Jak bezboleśnie przejść na samozatrudnienie i założyć firmę?

Etat nie trwa wiecznie. Wiem, bo regularnie zgłaszają się do mnie klienci po konsultację w zakresie samozatrudnienia. Najczęściej programiści, ale nie tylko.

W odpowiedzi na liczne zapytania, postanowiłem omówić najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem. Jeśli chcesz bezboleśnie przejść na samozatrudnienie, czytaj uważnie.

Pisałem ten artykuł z myślą o przyszłych samozatrudnionych, ale gdy go skończyłem, zdałem sobie sprawę, że dotyczy on wszystkich, którzy chcą założyć działalność. Przedstawione informacje są uniwersalne, dlatego przyda ci się nawet wtedy, gdy firma nie jest dla ciebie metodą samozatrudnienia, ale „normalną” działalnością.

Spis treści

Pięć podstawowych problemów

Przejście na samozatrudnienie wiąże się najczęściej z pięcioma podstawowymi problemami:

• ZUS – czy mam prawo do małego zusu, czy nie,
• podatek dochodowy – jaką formę opodatkowania wybrać,
• podatek VAT – być vatowcem, czy nie,
• kasa fiskalna – potrzebna, czy nie,
• jak faktycznie założyć działalność?

Chcę te pięć problemów rozwiązać za ciebie. Chcę, by przejście na samozatrudnienie i założenie firmy było dla ciebie bezbolesne.

Dlatego w kolejnych akapitach wyposażę cię w wiedzę, której potrzebujesz. Gotowy?

• Minimalna stawka godzinowa dla samozatrudnionych i freelancerów

ZUS – mały, czy duży?

ZUS to zmora polskich przedsiębiorców. Tak przywykło się sądzić. Jednak pierwsze dwa lata działalności wcale nie są takie złe. Pod warunkiem, że masz prawo do małego zusu.

Kiedy masz prawo do małego zusu?

Zasada jest taka, że jeśli rozpoczynasz prowadzenie działalności gospodarczej, to przysługuje ci mały zus.

Od zasady są jednak wyjątki. Nie masz prawa do małego zusu, jeśli:

• prowadziłeś już wcześniej działalność gospodarczą, a od tego czasu nie minęło 5 lat (60 miesięcy),
• w ramach swojej firmy będziesz świadczyć usługi na rzecz dotychczasowego pracodawcy, a te usługi chociaż częściowo będą pokrywać się z tym, co robiłeś do tej pory na etacie.

Opisałem te dwa wyjątki własnymi słowami, by łatwiej było ci zrozumieć. Poniżej cytuję dokładnie brzmienie przepisu.

Art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

1. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, o których mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1, w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

2. Przepisy ust. 1 nie mają zastosowania do osób, które:

1) prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej prowadziły pozarolniczą działalność;

2) wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Wyjątek numer 1 jest jasny. Miałeś wcześniej firmę, nie upłynęło odpowiednio dużo czasu od tej pory – nie masz prawa do małego zusu.

Wątpliwości dotyczą wyjątku numer 2. Chodzi o sytuację, w której świadczysz usługi na rzecz tych samych ludzi, ale formalnie jest to już inny podmiot.

Na przykład, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przekształciła się w spółkę komandytową.

W takiej sytuacji masz prawo do małego zusu. Przekształcona spółka to bowiem formalnie już inny podmiot niż poprzedni pracodawca. Obsługuję obecnie księgowo programistę, który korzysta z małego ZUSu w sytuacji przekształcenia spółki byłego pracodawcy.

Wątpliwość może powstać również wtedy, gdy wprawdzie świadczysz dalej usługi dla dotychczasowego pracodawcy, ale w innym zakresie. Wtedy również masz prawo płacić mały zus.

Dlaczego mały zus jest taki fajny? Bo przez pierwsze dwa lata prowadzenia działalności płacisz ok. 460 zł miesięcznie. Piszę około, bo mały zus uzależniony jest od minimalnego wynagrodzenia, więc może się zwiększać. Duży jednak też się zwiększa, więc ta ulga przez pierwsze dwa lata to naprawdę dobra rzecz.

Podatek dochodowy – w jakiej formie?

Otwierając firmę, musisz wybrać formę opodatkowania podatkiem dochodowym. Do wyboru masz trzy opcje:

• zasady ogólne,
• podatek liniowy,
• ryczałt.

Jest jeszcze opcja w postaci karty podatkowej, ale w praktyce raczej rzadko się zdarza, więc dzisiaj ją sobie odpuścimy.

>> Zasady ogólne

Zasady ogólne to podstawowa forma opodatkowania. Tutaj podatek płacisz wg dwóch stawek:

• 18% – do 85 528,00 zł dochodu,
• 32% – powyżej 85 528 zł dochodu.

Łatwo policzyć, że przy dużych dochodach ta forma opodatkowania może okazać się niekorzystna. W przypadku, gdy twoje dochody mają przekroczyć 110 tysięcy złotych w skali roku, warto pomyśleć o podatku liniowym.

Czasem jednak, mimo dużych dochodów, zasady ogólne mogą okazać się mimo wszystko korzystniejsze. Chodzi tutaj przede wszystkim o możliwość wspólnego rozliczenia rocznego z małżonkiem, co nie jest dopuszczalne ani w przypadku podatku liniowego, ani ryczałtu (więcej poniżej).

>> Podatek liniowy

Podatek liniowy to zawsze ta sama stawka, niezależnie od wysokości dochodów. Ta stawka to 19%.

W praktyce, podatek liniowy opłaca się wtedy, gdy twój dochód w skali roku przekracza ok. 110 tysięcy złotych.

Podatek liniowy nie jest jednak dla wszystkich. Z podatku liniowego nie możesz skorzystać, jeśli w ramach działalności gospodarczej masz wykonywać usługi na rzecz byłego pracodawcy, a usługi te choćby częściowo pokrywają się z tym, co robiłeś dla tego pracodawcy na etacie (to samo ograniczenie, co przy małym zusie).

Podatek liniowy, mimo korzystnej stawki przy dużych dochodach, ma również swoje wady. Jeśli wybierzesz tę formę opodatkowania, nie będziesz mógł rozliczyć się wspólnie z małżonkiem, ani skorzystać z popularnych ulg podatkowych (np. ulga na dziecko).

Nad tym, czy podatek liniowy rzeczywiście jest dobrą opcją, warto zastanowić się szczególnie wtedy, gdy twój małżonek osiąga niewielkie dochody. W takiej sytuacji, wspólne rozliczenie z małżonkiem może przynieść dużą korzyść, a podatek liniowy taką możliwość eliminuje.

>> Ryczałt

Ryczałt to podatek płatny od przychodu. To istotna różnica, ponieważ w tym przypadku nie możesz uwzględniać kosztów uzyskania przychodu. Innymi słowy, jakiekolwiek zakupy na firmę (np. komputer, samochód) nie pomniejszą podatku do zapłaty.

W przypadku zasad ogólnych i podatku liniowego jest inaczej. Tam płacisz podatek od dochodu, a więc od przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania.

Stawki ryczałtu są różne:

• 20%,
• 17%,
• 8,5%,
• 3%,
• 2%.

Stawka ryczałtu zależy od działalności, jaką będziesz prowadzić. Przepisy przewidują różne stawki dla różnych działalności. Jeśli chcesz ustalić stawkę właściwą dla ciebie, przeczytaj art. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Treść przepisu przerzuciłem specjalnie na oddzielną stronę, by nie zaśmiecać artykułu.

Zatem w niektórych firmach ryczałt będzie bardziej korzystny, a w niektórych mniej. Na przykład, programistom ryczałt nie opłaca się, bo dotyczy ich stawka 17%.

Oprócz stawki, ryczałt jest korzystny z jeszcze jednego względu. Nie wymaga prowadzenia książki przychodów i rozchodów. Książka jest niepotrzebna, ponieważ przy wyliczaniu podatku nie uwzględnia się kosztów. Dlatego wystarcza sama ewidencja przychodów. To sprawia, że księgowość w przypadku ryczałtu jest mocno uproszczona.

Ryczałt nie jest jednak dla wszystkich. Zanim ucieszysz się z możliwości wyboru tej formy opodatkowania, sprawdź, czy nie dotyczy cię wyłączenie od możliwości zastosowania ryczałtu.

Wyłączeń od możliwości wyboru ryczałtu jest sporo. Wszystko znajdziesz w art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Znowu przerzuciłem przepis na oddzielną stronę, bo jest długi.

Moim zdaniem, najważniejsze wyłączenie dotyczy świadczenia usług na rzecz byłego pracodawcy. Tutaj jest podobnie jak w przypadku małego ZUSu i podatku liniowego – jeśli w ramach działalności świadczysz usługi na rzecz byłego pracodawcy, nie możesz wybrać ryczałtu.

Ryczałt, podobnie jak podatek liniowy, nie jest bez wad. Najważniejszą wadą jest brak możliwości wspólnego rozliczenia rocznego z małżonkiem. Zatem w sytuacji, gdy osiągasz duże przychody, a twój małżonek dużo mniejsze, ryczałt uniemożliwi ci osiągnięcie korzyści ze wspólnego rozliczenia.

Podatek VAT – być vatowcem, czy nie?

ZUS to jedno, podatek dochodowy to drugie, a VAT to trzecie. Szczególnie podkreślam odrębność podatku dochodowego od podatku VAT. To dwa różne podatki, niezależne od siebie. Decyzja o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym nie kończy sprawy podatków.

Problem z podatkiem VAT najczęściej sprowadza się do decyzji, czy być podatnikiem VAT, czy nie być. To pytanie, na które odpowiadam chyba najczęściej, gdy chodzi o nowych przedsiębiorców.

Zasadniczo, rozpoczynając działalność gospodarczą, można wybrać, czy chce się być vatowcem, czy nie. Taki wybór możliwy jest dzięki art. 113 ust. 9 ustawy o podatku od towarów i usług, który wprowadza zwolnienie podmiotowe przy starcie firmy.

Art. 113 ust. 9 Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty określonej w ust. 1.

Kwota określona w ust. 1 to 150 tysięcy złotych. Jest to kwota graniczna, po przekroczeniu której nie masz już wyjścia – musisz być vatowcem. Dopóki jednak generowana przez ciebie sprzedaż nie przekroczy tej kwoty, możesz nie płacić podatku VAT.

Jak to jednak zwykle bywa, od możliwości korzystania ze zwolnienia są wyjątki. Przewiduje je art. 113 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zwolnień, o których mowa w ust. 1 i 9, nie stosuje się do podatników:

1) dokonujących dostaw:

a) towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy,

b) towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:

– energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0),

– wyrobów tytoniowych,

– samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,

c) budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,

d) terenów budowlanych,

e) nowych środków transportu;

2) świadczących usługi:

a) prawnicze,

b) w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,

c) jubilerskie;

3) nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Tym razem zdecydowałem się przytoczyć przepis w treści artykułu, bo nie jest aż tak długi jak poprzednie. Zwracam jednak twoją uwagę, że przepis odsyła do załącznika nr 12 do ustawy, gdzie znajduje się lista towarów, których sprzedaż eliminuje z możliwości skorzystania ze zwolnienia z VAT. Załącznik przeniosłem na oddzielną stronę, by nie zaśmiecać artykułu.

Mimo możliwości skorzystania ze zwolnienia, często jest jednak tak, że podmiot, dla którego masz świadczyć usługi, wymaga, byś posiadał status podatnika VAT. Woli zapłacić więcej, ale otrzymać fakturę z naliczonym podatkiem VAT. Bo potem sobie ten VAT odliczy u siebie.

Jeśli spotkasz się z takim wymogiem, to będziesz chciał być vatowcem. I oczywiście możesz nim być. Państwo polskie nie obrazi się na ciebie, bo pieniążki w budżecie zawsze się przydadzą.

Jeśli chcesz być podatnikiem VAT, musisz złożyć do Urzędu Skarbowego zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Napiszę o nim więcej za chwilę, gdy będę opisywał jak założyć działalność.

Kasa fiskalna – potrzebna, czy nie?

Problem kasy fiskalnej dotyczy cię tylko wtedy, gdy klientami twojej firmy będą, oprócz przedsiębiorców, również osoby prywatne nieprowadzące działalności gospodarczej. Wynika to z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Art. 111 ust. 1 Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zatem jeśli twoimi klientami będą wyłącznie przedsiębiorcy (w przypadku typowego samozatrudnienia będziesz miał jednego stałego klienta-przedsiębiorcę), to kasą fiskalną w ogóle nie musisz się przejmować.

Jednak nawet jeśli wśród twoich klientów mają znajdować się osoby prywatne, masz jeszcze szansę uniknąć kasy fiskalnej. Jak? Korzystając ze zwolnień, które zostały przewidziane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Treść rozporządzenia przerzuciłem na oddzielną stronę, by nie zaśmiecała artykułu. Przeczytaj tekst rozporządzenia, jeśli szukasz możliwości zrezygnowania z kasy fiskalnej, mimo że twoi klienci to osoby prywatne.

Jak założyć działalność gospodarczą?

Jeśli przeczytałeś wszystko, co znajduje się powyżej, wiesz już:

• czy masz prawo do małego zusu,
• jaką formę opodatkowania wybrać,
• czy musisz mieć kasę fiskalną,
• czy musisz być vatowcem.

Teraz pora na krok ostateczny. Rejestrację firmy. Tutaj będzie już prosto. Bez zasad, wyjątków i innych zawiłości.

By założyć firmę, musisz:

• złożyć wniosek CEIDG-1,
• złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R – jeśli chcesz albo musisz być vatowcem,
• złożyć zgłoszenie ZUS ZUA.

>> CEIDG-1

Wniosek CEIDG-1 służy wpisaniu cię do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli do rejestru osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą.

Wniosek CEIDG-1 możesz złożyć on-line na stronie CEiDG. Jeśli dysponujesz bezpiecznym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym, możesz taki wniosek złożyć całkowicie on-line bez wychodzenia z domu.

Jeśli nie, wniosek możesz wysłać on-line, a następnie udać się do Urzędu Gminy lub Urzędu Miasta i podpisać wniosek własnoręcznie. Wystarczy podać numer wniosku, a urzędnik wydrukuje go i da ci do podpisu.

Wniosek możesz złożyć w dowolnym momencie przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Może być to dzień wcześniej, może być to miesiąc wcześniej. We wniosku jest miejsce na wskazanie pierwszego dnia prowadzenia działalności gospodarczej, więc nie ma również problemu z dużo wcześniejszym złożeniem wniosku, gdyby była tak potrzeba.

>> VAT-R

Jeśli chcesz albo musisz być podatnikiem VAT, musisz złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Jeśli dysponujesz podpisem elektronicznym, możesz wysłać je on-line. Jeśli nie, możesz zrobić to listownie (list polecony) lub osobiście we właściwym dla ciebie urzędzie skarbowym.

Jeśli VAT-R wypełniasz samodzielnie, polecam wizytę osobistą w urzędzie skarbowym. Urzędnik zweryfikuje poprawność zgłoszenia przy tobie i będziesz miał pewność, że wszystko jest dobrze. Warto byś miał przy sobie dwie kopie zgłoszenia. Wtedy jedno zostanie w urzędzie, a na drugim dostaniesz pieczęć z datą złożenia – to dowód, że zgłoszenie wpłynęło do urzędu.

Zgłoszenie VAT-R powinieneś złożyć przynajmniej dzień wcześniej przed pierwszą planowaną transakcją, która ma być objęta podatkiem VAT.

>> ZUS ZUA

W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej (pierwszy dzień wskazany w CEiDG), musisz złożyć zgłoszenie ZUS ZUA. To zgłoszenie na cele ubezpieczeń społecznych.

Jeśli dysponujesz podpisem elektronicznym, możesz wysłać zgłoszenie on-line. Jeśli jednak wypełniasz je samodzielnie, podobnie jak przy zgłoszeniu VAT-R, polecam wizytę osobistą we właściwej dla ciebie placówce ZUS. Urzędnik skontroluje, czy wszystko jest prawidłowo wypełnione i nie będziesz się musiał później stresować, że zrobiłeś coś źle.

>> Usługi biura rachunkowego

Procedura startu firmy jest naprawdę prosta. Niemniej jednak, zgłoszenie VAT-R oraz zgłoszenie ZUS ZUA mogą być dla laika nieco stresujące. Dlatego jeśli masz zamiar w przyszłości korzystać z usług biura rachunkowego, najlepiej zrób to od razu.

Wtedy w pakiecie otrzymasz komplet dokumentów rejestracyjnych i nie będziesz musiał się niczym przejmować. W mojej firmie tak właśnie działamy. Gdy przychodzi nowy klient, to robimy za niego wszystko – tak, by miał święty spokój i pewność, że wszystko gra.

Potrzebujesz indywidualnej pomocy przy rozpoczęciu działalności gospodarczej? Napisz na wojciech.wawrzak@prakreacja.pl.

Podsumowanie

Uff… to był materiał naprawdę ciężkiego kalibru. Jeśli dotarłeś do tego miejsca, serdecznie ci gratuluję. Oznacza to, że dzielnie przebrnąłeś przez wszystkie niuanse związane z zusem, podatkiem dochodowym, kasami fiskalnymi i podatkiem VAT.

Dla utrwalenia wiedzy, krótkie podsumowanie:

• prawo do małego zusu zależy od tego, czy prowadziłeś już wcześniej działalność gospodarczą oraz czy nie będziesz świadczyć usług dla byłego pracodawcy,
• są trzy podstawowe formy opodatkowania, a wybór pomiędzy nimi nie zawsze jest oczywisty – warto znać szczegóły poszczególnych form,
• kasa fiskalna będzie potrzebna ci wtedy, gdy twoi klienci to osoby prywatne i nie możesz skorzystać ze zwolnienia od konieczności posiadania kasy,
• najczęściej podatek VAT nie jest od razu obowiązkowy, ale są szczególne sytuacje, gdy będzie,
• samo założenie działalności to nic trudnego, poza nieprzyjemnie skonstruowanymi formularzami,
• podstawowy problem przy przechodzeniu na samozatrudnienie, to świadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy – problem ten rozwiązuje się poprzez formalną zmianę zatrudniającego podmiotu, np. przekształcenie spółki.

Nie chcesz zakładać jednoosobowej firmy, ale myślisz raczej o spółce? Koniecznie sprawdź te dwa artykuły:

• Czy warto założyć spółkę? 3 pytania, które pomogą ci podjąć decyzję.
• Którą spółkę wybrać? Praktyczny przewodnik.

Newsletter

Nie przegap żadnego nowego artykułu.