Jak rozliczać się z podatków w pracy grafika?

Jak rozliczać przychody z umów o dzieło, zlecenie, współpracy, świadczenie usług?

Kiedy trzeba założyć działalność gospodarczą?

Jak prawidłowo wystawiać faktury / rachunki?

Co z kasą fiskalną i podatkiem VAT?

W tym materiale znajdziesz praktyczne wskazówki, jak rozliczać się z podatków i nie popaść w kłopoty.

To trzeci odcinek programu szkoleniowego Prawo dla grafika. Pozostałe poświęcone są następującym tematom:

umowa i współpraca z klientem,
prawo autorskie w pracy grafika,
RODO.

Spis treści

Dla twojej wygody przygotowałem spis treści, który ułatwi ci poruszanie się po tej stronie.

Pakiet dla grafika

Dodatkiem do programu szkoleniowego jest Pakiet dla grafika, czyli komplet przydatnych dokumentów prawnych, które możesz wykorzystać w swojej pracy.

Bonus dla uważnych

Ten odcinek programu szkoleniowego poświęcony jest podatkom i rozliczeniom.

Jednym z problemów w tym zakresie jest możliwość korzystania z 50% KUP. Szczegółowe informacje w tym zakresie znajdziesz w bonusie dla uważnych.

Oprócz odpłatnego pakietu dla grafika, przygotowałem również nieodpłatny materiał bonusowy uzupełniający program szkoleniowy. Materiał bonusowy obejmuje:

postanowienia umowne ograniczające prawo do poprawek,
wzór wezwania do zapłaty, gdy klient nie chce płacić,
postanowienia umowne przenoszące autorskie prawa majątkowe,
informacje dotyczące 50% KUP,
dokument RODO do przekazywania klientom przy zawieraniu umowy.

Materiał bonusowy dostępny jest wyłącznie dla subskrybentów newslettera.

Jeżeli jesteś już na liście, materiał wysłałem do ciebie wraz z informacją o tym odcinku.

Jeżeli jeszcze się nie zapisywałeś do newslettera, zrób to teraz, a jako prezent powitalny otrzymasz omówiony powyżej materiał bonusowy.

Wideo do oglądania

Program szkoleniowy Prawo dla grafika został nagrany w formie wideo. Jest to zapis rozmowy z projektantem graficznym, Michałem Łuczakiem, który zadaje konkretne, praktyczne pytania poświęcone kluczowym kwestiom prawnym w pracy grafika.

Wszystkie materiały wideo na moim kanale w serwisie YouTube. Poniżej widzisz natomiast okno z tym odcinkiem.

W dalej części dostępny jest również podcast do odsłuchu oraz tekst do czytania, w zależności, co wolisz.

Podcast do słuchania

Jeżeli słuchasz podcastów i taka forma jest dla ciebie lepsza niż tekst, zapraszam cię do odsłuchu 42. odcinka podcastu „Prawo dla kreatywnych”, który poświęcony jest rozliczeniom podatkowym.

Niestety, ale wybrałeś/aś brak obsługi Soundcloud w menu cookies. Zmień to ustawienie, żeby zobaczyć w tym miejscu odtwarzacz.

Wszystkie pozostałe odcinki podcastu „Prawo dla kreatywnych” znajdziesz na podstronie poświęconej podcastowi.

Tekst do czytania

Dla twojej wygody udostępniam ci również zapis tekstowy rozmowy. Jeżeli wolisz słowo pisane, możesz w wygodny dla siebie sposób przyswoić interesującą cię wiedzę.

Prawo dla grafika - wersja tekstowa — Zdjęcie autorstwa picjumbo.com z Pexels.

Jak płacić najmniejsze podatki?

Michał: Jak się rozliczać żeby płacić możliwie najmniejsze podatki?

Wojciech: Pytanie, na które odpowiedzi szuka bardzo wiele osób.

Ciężko udzielić zero-jednynkowych wskazówek, ale postaram się podzielić kilkoma informacjami, które mogą być pomocne dla grafików

Zacznijmy od dokonania rozróżnienia grafika na osobę prywatną oraz przedsiębiorcę.

50% KUP dla grafika

W większości wypadków dla grafika bardziej opłacalne będzie działanie jako osoba prywatna, głównie dlatego, że będzie mógł wtedy korzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu (50% KUP).

W praktyce oznacza to, że oblicza podatek od 50% tego co zarobi, a nie 100%.

Stawka 50% kosztów uzyskania przychodu zarezerwowana jest dla pracy twórczej.

Dokładne omówienie przesłanek do skorzystania z 50% KUP zawarte jest w bonusie dla uważnych.

Prawo dla grafika – materiał bonusowy

W ramach nieodpłatnego materiału bonusowego do programu szkoleniowego znajdują się szczegółowe informacje dotyczące 50% KUP.

Jeżeli jesteś subskrybentem newslettera, powinna już być u ciebie wiadomość z dodatkiem. Jeżeli jeszcze nie jesteś na mojej liście, zapisz się teraz, a otrzymasz dodatkowy dokument prosto na swoją skrzynkę e-mail.

Polski klient vs klient zagraniczny

W ramach rozliczania się jako osoba prywatna można wyróżnić jeszcze dwa podrozdziały:

praca dla polskiego przedsiębiorcy,
praca dla osoby prywatnej lub zagranicznej firmy.

Jeżeli masz umowę o dzieło, umowę zlecenie lub umowę o pracę z polskim przedsiębiorcą, to sprawa jest dla ciebie o tyle prosta, że ten przedsiębiorca jest płatnikiem, a zatem oblicza i odprowadza podatek.

W następnym roku dostajesz PIT-11, na podstawie którego rozliczasz swój własny PIT i to tyle.

Jeżeli pracujesz z zagranicznym przedsiębiorcą, to sprawa jest trochę bardziej skomplikowana, ponieważ on nie będzie płatnikiem.

Pomimo to, że zagraniczny przedsiębiorcza prowadzi działalność, ma prosperującą spółkę w swoim kraju, to on tego podatku nie odprowadzi. Wręczy grafikowi całość wynagrodzenia i ten będzie musiał samodzielnie rozliczyć się z należnych podatków. Jest to dokonywane poprzez przelew na odpowiedni rachunek urzędu skarbowego.

Jak obliczyć ten podatek?

Nie będziemy tego teraz omawiać, ponieważ jest to skomplikowany i rozbudowany proces. Dobra wiadomość jest tak, że materiały opisujące te zagadnienia znajdują się na moim blogu.

Pokazuję co przez co przemnożyć, gdzie ten przelew zrobić itd. Każdy zainteresowany może tam zajrzeć w dowolnej chwili: zagraniczna umowa o dzieło a podatek w Polsce.

Tak samo wygląda sytuacja w przypadku współpracy z osobą prywatną nieprowadzącą działalności gospodarczej – rozliczamy się z nią jak z przedsiębiorcą z zagranicy. Grafik musi samemu obliczyć i zapłacić podatek.

faktura — Rozliczenia podatkowe grafika zależą od tego, czy sam prowadzi działalność gospodarczą i z kim współpracuje – czy z polskim przedsiębiorcą, czy z osobą prywatną lub zagraniczną firmą.

Grafik jako przedsiębiorca

Jeżeli grafik prowadzi działalność gospodarczą, to sprawa rozliczeń jest prosta. Wystawia faktury, a całość rozliczenia dokonywana jest w ramach odpowiednich działań księgowych, prowadzonych samodzielnie albo z pomocą biura rachunkowego.

W ramach działalności gospodarczej nie jest niestety możliwe korzystanie z 50% KUP. Grafik-przedsiębiorca może uwzględniać tylko rzeczywiście poniesione koszty, udokumentowane fakturami.

Jaka jest najlepsza umowa dla grafika pod kątem rozliczeń?

Michał: Jaka umowa jest najlepsza dla nas, grafików?

Wojciech: Wiadomo, że wszyscy chcą umowę o dzieło z uwago na to, że nie chcą płacić ZUS-u.

Składki na ZUS zabierają jednak sporo z wynagrodzenia przewidzianego w umowie. Wobec tego najczęściej staramy się ułożyć współpracę z przedsiębiorcą, bądź klientem w takim sposób, aby była to umowa o dzieło.

Zdarza się, że wymaga to sporo ekwilibrystyki prawniczej, ponieważ nie do końca jest to umowa o dzieła ze względu na to, że pracujemy stale na stawce godzinowej.

Istnieją możliwości, aby opisać współpracę tak, aby spełniała kryteria umowy o dzieło. Rozmawialiśmy trochę o tym w bloku pierwszym, gdzie tłumaczyłem czym jest ramowa umowa współpracy.

To właśnie w ramach takiej umowy ramowej możemy przewidzieć dłuższą współpracę, w ramach której każde zamówienie będzie poczytywane za osobne dzieło.

Na temat poszczególnych rodzajów umów dowiesz się wszystkiego tutaj: Umowa dla grafika: jak uniknąć problemów z klientem?

Podsumowując, najbardziej opłacalna dla grafika jest umowa o dzieło, ponieważ pozwala zachować dla siebie możliwie najwyższe wynagrodzenie.

Tam gdzie nie da się zastosować umowy o dzieło wpadamy w umowę zlecenie, więc faktycznie wypłacane wynagrodzenie będzie mniejsze, ponieważ konieczne będzie pokrycie składek ZUS-owskich.

Mogę jeszcze dodać, że grafikom często się wydaje, że mogą pracować na podstawie umowy o świadczenie usług, ponieważ nie jest to ani umowa o dzieło, ani zlecenie, a zatem nie ma ZUS-u. Niestety nie jest to prawdą.

Umowa o świadczenie usług to umowa, do której stosujemy odpowiednio przepisy poświęcone umowie zlecenie i w związku z tym podlega ona ozusowaniu na tych samych zasadach co zlecenie.

Kiedy warto pomyśleć o działalności gospodarczej?

Michał: Wychodzi na to, że najkorzystniej rozliczać się jako osoba prywatna. Co jednak gdy chcemy założyć działalność gospodarczą? Czy ma to jakieś zalety?

Wojciech: Często chcemy, a czasami wręcz musimy zarejestrować działalność gospodarczą.

Mówiłem tym tutaj: Freelancer pyta – czy muszę założyć działalność?

Plusy działalności gospodarczej widoczne są przede wszystkich w czytelności rozliczeń.

Czytelność rozliczeń

W życiu każdego freelancera przychodzi taki moment, w którym zaczyna się zastawiać, czy ze względu na ilość zamówień, rozliczanie jako osoba prywatna jest nadal bezpieczne.

Tutaj jedna umowa, tam druga, tutaj jakieś wynagrodzenie. Można być przytłoczonym przez ilość i różnorodność zamówień.

Wtedy okazuje się, że działalność ma ten plus, że wystawiam fakturę i to koniec. Nie ma żadnej informacji, żadnych deklaracji, żadnego płatnika, obliczania podatku. Po prostu wystawiam fakturę i sam się rozliczam ze wszystkiego.

Korzystny podatek liniowy

Ponadto, w przypadku grafików cieszących się dużymi zarobkami działalność ma ten plus, że daje możliwość wybrania podatku liniowego.

Generalnie, w Polsce są różne metody rozliczania się z podatku. Osoba prywatna nie ma możliwości wyboru, rozlicza się według zasad ogólnych, ale przedsiębiorca może wybrać.

Gdy chodzi o zasady ogólne, mamy dwie stawki podatku:

17% do granicy przychodów 85 528 zł,
32% ponad tę granicę.

Jeżeli zatem ktoś zarabia ponad 120 tyś rocznie, to podatek według stawki 32% będzie mu wychodził coraz większy. W takiej sytuacji może mu się opłacać założyć działalność i wybrać podatek liniowy, ponieważ wtedy nawet jakby zarabiał milion złotych, to będzie to opodatkowane stałą stawką 19%.

Można wskazać ogólną zasadę, że im więcej zarabiamy, tym bardziej opłaca się nam działalność gospodarcza i podatek liniowy.

Warto zaznaczyć, że od wielu lat trwają dyskusje, co do tego, czy podatek liniowy powinien być utrzymany. Może się zdarzyć tak, że w przyszłości zostanie wycofany, jednak na ten moment jest to dopuszczalne.

Ubezpieczenie zdrowotne

Często jest również tak, że osobom zależy na ubezpieczeniu zdrowotnym i innych. W ramach działalności składki opłacamy, zatem w razie ewentualne hospitalizacji będziemy bezpieczni.

Chciałbym zwrócić uwagę, że przez pierwsze 2,5 roku prowadzenia działalności koszty są relatywnie niskie. Wydaje mi się, że to jest najtańsza opcja na opiekę zdrowotną.

Sporo dobrze zarabiających grafików przechodzi z umowy o pracę na B2B, ponieważ przy skali zarobków, ZUS przy umowie o pracę będzie znacznie większy.

Wynika to z tego, że u pracownika ZUS obliczany jest od wysokości wynagrodzenia. W działalności możemy natomiast płacić ZUS wg stałej stawki, niezależnie od wysokości przychodów.

Poczucie komfortu

Myślę, że to są główne zalety prowadzenia działalności gospodarczej.

Można ewentualnie jeszcze wymienić poczucie komfortu.

Wynika to z tego, że większość grafików w pewnym momencie zaczyna się zastanawiać, czy już muszą rejestrować działalność oraz co im grozi za brak rejestracji. W końcu zakładają działalność, żeby nie tkwić w tej niepewności.

Podatek liniowy – podsumowanie

Michał: Czy to zawsze jest tak, że opłaca się przejść na podatek liniowy po przekroczeniu pewnej kwoty?

Wojciech: Jeżeli nasz dochód oscyluje wokół 110 tyś., zaczyna się to opłacać. Jeżeli zarabiamy mniej, to się nie opłaca, ponieważ będziemy płacić więcej niż w ramach podstawowych stawek.

Warto dokładnie sobie te kwestie przemyśleć przy zakładaniu działalności, gdyż zmiany możemy dokonać tylko raz w roku.

Wobec tego jeżeli planujemy jakiś projekt i nie wiemy, czy będzie on dochodowy, czy nie, to musimy podjąć poważną decyzję biznesową.

Jeżeli projekt osiągnie świetne rezultaty, to podatek liniowy będzie zbawieniem, zaś w przeciwnym razie będzie dodatkowym obciążeniem finansowym.

Bez względu jednak na to, czy uda się osiągnąć sukces, to pamiętajmy, że między stawką 17% i podatkiem liniowym jest tylko 2% różnicy, podczas gdy między 32% i 19% znacznie więcej.

Może warto podjąć ryzyko, zostawiam to do samodzielnego rozważenia.

Czy podatek VAT jest obowiązkowy?

Michał: Czy musimy płacić VAT? Jak to działa?

Wojciech: VAT jest ciekawym zagadnieniem.

Odnoszę wrażenie, że wielu grafików nie do końca wie skąd się bierze ten VAT.

Freelancerzy wiedzą, że muszą płacić podatki, ale nie rozróżniają ich.

W Polsce można wymienić dwa główne podatki:

podatek dochodowy (PIT),
podatek od towarów i usług (VAT).

O ile podatku dochodowego nie możemy uniknąć i płacimy go zawsze, o tyle od VAT-u graficy mogą uciec.

Graficy mogą nie płacić VAT, jeżeli nie świadczą usług doradczych.

To rodzi podstawowe pytanie czym jest doradztwo i kiedy grafik je świadczy?

Jeżeli grafik tworzy dowolny projekt, to w pewnym sensie również doradza. Natomiast interpretację urzędów są takie, że jeżeli grafik rzeczywiście ma wpisane w PKD (klasyfikacja działalności w CEiDG) projektowanie specjalistyczne i nie ma usług stricte doradczych, to może korzystać ze zwolnienia z VAT.

Zwolnienie z VAT polega na tym, że jeżeli w ciągu roku nie osiągniesz 200 tyś. obrotu, to możesz korzystać z tego zwolnienia, czyli de facto nie płacić VAT.

Niemniej jednak, jeżeli byś przekroczył ten pułap 200 tyś, to wchodzisz w podatek VAT.

Co to dla ciebie oznacza? Wtedy prawdopodobnie twoje ceny będą musiały być wyższe, ponieważ będą obejmowały podatek VAT w wysokości 23%.

Dla uproszczenia, jeżeli twoje wynagrodzenie normalnie wynosi 1000 zł netto, to 1230 zł. Ta różnica 230 zł to oczywiście VAT.

Wielu przedsiębiorców podchodzi z góry do tego w ten sposób, że suma podatku to kwota stracona, której nie można już odzyskać. Ciężko zrobić takie zakupy, aby ten podatek zniwelować co miesiąc.

Natomiast dobra wiadomość jest taka, że jeżeli obrót nie przekroczy 200 tyś. zł, to możemy z tego zwolnienia skorzystać. Tę przewagę w niepłaceniu VAT możemy wykorzystać oferując niższe ceny lub zarabiając więcej.

Zwolnienie podmiotowe vs przedmiotowe w podatku VAT

Michał: Słyszałem o dwóch zwolnieniach z VAT. Czy może coś o nich powiedzieć i omówić różnice?

Wojciech: Należy wyróżnić zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe.

VAT — Dwa rodzaje zwolnień: przedmiotowe i podmiotowe.

Zwolnienie podmiotowe to zwolnienie, które jest niezależne od tego czym się zajmujesz, pod warunkiem że nie prowadzisz działalność doradczej lub innej wskazanej w przepisie.

Po szczegóły zajrzyj do art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług.

Natomiast zwolnienie przedmiotowe zastrzeżone jest dla szczególnych rodzajów czynności.

Ustawa VAT wymienia długą listę czynności, które korzystają ze zwolnienia przedmiotowego. Kwestie, które ustawodawca uznał za ważne, wyłączył od VAT.

Przyznam szczerze, że nie na znam na pamięć tej listy, ale na pewno są tam usługi związane z edukacją. Chodzi zatem o usługi, które mają nieść jakąś dalej idącą wartość.

Po szczegóły zajrzyj do art. 43 ustawy o podatku od towarów i usług.

Grafik ze zwolnienia przedmiotowego nie skorzysta, ale może za to ze zwolnienia podmiotowego, które w zasadzie jest korzystniejsze.

To dlatego, że nie ma potrzeby analizowania swojego przedmiotu działalności, a wystarczy zwracanie uwagi na próg przychodów.

Proporcjonalny próg zwolnienia podmiotowego

Żeby być bardziej precyzyjnym, chciałbym jeszcze wskazać, że ten próg zwolnienia z VAT nie zawsze wynosi 200 tyś.

Jeżeli dopiero zaczynasz działalność, przykładowo w czerwcu, to będziesz ją prowadzić jedynie pół roku w 2020 r.

Ten limit jest proporcjonalny, wobec tego w tym roku będzie wynosił dla ciebie 100 tyś zł.

Wspominam o tym, ponieważ wiele osób zaczynających działalność w grudniu łapie się na błędnym rozumieniu tej kwestii.

W takim przypadku limit zwolnienia wynosi 1/12 z 200 tyś, a zatem około 16 tyś. zł. Taki początkujący wystawia jedną z pierwszych faktur na 20 tyś. zł i od razu wpada w VAT.

Należy wyraźnie zaznaczyć, że jeżeli utracimy prawo do zwolnienia, to nie możemy z niego już skorzystać w następnym roku. Wobec tego przestrzegam, aby na początku działalności zawsze przemyśleć te kwestie i pamiętać o limicie zwolnienia.

Nie oszukujmy się, jeżeli ktoś nie musi być w VAcie, to woli pozostać zwolnionym z tego przykrego obowiązku. Jest to znacznie korzystniejsze finansowo. Nie warto zatem jedna decyzją na początku działalności dokładać sobie dodatkowych wydatków.

Kiedy trzeba wystawiać faktury?

Michał: Prowadzę działalność gospodarczą. Czy zawsze muszę wystawiać faktury?

Wojciech: To zależy. Od czego dokładnie? Od tego na rzecz kogo wykonujesz usługę.

Ogólna zasada mówi, że jeżeli wykonujesz usługę na rzecz przedsiębiorcy, to zawsze musisz wystawić fakturę.

Jest to obowiązek, który pozostaje aktualny, nawet wtedy gdy klient o fakturę nie prosi.

Natomiast gdy realizujemy usługę dla osoby prywatnej, to tutaj przepis przewiduje, że fakturę musimy wystawić na żądanie klienta. Jeżeli nie prosi, to nie musimy jej wysyłać.

To tyle w zakresie obowiązku fakturowania.

Faktura przed zrealizowaniem zlecenia

Michał: Czy jeżeli klient przychodzi do mnie z prośba wystawienia faktury jeszcze przed zrealizowaniem zlecenia, to czy mogę takie coś zrobić?

Wojciech: Tak, możesz, ponieważ w zasadzie nie pociąga to za sobą negatywnych konsekwencji. Państwo nie będzie tutaj pokrzywdzone, gdyż otrzyma należny podatek po prostu wcześniej.

Czemu klienci czasem domagają się faktur jeszcze przed wykonaniem umowy? Wynika to z tego, że chcą generować koszty.

Przykładowo ktoś zdał sobie sprawę pod koniec miesiąca, że osiągnął duży przychód, a zatem żeby zbić podstawę opodatkowania zgłasza się do grafika o wystawienie faktury wcześniej, aby ten wydatek móc wpisać jako koszt.

Pamiętaj jednak, że wystawiając fakturę wcześniej przyjmujesz również obowiązek zapłaty podatku wcześniej.

Różnice w terminach są bardzo istotne.

Jeżeli wystawisz fakturę 30 czerwca, to podatek dochodowy musisz zapłacić do 20 lipca. Wystawiając fakturę 1 lipca podatek dochodowy musisz zapłacić do 20 sierpnia.

O tych konsekwencjach w terminie należy pamiętać.

Czy można żonglować datami faktur?

Dodatkowe pytanie brzmi, czy możemy dowolnie sobie modyfikować kwestię terminu wystawiana faktur?

Ktoś mógłby mieć pokusę wystawiać faktury celowo później, aby później płacić podatki.

To jednak tak nie działa.

Wiem, że ty pracujesz w modelu, w którym część wynagrodzenia jest płatna z góry. W takim wypadku obowiązek wystawienia faktury powstaje już w momencie otrzymania tej części wynagrodzenia.

Przykładowo, jeżeli otrzymasz 20 czerwca przelew z częścią wynagrodzenia, a sam projekt planujesz realizować do 15 lipca, to i tak już 20 czerwca masz obowiązek wystawić fakturę.

Czy można przenosić faktury na kolejne miesiące?

Michał: Co w sytuacji odwrotnej? Co w przykładowej sytuacji, w której przedsiębiorca chcący skorzystać z tarczy kryzysowej próbuje obniżyć swoje przychody i wystawia nam fakturę z opóźnieniem?

Wojciech: Najczęściej takie działania są fikcyjne.

Musimy pamiętać, że moment wystawienia faktury wynika wprost z przepisów, a te wskazują wyraźnie, że jesteśmy zobowiązani wystawić fakturę z datą wykonania usługi, bądź z datą otrzymania płatności, w zależności co nastąpiło pierwsze.

Jeżeli zatem otrzymałem płatność lub wykonałem usługę, to w tym miesiącu muszę wystawić fakturę.

Jeżeli wystawię fakturę później, to działam wbrew przepisom i urząd skarbowy mógłby potencjalnie dochodzić zapłaty zaległego podatku.

Natomiast wiadomo, że usługi niematerialne cechują się pewną płynnością terminów, wobec tego często bywa tak, że nieformalnie umawiamy się z kontrahentem, aby usługa została uznana za wykonaną później niż normalnie.

Mam tutaj na myśli sytuacje, w których z normalnego trybu pracy wynikałoby, że usługę ukończyłbym w czerwcu, ale umawiam się z klientem, że oficjalnie ją ukończymy w lipcu.

Najważniejsze pytanie brzmi, kiedy rzeczywiście usługa była wykonana i czy urząd jest nam to w stanie udowodnić.

Jeżeli dysponujemy jakimiś namacalnymi dowodami i urząd jest nam to w stanie wykazać, to przerzucając ten podatek na przyszły miesiąc działamy wbrew prawu.

Natomiast oczywiście zakładając płynność współpracy, myślę że możliwe jest delikatnie przesuwanie terminu.

Jak generować koszty w działalności?

Michał: Co jako grafik mogę sobie wrzucić w koszta, aby obniżyć kwotę podatku?

Wojciech: Niestety przy usługach niematerialnych jest spory problem z tym.

Stosunkowo łatwo wygenerować koszty na początku, gdy kupujesz sprzęt lub inne narzędzia, a im dalej tym trudniej je tworzyć.

Na pewno kosztami dla grafika mogą być różne abonamenty jak np. Adobe, stocki, czy jakiekolwiek inne narzędzia.

Można również wskazać wymianę elementów eksploatacyjnych jak tusz w drukarce lub wymiana podzespołów w zakupionym sprzęcie.

Wątpliwości nie budzą również takie koszty jak wynajem lokalu. Warto zaznaczyć, że czynsz może być również kosztem, jeżeli pracujemy w domu.

Możemy bowiem założyć, że przykładowo 30% swojego mieszkania wykorzystujemy w celach zawodowych, a zatem 30% czynszu wrzucamy w koszta.

Idąc dalej, można wskazać jako przykład kosztu uzyskania przychodu przez grafika usługi księgowe.

Co więcej, wymienia się również różne akcesoria niezbędne do pracy, zakup potrzebnej literatury, szkolenia.

Generalnie, nie ma zamkniętego katalogu dopuszczalnych kosztów.

Nie znajdziemy podręcznika, który wymienia wszystkie koszty.

Definicja jest ogólna i wskazuje, że kosztami jest wszystko, co służy zdobyciu lub zabezpieczeniu źródła przychodu.

Zaznaczam jednak, żeby zachować zdrowy rozsądek.

Kiedyś jeden klient wymyślił, że jemu jazda na rolkach zapewnia wzrost endorfin, co przekłada się na jego efektywność, a zatem może wziąć rolki na fakturę.

Obawiam się, że takiej argumentacji nie byłby w stanie przed urzędem skarbowym obronić. Chociaż w interpretacjach urzędu skarbowego było już wskazywane, że np. adwokat dojeżdżający rowerem do sądu może wpisać w koszta cenę zakupu tego środka transportu.

Benefity jako koszta

Michał: Czy możemy wpisać sobie w koszty uzyskania przychodu takie benefity jak karnet na siłownię lub basen?

Wojciech: Niestety nie. Argumentacja jest tutaj podobna.

Można by się kłócić, że ćwiczymy po to by być zdrowi, a zdrowi chcemy być dlatego żeby móc możliwie najlepiej pracować.

Urzędy skarbowe jednak tego nie kupują.

Takie wydatki ponoszone przez właściciela firmy nie mogą być wliczone w koszta.

Tutaj jednak bardzo ważna uwaga. O ile osobiste wydatki właściciela firmy nie mogą być kosztami, o tyle zapewnienie benefitów dla pracowników już tak.

Można powiedzieć, że właściciel firmy jest trochę poszkodowany w tym zakresie.

Michał: A jeżeli działam jedynie jako pracownik spółki?

Wojciech: Tak, pojawiają się takie modele optymalizacji. Stąd niekiedy decyzje o zakładaniu spółek. Akurat w naszej kancelarii spółkami zajmuje się Rafał Gondzio i gorąco zachęcam do zajrzenia do sekcji spółek na naszym blogu.

Rzeczywiście spółka daje sporo możliwości optymalizacji, ponieważ działa ona jako odrębny byt.

Czyli nawet jeżeli, mówiąc kolokwialnie, jesteś jej właścicielem, to jednocześnie możesz faktycznie być pracownikiem spółki.

Jednakże należy zaznaczyć, że spółki to zupełnie osobna sprawa, inne regulacje, inne podatki, zatem nie będziemy w to brnąć, aby słuchaczom nie zaciemniać obrazu.

Nabywanie usług zagranicznych

Michał: Co z zakupem usług zagranicznych? Jeżeli kupujemy przykładowo jakąś czcionkę, to najczęściej nabywamy ją od podmiotu zagranicznego? Czy można to zakwalifikować jako koszta? Jeżeli tak, to jak?

Wojciech: Pytasz o zagadnienie mocno księgowe i mocno techniczne.

Tak naprawdę twój księgowy powinien mieć na ten temat wiedzę i powinien to za ciebie zrobić.

Optymalny stan wygląda tak, że przekazujemy księgowemu opisaną fakturę i on nam to księguje.

Tutaj zwracam uwagę na to, że warto opisywać faktury, ponieważ księgowi nie zawsze mają wiedzę, co było przedmiotem zamówienia, w szczególności, gdy jest to w języku obcym.

Problem z zakupami z zagranicy polega na tym, że będąc zwolnionym z VAT musisz trochę dopłacić do zamówienia. Wynika to z tego, że będziesz musiał rozliczyć VAT w Polsce. Jest to zagadnienie bardzo techniczne. Do dokonywania takich rozliczeń służy taka deklaracja VAT 9m, w ramach której naliczamy podatek od zakupu zagranicznego i go opłacamy.

Pisałem o tym bardziej szczegółowo tutaj: Podatek od reklamy na Facebooku – czy trzeba go płacić?

Nie będę wchodził w niuanse, ale ogólną zasadę można wyciągnąć taką, że jeżeli grafik nie jest VAT-owcem i zakupuje materiały z zagranicy, to niech pamięta, iż to się wiąże z dodatkowymi obowiązkami.

Zakładam jednak, że jego księgowy będzie o tym wiedział.

Kasa fiskalna w pracy grafika

Michał: Czy grafik musi mieć kasę fiskalną?

Wojciech: Może się zdarzyć, że w niektórych stanach faktycznych będzie musiał.

Kasa fiskalna pojawia się wyłącznie przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych, czyli tych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

W przypadku relacji z przedsiębiorcą musisz jedynie wystawić fakturę.

Jeżeli natomiast prowadzisz sprzedaż na rzecz osób fizycznych, to kasa fiskalna potencjalnie wchodzi w grę, ponieważ ogólna zasady przewiduje taki obowiązek w przypadku zamówień realizowanych dla osób fizycznych.

Na szczęście prawo przewiduje szereg wyjątków.

Pierwszy wyjątek dotyczy sytuacji, w której sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie przekracza 20 000 zł. Wtedy kasy mieć nie musisz.

Dobra wiadomość jest taka, że nawet jeżeli przekroczysz ten próg, to jeszcze nie wszystko stracone. Ma to zastosowanie, w szczególności w takich branżach, jak te, w których działają graficy.

Jeżeli otrzymujesz przelew bankowy i jesteś w stanie go powiązać z konkretną transakcją, to nie musisz tego fiskalizować.

Wobec tego moja praktyczna rada, aby unikać rozliczeń gotówkowych. Opierając się wyłącznie na płatnościach online nie będziemy musieli zakładać kasy fiskalnej nawet po przekroczeniu progu 20 000 zł.

O kasie fiskalnej i zwolnieniach z jej posiadania pisałem więcej w artykule poświęconym sklepom internetowym: Paragon w sklepie internetowym – jak go uniknąć?

Zamknięcie działalności gospodarczej

Michał: Czy mogę zamknąć działalność gospodarczą i rozliczać się dalej jako osoba prywatna? Czy taka decyzja jest dopuszczalna?

Wojciech: Wydaje się to paradoksalne, ale dużo osób o to pyta. W szczególności dotyczy to przedsiębiorców, którzy zaczęli swoją działalność nie w momencie, kiedy mieli już wszystko uporządkowane i dynamicznie się rozwijające, ale na samym początku.

Jeżeli w pewnym momencie działalność przestaje być opłacalna dla takiej osoby, zaczyna myśleć o powrocie do rozliczania jako osoba prywatna.

Tutaj jednak pojawia się problem, ponieważ zakładając raz działalność, dajemy urzędowi skarbowego znak, że nasza praca nosi znamiona działalności gospodarczej.

Wobec tego, jeżeli zamykamy działalność, to musimy być gotowi wykazać, że obecnie nasza praca nie kwalifikuje się już jako działalność.

Rozważmy przykładową sytuacją. Załóżmy, że na początku mieliśmy świetnie działający biznes i 10 stałych klientów, wówczas niewątpliwie stanowiło to działalność gospodarczą.

Co jednak w momencie, w którym tych klientów straciliśmy i chcemy stale pracować z jednym klientem?

Wydaje się, że w takim stanie faktycznym można skutecznie argumentować, że działalności już nie prowadzimy.

Niemniej jednak, musimy unikać sytuacji, w których przechodzimy na rozliczenia jako osoba prywatna ze względów finansowych, pomimo tego, że nasza praca nadal nosi znamiona działalności.

Wtedy musimy się liczyć z tym, że urząd skarbowy może nam zarzucić, iż zamknięcie działalności było fikcyjne i w rzeczywistości nadal ją prowadzimy, pomimo wyrejestrowania się.

Działalność gospodarcza małżonka

Michał: Co w sytuacji, w której jesteśmy małżeństwem i jedno z nas ma działalność, a drugie tę usługę faktycznie wykonuje? Czy to jest możliwe?

Wojciech: Jest to oczywiście możliwe. Małżonek zawsze może pracować dla drugiego małżonka.

Problem dotyczy jednak składek ZUS-owskich, ponieważ jeżeli małżonek jest stałym pracownikiem, to powinien być zgłoszony jako tzw. „osoba współpracująca” i powinien być od niego opłacany cały ZUS.

Jest to rozwiązanie nieopłacalne finansowo.

Wobec tego praca między małżonkami ma często charakter nieformalny.

W praktyce może wyglądać to tak, że czasem żona coś wykona, mąż wystawi fakturę, czasem jakaś umowa o dzieło zostanie zawarty, żeby nie płacić ZUS-u.

Te wszystkie konstrukcje są możliwe, jednak zwróćmy uwagę na jedną istotną kwestię w pracy grafika.

Jeżeli umowa jest na mnie, oficjalnie to ja przenoszę prawa autorskie, a w rzeczywistości pracę wykonała moja żona, to pojawia się problem.

Wynika to z tego, że prawa autorskie przysługują żonie, a nie mnie, a zatem nie byłem uprawniony do ich przeniesienia i klient oficjalnie ich nie nabył.

Z uwagi na to, chcąc pracować w opisany sposób, musimy najpierw zadbać o zabezpieczenie transferu praw autorskich między nami i małżonkiem.

Jest to bardzo istotne, ponieważ przypominam, że prawa autorskie wchodzą, co do zasady, do majątku osobistego małżonka. Wobec tego najpierw musimy nabyć prawa od żony, a dopiero potem przenieść je na klienta.

Indywidualna pomoc prawna

Potrzebujesz indywidualnego wsparcia w twojej sprawie? Wyślij wiadomość na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

Podatki w pracy grafika – podsumowanie

W życiu pewne są tylko dwie rzeczy. Podatki i śmierć.

Rozliczenia podatkowe mogą być skomplikowane, w szczególności gdy pracujesz dla wielu różnych klientów, zarówno polskich, jak i zagranicznych, a sam jednocześnie nie masz firmy.

Rejestracja działalności gospodarczej może być korzystna z uwagi na podatek liniowy. Daje również czytelność rozliczeń.

Niemniej jednak, największą zaletą pozostania przy rozliczeniach jako osoba prywatna jest możliwość korzystania z 50% KUP i płacenia mniejszych podatków.

Szablony umów pozwalające na korzystanie z 50% KUP z uwagi na przeniesienie autorskich praw majątkowych znajdziesz w Pakiecie dla grafika.

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące podatków, możesz zadać je w komentarzu poniżej lub przesłać bezpośrednio do mnie na adres wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.