów jest dość sporo, natomiast nie jest to żadna wiedza zaklęta. Można spróbować przygotować to samemu.

Na moim blogu są dostępne nieodpłatne materiały, z którymi można się krok po kroku przygotować do RODO, a w ramach Pakietu dla fotografa jest też dostępny pakiet RODO, gdzie również krok po kroku prowadzę taką osobę, jak bez wielkiego budżetu sobie z tym poradzić.

Potrzebujesz pomocy prawnej w twojej sprawie? Wyślij wiadomość na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

RODO w pracy fotografa – podsumowanie

RODO dotyczy każdego fotografa, a kwestii, o której należy zadbać, jest całkiem sporo.

Najwięcej praktycznych problemów dotyczy korzystanie ze zdjęć wykonanych podczas różnego rodzaju uroczystości, na których widoczne są wizerunki wielu osób.

Warto jednak pamiętać, że RODO to nie tylko kwestie związane z wizerunkiem. Pełne wdrożenie RODO to szereg czynności, które należy wykonać.

Jeżeli szukasz łatwych do wdrożenia rozwiązań w zakresie RODO, znajdziesz je w Pakiecie dla Fotografa.

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące podatków w pracy fotografa, zostaw je w komentarzu lub napisz bezpośrednio na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

Bonus dla uważnych

Ten odcinek programu szkoleniowego poświęcony jest RODO w pracy fotografa.

Wielu fotografów pyta o prosty dokument RODO do podpisywania z klientami. Mają wtedy najczęściej na myśli realizację obowiązku informacyjnego. W ramach bonusu dla uważnych znajdziesz dokument poświęcony temu zagadnieniu.Materiał bonusowy obejmuje:

• postanowienia umowne ograniczające prawo do poprawek,
• wzór wezwania do zapłaty, gdy klient nie chce płacić,
• postanowienia umowne przenoszące autorskie prawa majątkowe,
• informacje dotyczące 50% KUP,
• dokument RODO do przekazywania klientom przy zawieraniu umowy.

Jeśli chcesz otrzymać materiał bonusowy, dołącz do grona moich subskrybentów.

Jeżeli jesteś już na liście, materiał wysłałem do ciebie wraz z informacją o tym odcinku.

Jeżeli jeszcze się nie zapisywałeś do newslettera, zrób to teraz, a jako prezent powitalny otrzymasz omówiony powyżej materiał bonusowy.